Business Intelligence Reporting – modernes Reporting der nächsten Generation

Eine Kernaufgabe der Fachbereiche in Unternehmen besteht in der Erfolgsmessung ihrer operativen Tätigkeiten und Projekte. Über Business Intelligence Reporting ermittelte Key Performance Indicators (KPI) machen dabei den Grad der Effektivität und Effizienz sichtbar. Aus diesen sowohl bereichs- als auch managementbezogenen Anforderungen entstehen regelmäßig Monitorings, Standardberichte und interaktive Dashboards. Ein Unternehmens-Reporting ist eine Visualisierung unternehmerisch relevanter und bedeutungsvoller Informationen, die in ihrem Design besondere Anforderungen erfüllen muss, um relevante Sachverhalte in einem sich rasant veränderten Geschäftsumfeld auf dem ersten Blick identifizieren zu können. Da alleine das Design von Visualisierungen für Missverständnisse und Fehlinterpretationen verantwortlich sein kann, ist in der Business Intelligence (BI) eine durchdachte Herangehensweise in der Informationsvisualisierung erforderlich.

Über diese Erkenntnis kristallisieren sich Erfolgsfaktoren heraus, die für eine nachhaltige Implementierung des Reportings zu berücksichtigen sind. In der Konzeption müssen die Bedürfnisse und Erwartungen der Anwender berücksichtigt werden. Die erhobenen zusammengetragenen Anforderungen zum Reportlayout, zu Navigationsstrukturen, den darzustellenden KPIs und notwendigen Datenanbindungen bilden eine sogenannte Informationslandkarte ab. Aus dieser Übersicht leiten sich anhand von Gestaltungsrichtlinien und Best Practices das Layout und die Informationsobjekte ab. Ein ausgewogenes Information Design ist durch Ansätze der Verdichtung, der Vereinheitlichung und dem Platzieren von Botschaften realisierbar – das BI-Reporting der nächsten Generation.

Modernes Reporting: Die Business Intelligence Reporting-Anwendergruppen kennen

Generell gilt für ein modernes Reportdesign, dass die Bedürfnisse aller Anwendergruppen im Top-Down-Ansatz analysiert und als ein Teil der Reporting-Lösung umgesetzt werden. Dieser Personenkreis unterscheidet sich in Informationskonsumenten und Analysten.
Analysten erwarten neben standardisierten Report- und Dashboard-Lösungen ein höheres Maß an Self-Service-Werkzeugen und Flexibilität bei der Durchführung von Ad-hoc-Analysen. Die Informationskonsumenten fragen nach schnell zugreifbaren Berichten, die beispielsweise für leitende Management-Funktionen intuitiv handhabbar (Usability) und bedarfsgerecht aufbereitet sind.

Business Intelligence Reporting: KPIs und Data Mart Design

Basis aller BI-Reportings sind die zu visualisierenden KPIs. Sie messen die Effektivität und Effizienz eines Unternehmens und bilden sich aus Metriken und abgeleiteten Daten. Das Informationsangebot definieren die Datenbestände der eingesetzten DWHs beziehungsweise Data Marts. Fachliche Anforderungen mit den Datenhaltungskonzepten zu verknüpfen, ist daher eine Grundvoraussetzung der Bottom-Up-Voranalyse.

Die Informationslandkarte strukturiert das Business Intelligence Reporting

Ergebnisse der Top-Down- beziehungsweise der Bottom-Up-Betrachtung konsolidieren die Informationslandkarte. Sie verknüpft die fachlichen und technischen Anforderungen und deckt insbesondere die Bereiche Layout, Navigation, KPIs und Datenbasis ab. An dieser Stelle ist es entscheidend, Zugriffsprozesse auf Informationen und Bereitstellungsprozesse der Daten gegenüberzustellen. Für die Anwendung der Gestaltungsrichtlinien und Best Practices des Information-Designs ist die Frage zu beantworten, welche Endgeräte (zum Beispiel Desktop-PC oder Mobile Tablet) und welche Dokumenttypen (etwa Druckmedien, Webdokumente und Office-Formate) die BI-Lösung bereitstellen soll. Auch die fachlichen Einstiegspunkte (Portal) der Anwendergruppen kartographiert solch eine Landkarte.

Modernes Reporting: Layout der Datenbereiche

Stehen die Einstiegspunkte fest, kann das Reporting auf der Layoutebene geplant werden. Auf einem höheren Level reihen sich Selektions-, Navigations- und Datenbereiche aneinander. Je nach Präsentationsmedium empfiehlt sich eine differenzierte Anordnung. Im Mittelpunkt der Visualisierung steht die Abbildung des Datenbereichs. In einem Rasterplan finden die verschiedenen Diagramm- oder Tabellenobjekte ihre Position. Die zentralen Informationsobjekte sind rechtsseitig auszurichten, wobei unterstützende Informationen und zusätzliche Diagramme auf den linken und unteren Bereichen zu organisieren sind.
Darüber hinaus ist der Anspruch an einen Report, alle KPIs, alle relevanten Informationen sowie alle Visualisierungen unmittelbar sichtbar zu machen – ohne die Notwendigkeit zu scrollen. Diese Aufbereitung erleichtert die direkte Erfassung der wichtigen Inhalte und vermeidet den Verlust wertvoller Zusammenhänge.

