07.12.2021 – Kategorie: Cloud Computing

Cloud-Migration: Darauf sollten Sie beim Daten-Umzug achten

Im vergangenen Jahr überzeugte Günther Bauer*, IT-Leiter eines Textilherstellers, die Geschäftsleitung von der Umstellung auf die Microsoft Cloud. Vor drei Monaten startete das Projekt. Seitdem explodieren die Kosten und die IT-Abteilung ist völlig überlastet. Das wäre nicht passiert, hätte Bauer die „6 Minenfelder der Cloud‘ gekannt und umgangen.

Minenfeld Nr. 1 bei der Cloud-Migration

Schon beim Konfigurieren der ersten Microsoft-365-Produkte stellt das IT-Team fest, dass die Handhabung eines Cloud-Systems und die Cloud-Migration deutlich schwieriger sind als Microsoft es darstellt. Die Herausforderungen beginnen bei sicherheitsrelevanten Features wie der Multifactor Authentifizierung und reichen bis zum Festlegen allgemeingültiger Email-Features und Gruppenrichtlinien. Ist endlich alles aufgesetzt, folgt die Schulung der Belegschaft – ein Angehen, das oft unterschätzt wird.

★ Unser Tipp: Cloud-Software ist in der Handhabung viel komplexer als On-Premises-Lösungen. Daher Vorsicht vor schlecht konfigurierten Systemen! Die führen zu Sicherheitslücken und Ineffizienz bei Usern und dem Support-Team. Um das zu vermeiden, sollte frühzeitig eine interne Cloud-Expertise aufgebaut werden. Auch externe Beratung macht Sinn, um alle Eventualitäten einer Migration im Vorfeld durchzuplanen, wird auf Dauer jedoch kostspielig.

Minenfeld Nr. 2

Vor der Migration hatten Günther Bauer und sein Team eine Agenda aufgestellt. Damit wollte man die Betreuung der rund 600 Anwender während des Projekts sicherstellen. Trotzdem muss der IT-Leiter erkennen, dass sich mehr Mitarbeiter mit der Komplexität der cloudbasierten Software überfordert fühlen, als erwartet. Und auch seine eigenen Leute gelangen über die vielen Schulungen und akuten Problemlösungen an ihre Grenzen. Damit verzögert sich das gesamte Cloud-Projekt, was zu Unzufriedenheit führt – nicht zuletzt in der Chefetage.

★ Unser Tipp: Starten Sie ein Pilotprojekt mit einer ausgewählten Gruppe an Usern und lernen Sie daraus, bevor Sie alle Anwender nachziehen. So können Deadlines eingehalten und ein guter Service für die Nutzer gewährleistet werden. Auch zahlen Sie nicht schon für Lizenzen, die aufgrund ausstehender Schulungen noch gar nicht zum Einsatz kommen.

Minenfeld Nr. 3

Ein Thema, bei dem Herr Bauer erst im Zuge der Migration merkt, dass es nicht bis zum Ende durchdacht wurde, ist die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien. Auch personenbezogene Informationen werden künftig in der Cloud verfügbar sein. Von der Buchhaltung über die Personalabteilung bis hin zu jedem einzelnen User, der mit empfindlichen Daten hantiert, gilt es, rechtskonform zu handeln. Doch erst jetzt dämmert dem IT-Leiter, dass Microsoft-Cloud-Produkte nicht per se DSGVO-konform sind. Letztlich bleibt ihm keine Wahl: Er muss jemanden engagieren, der die Firma in diesem wichtigen Punkt berät.

★ Unser Tipp: Der verantwortungsvolle Umgang mit personenbezogenen Daten in der Cloud darf keinesfalls vernachlässigt werden. Dafür braucht es Spezialwissen, das als Kostenfaktor von Anfang an einkalkuliert werden muss. Wer alles richtig machen will, dem ist die regelbasierende Zugriffskontrolle via Conditional Access zu empfehlen. Die ist freilich nur in den höherpreisigen Microsoft-365-Plänen enthalten.

