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Büro der Zukunft: Wie agile Strukturen die Mitarbeiterförderung beeinflussen

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Büro der Zukunft: Wie agile Strukturen die Mitarbeiterförderung beeinflussen

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In vielen Bereichen des Arbeitslebens kommt es durch die Digitalisierung zu elementaren Veränderungen, auf die Unternehmen reagieren müssen. Sie betrifft die Kommunikation, Arbeitsweisen und Prozesse, die Verarbeitung von Daten, den Umgang mit Mitarbeitern und die Erstellung von Produkten. Dies hat wiederum Auswirkung auf die Gestaltung eines zeitgemäßen Büros.
Büro der Zukunft

Quelle: ©Robert Lehmann

Es gibt immer mehr internationale Teams, die sich über Kontinente hinweg organisieren. Die Schnelllebigkeit unserer Wirtschaft erfordert Reaktionen in Echtzeit. Auch die technischen Lösungen, mit denen Arbeit heute strukturiert wird, haben sich multipliziert und kommen in einer Vielzahl von Tools zur Geltung, sodass Management-Modelle neu gedacht werden müssen. Insbesondere die Geräte, die wir nutzen, bestimmen immer stärker unsere Art des Arbeitens.

Büro der Zukunft im digitalen Zeitalter

Die physische Anwesenheit wird in Zukunft nicht mehr zwangsläufig nötig sein. Unsere vernetzte Welt erlaubt uns, unseren teils weit entfernten Kollegen via 3-D-Video-Chat live im virtuellen Konferenzraum gegenüber zutreten. Wozu sollte man bei diesen Zukunftsaussichten noch ins Büro gehen? Ganz klar: Dieses übernimmt eine immer stärkere soziale Funktion. Räumliche Nähe im Büro fördert Austausch, Kommunikation und das menschliche Miteinander. Im beruflichen Alltag brauchen wir diese Interaktionen, um neue Ideen voranzutreiben und als Team zusammenzuwachsen.

Büro der ZukunftQuelle: ©Robert Lehmann
Der Empfangsbereich und die Operations Area mit Co-Working Space im Kommunikationsbüro.

Welche Anforderungen müssen das Büro der Zukunft erfüllen?

Bei der Gestaltung von modernen Büro- und Arbeitswelten sollten einige grundlegende Aspekte berücksichtigt werden. Als Piabo das Büro der Zukunft geplant hat, sind beispielsweise die folgenden Merkmale besonders ins Gewicht gefallen.

Agilität und Flexibilität

Die heutige Dienstleistungsgesellschaft zeichnet sich durch höchstes Tempo und ständigen Wandel aus. Eines der zentralen Merkmale eines modernen Büros ist deshalb, in Windeseile auf verschiedenste Meeting- und Geschäftssituationen eingehen zu können. Im Büro der Zukunft sind Räume darauf ausgelegt, vielseitig nutzbar zu sein. Sie können mit wenigen Handgriffen verändert werden – vom intimen Meeting-Space bis zum großen Eventbereich. Um die optimale Ausstattung einzelner Räume festzulegen, sollte im Vorhinein klar sein, wer welche Räume wann und wie nutzt.

Büro der ZukunftQuelle: ©designfunktion
Flexibler Event-, Konferenz- und Meetingspace im Kommunikationsbüro von Piabo.

Bedeutung von digitalen Strukturen

Technologie gehört zu nahezu jedermanns Alltag. In Zukunft wird die Rolle von künstlicher Intelligenz noch wichtiger, um für uns Aufgaben zu übernehmen, wie zum Beispiel das Planen von Terminen, das Anlegen von Kalendereinträgen und das Versenden von Bestätigungsmails. Weitere Tools können zur Projektkontrolle, zur Erfolgsmessung oder Zielgruppenbestimmung eingesetzt werden. Auch die Personalabteilung profitiert von der voranschreitenden Digitalisierung und kann durch ausgewählte Programme den Bewerberprozess und Buchhaltungsvorgänge automatisieren.

Durch digitale Strukturen ist räumliche Distanz keine Barriere mehr. Smarte Lösungen wie Videokonferenzräume und Cloudstrukturen, ein multifunktionales Raumdesign und interne Netzwerke bieten unzählige Austauschmöglichkeiten. So können Mitarbeiter und internationale Partner auf einfachstem Wege virtuell zusammenarbeiten. Digitale Strukturen sollen die Mitarbeiter daher in ihrem Arbeitsalltag befördern und ihnen die Arbeit vereinfachen, damit sie mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben haben.