Einfachheit statt bunter Diagramme = modernes Reporting

Ein Fallstrick vieler Visualisierungen ist die Überfrachtung und der falsche Einsatz von Farben. Oft stehen Torten- und Balkendiagramme mit irritierender Farbgebung oder 3D-Effekten im Mittelpunkt. Der bewusste Verzicht auf diese dekorativen Elemente fördert die Aussagekraft der KPIs und Informationen – weniger ist mehr.
Neue Wege der Visualisierung wie Schwellwertlogiken, Microcharts, Spark­lines und Bulletcharts übertreffen die bekannten und klassisch eingesetzten Visulisierungsansätze. In der Kombination mit Tabellen ergeben sich beeindruckende und wertvolle Einblicke in die Aktivitäten eines Unternehmens.

Business Intelligence Reporting heißt Botschaften vermitteln und in der Visualisierung verankern

Informationsobjekte wie Diagramme, Tabellen und weitere Bausteine eines Reports erklären Sachverhalte und zielen darauf ab, dem Anwender eine konkrete Botschaft zu vermitteln. Diesen Mehrwert schaffen prägnante Titel und zusätzliche Kommentare sowie Fußnoten.
In der Praxis bewähren sich Auswertungen über kategorische Dimensionen (zum Beispiel Kundensegmente) durch horizontal ausgerichtete Balkendiagramme. Bei Zeitreihen (etwa Umsatzentwicklung) sind wiederum vertikal ausgerichtete Balken- oder Liniendiagramme zu bevorzugen. Sogenannte „Spaghetti- Diagramme“ – Liniendiagramme mit unübersichtlichen Kategorien – sollten hingegen vermieden werden, da für den Betrachter die inhaltlichen Zusammenhänge nicht mehr erkennbar sind.
Um Informationen vergleichbar und richtig zu interpretieren, ist auf das Konzept der Vereinheitlichung und Standardisierung zu achten. Der Einsatz einheitlicher Skalierungsmaßstäbe hinsichtlich vergleichender Zeitdimensionen und kategorischer Ausprägungen erleichtern den Zugang auf die Antworten der unternehmerischen Fragestellungen.
Das Mittel der Verdichtung bewirkt den Effekt, in Beziehung stehende Sachverhalte und Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge aufzudecken. Das Reportformat sollte vollständig ausgefüllt werden, indem mehrere Informationsobjekte nebeneinander stehen. Einen höheren Grad an Informationsvielfalt erzielen Reports durch Konsolidierung und den Einsatz komprimierter Diagramme. Die Wahl kleinerer Schriften und das Minimieren von Leerräumen können dazu beitragen. Bei größerer Informationsdichte ist es deshalb von Bedeutung, die fachlich logische Reihenfolge zu berücksichtigen. Es sei aber in diesem Sinn hervorzuheben, dass der gewählte Verdichtungsgrad nicht den Grundsatz der Übersichtlichkeit überwiegt.

Anwenderakzeptanz durch frühzeitigen Einbezug im Business Intelligence Reporting

Eine überzeugende Report-Design-Entwicklung involviert den Anwender in jeder einzelnen Projektphase. Denn nur dieser gibt vor, welche Fragen er beantwortet haben möchte. Er kennt die bestehenden Auswertungen und kann die Relevanz der Informationen am besten bewerten.
Eine optimale Einbindung der Anwender entsteht bei ganzheitlicher Betrachtung der vier Kernelemente: Effektivität, Effizienz, Zufriedenheit und User Experience. Unter Einbezug dieser Messgrößen in den Test der Nutzerfreundlichkeit ist die dringend erforderliche Anwenderzufriedenheit und -akzeptanz sichergestellt.
So bewährt es sich, frühzeitige und über alle Phasen hinweg gemeinsam visuelle Prototypen zu schaffen. In Workshops gemeinsam erarbeitete Flipcharts, auf Office-Lösungen basierende Übersichten und Mockups unterstützen dabei. Somit können Endanwender und BI-Entwickler Resultate frühzeitig und gemeinsam diskutieren, um eine für alle Anwendergruppen zufriedenstellende und effiziente Reporting-Applikation agil zu implementieren. (ak)

Autor: Robert Krüger ist Unternehmensberater bei der Cintellic Consulting Group.

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