Cloud-Migration: Minenfeld Nr. 4

Auch Azure kommt bei dem Textilhersteller zum Einsatz. Nicht bedacht hatte man jedoch, dass Maschinen mit hohem Up- oder Download Traffic hohe Gebühren verursachen, wenn sie auf der Plattform laufen. Für die SharePoint und File Server des Unternehmens denkt Bauer nun über ein ‚Unclouding‘ nach. Dass dabei Kosten entstehen, die man hätte vermeiden können, ärgert ihn.

★ Unser Tipp: Azure rechnet sich nur bei konsolidierten Daten, beispielsweise bei Computerarbeitsplätzen mit einem geringen Verbrauch von Datenressourcen. Denn jede Consumption, also jede Bewegung, zieht eine nutzungsbasierte Abrechnung nach sich. Das geht schnell ins Geld! Zudem erfordert Azure ein Spezialwissen, das gegebenenfalls teuer eingekauft werden muss.

Minenfeld Nr. 5

In einem weiteren Fall glaubt Bauer, mit der Cloud-Anbindung eine Fehlentscheidung getroffen zu haben: Auch der Maschinenfuhrpark wurde auf M365 umgestellt. Nun funkt Microsoft ständig automatische Updates an die Geräte und gefährdet damit den reibungslosen Produktionsbetrieb.

★ Unser Tipp: M365 erlaubt kein Downgrade. Stattdessen besteht sein Vorteil darin, Updates zu fahren, wann immer Microsoft sie für notwendig erachtet. Das kann sich im laufenden Produktionsbetrieb als Nachteil erweisen. Hier helfen LTSC- oder LTSB-Lizenzen. Die On-Premises-Software kommt ohne unerwünschte Updates, Apps und Features aus, arbeitet stabil und zuverlässig. Neue Funktionen und Sicherheits-Patches werden bei Bedarf eingespielt.

Minenfeld Nr. 6

Neben all den technischen Schwierigkeiten läuft die Cloud-Migration in der Textilfirma mittlerweile auch kostenmäßig aus dem Ruder und der Betriebsrat wettert gegen das Speichern personenbezogener Mitarbeiterdaten außerhalb gesicherter Firmennetze. Auch hat man erkannt, dass die Cloud für die vielen stationären Arbeitsplätze völlig überteuert ist. Die vormals eingesetzten On-Premises-Lizenzen hatten einmalige Anschaffungskosten verursacht. Sie konnten veräußert und damit rekapitalisiert werden, wenn neue Versionen gekauft wurden.

Mit der Mietsoftware aus der Cloud entstehen nun Jahr für Jahr deutlich höhere Kosten. Zugleich stellt sie kein wieder veräußerbares Anlagevermögen dar. So ganz glücklich sind mit dem Verlauf des Cloud-Projekts also weder IT-Leiter Günther Bauer, noch seine Mitarbeiter, noch die Geschäftsleitung. Der wird gerade klar, dass hier ein Fass ohne Boden geöffnet wurde. Wie es wieder geschlossen werden kann?

★ Unser Tipp: Von der ersten Überlegung einer Cloudmigration an sollten Unternehmen Expertenrat einholen. Zum Beispiel durch CSP-Partner wie die VENDOSOFT GmbH, die dafür bekannt ist, Unternehmen durch einen bedarfsbezogenen Mix aus Cloud und On-Premises erhebliche Kosten zu sparen. Damit eine Migration reibungslos über die Bühne geht, müssen Cloud-Expertise und -Erfahrung allerdings auch im Unternehmen vorhanden sein, denn ein solches Projekt endet nicht an Tag X, wenn (vermeintlich) alles läuft.

Stellt man während der Umstellung fest, dass die Cloud und die Cloud-Migration für bestimmte Bereiche keinerlei Vorteil, dafür aber überhöhte Kosten mit sich bringen, kann der Rat nur lauten: Werfen Sie schlechtem Geld kein gutes hinterher! Dann ist ‚Unclouding‘ gefragt. Damit dabei nicht noch mehr Budget drauf geht als unbedingt nötig, empfiehlt es sich Microsoft-Lizenzen gebraucht zu beschaffen. Auf diesem Wege sind sie bis zu 50 Prozent günstiger als im CSP-Kauf – und knapp 80 Prozent günstiger als die Cloud-Variante!

* Name aus datenschutzrechtlichen Gründen geändert