Business Intelligence System: So kommunizieren die Teams der Zukunft

Design und Funktionalität der Lampen und Leuchten entstehen in der Zentrale im österreichischen Vomp. „Der digitale Austausch zwischen den Niederlassungen spielt daher eine wichtige Rolle“, erklärt Konstantin Weise, MA, Kaufmännischer Leiter bei Planlicht. „Unser Wunsch war es, allen Abteilungen auf Knopfdruck aktuelle Kennzahlen bereitstellen zu können – egal an welchem Standort. “ Fündig geworden ist Planlicht bei der Business-Intelligence-Lösung Microsoft Power BI. Mit dieser können Kennzahlen, wie Projektvolumen, Umsatz und Kundendaten aus der ERP-Software zusammengeführt, in Echtzeit ausgewertet und anschaulich visualisiert werden.

Business Intelligence System: Agiles Vorgehen

Um den verschiedenen Anwendergruppen wie Vertrieb und Geschäftsführung auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Reports als Entscheidungsbasis bereitstellen zu können, hat das Projektteam des Lichtsystemherstellers zu Beginn in Workshops die Anforderungen der Key-User erhoben. „Anschließend haben wir eine detaillierte Soll-Ist-Analyse durchgeführt, um einen Überblick darüber zu gewinnen, welche Kennzahlen die verschiedenen Bereiche benötigen und welche bisher zur Verfügung standen“, gibt Weise einen Einblick in den Projekt­ablauf. Diese Analyse bildete die Basis für den Aufbau der Datenmodelle und Reports. Anschließend hatten die Key-User die Möglichkeit, die Auswertungen zu evaluieren. „Die Testphase war für uns besonders wichtig, da wir auf diesem Wege erfahren haben, ob alle benötigten Daten im Modell integriert sind und ob die Auswertungen alle Fragestellungen beantworten“, berichtet Weise. Die neu gewonnenen Erkenntnisse flossen in die Überarbeitung des Datenmodells sowie der Auswertungen ein.

Unterstützung von Experten

Dabei hat Planlicht auch auf die Unterstützung der Kumavision zurückgegriffen. „Eine große Herausforderung besteht in der Komplexität unserer Kundenstruktur Denn wir erhalten die Aufträge von Bauunternehmen, arbeiten aber während der Projekte vor allem mit Architekten und Elektroplanern zusammen. “ Das Ziel war daher, die Kennzahlen nicht auf Auftrags-, sondern auf Partnerebene abzubilden. Mit den neu erworbenen Kenntnissen aus einer Schulung sowie den Erfahrungen aus der Testphase hat Planlicht dann in enger Zusammenarbeit mit den Power BI-Experten des Microsoft-Partners das Datenmodell sauber aufgesetzt und die Auswertungen vereinfacht.

Business Intelligence System: Smarte Lösung

Neben zielgruppenspezifischen Reports gibt es ein übergreifendes Dashboard, das für alle Mitarbeiter gleich ist. „So hat jeder Zugriff auf die wichtigsten Kennzahlen und alle Kollegen sprechen von den gleich definierten Werten“, berichtet Weise. Weitere Kennzahlen können je nach Zugriffsberechtigung ergänzend angezeigt werden. Besonders von der einfachen und intuitiven Bedienung sowie den anschaulichen Visualisierungen ist Weise begeistert.

Die aufwendige und fehleranfällige Datenpflege in Excel wird reduziert, da die Daten direkt aus der ERP-Software genutzt werden. „Weil wir die Cloud-Lösung einsetzen, arbeiten wir jederzeit mit aktuellen Daten. “ Power BI kann auf jedem Endgerät und unabhängig vom Betriebssystem verwendet werden.

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Der Autor Armin Schneider-Lenhof ist Leiter Marketing der Kumavision AG.