Multispace-Konzepte für Austausch und Mitarbeiterförderung

Unternehmen müssen eine Arbeitswelt schaffen, die ihren Mitarbeitern ermöglicht, Bestleistungen zu erbringen. Dahingehend fokussiert sich ein zukunftsorientiertes Unternehmen nicht darauf, seine Mitarbeiter voneinander zu separieren, sondern lässt diese zusammenarbeiten – unabhängig von deren Abteilungszugehörigkeit. Der Trend geht zu offenen, modern gestalteten Büroflächen ohne Trennwände (Open Space Offices). Dieses Bürodesign begünstigt flache Hierarchien, in denen sich jeder austauschen und voneinander lernen kann – insbesondere in kleineren Unternehmen.

Büro der ZukunftQuelle: ©Robert Lehmann
Der Open-Space-Bereich bei Piabo mit höhenverstellbaren Tischen und einer Alkovencouch.

Die Gestaltung der Arbeitsräume sollte unbedingt die Potenzialentfaltung der Mitarbeiter unterstützen, indem sie  je nach Aufgabe eine Arbeitsumgebung für Rückzug, Co-Kreation, Kreativität, Wissenstransfer und mehr bieten. Neben klassischen Arbeitsplätzen können schalldichte Telefonzellen, Co-Working-Bänke für Projektteams sowie diverse Ruhe-, Kreativ- und Gesprächsräume einen Höchstgrad an Funktionalität für jegliche Arbeits-Konstellation gewährleisten. Für Kundentermine sollte es natürlich geschlossene Gesprächsräume sowie Konferenz- und Event-Spaces geben.

Büro der Zukunft: Arbeitsweise beeinflusst Kommunikation

Die Art und Weise der Arbeit beeinflusst so auch den Umgang mit Kollegen, Kunden und Partnern: Werden Hierarchien dank räumlicher Strukturen flacher,  bedeutet dies für die Mitarbeiter gleichzeitig auch mehr Eigenverantwortung für die eigene Arbeit, erfordert aber auch aktives Mitdenken und ein konsequentes Einstehen für die eigenen Belange.

Auch die Art des Lernens innerhalb des Unternehmens und die Weiterentwicklung der Organisation werden nachhaltig durch räumliche Strukturen gefördert, die Austausch und Interaktion im geeigneten Rahmen möglich machen – sei es durch Kurz-Meetings, Wissenstransfer zwischen einzelnen Abteilungen oder internen Weiterbildungsveranstaltungen mit externen Fachkräften.

Insgesamt profitieren Mitarbeiter von schnellen Kommunikationswegen und genügend Möglichkeiten zum freien und kreativen Denken. So unterstützt eine geeignete Umgebung durchaus dabei, persönliche Stärken an die Oberfläche zu bringen, und erhöht wiederum die interne Innovationsfähigkeit.

Büro der ZukunftQuelle: ©designfunktion
Der Beraterbereich mit Projektbenches und schalldichter Telefonzelle im Kommunikationsbüro von Piabo.

Kommunikation beeinflusst Innovationsfähigkeit

Das Büro der Zukunft wirkt sich mit seinen intelligent designten Strukturen – durch verbesserten Informationsfluss, durch schnelle, digitale Kommunikationswege und vieles mehr – auf die interne Innovationsfähigkeit eines Unternehmens und somit den externen Geschäftserfolg aus. Indem man physische Barrieren aus dem Weg räumt und neue Räume für Austausch schafft, kann sich die interne Innovationskommunikation verbessern: Wer intelligent nach innenkommuniziert, wie sich Werte,

Überzeugungen, aber auch neue Produkte und Prozesse innerhalb des Unternehmens verändern und gleichzeitig die Erwartungen, Bedürfnisse und Ängste der Betroffenen nach innen aufgreift, der kann auch nach außen ein einheitliches Bild vertreten. Wer also für innovative Strukturen, Teams und Unternehmenskultur steht, wird seine Reputation auch nach außen dank der passenden Kommunikation und eines emotionalen Storytellings verbessern können.

Das Büro der Zukunft als Innovationsträger

Progressive, agile Arbeitswelten bringen Arbeitskultur und Arbeitsumgebung in Einklang. Sie fördern Kollaboration und den Einsatz von neuen Technologien. Digitale Strukturen vereinfachen Kommunikations- und Informationsfluss, sodass Mitarbeiter in ihren täglichen Aufgaben befähigt werden. Durch ein nutzerorientiertes Design sind moderne Büros anpassungsfähig, flexibel und identitätsstiftend.

Außerdem ist die Attraktivität der Räumlichkeiten wie eine Visitenkarte, die nicht nur Kunden und Bewerber überzeugen muss, sondern vor allem durch die Mitarbeiter gelebt wird. Eine verbesserte interne Infrastruktur wirkt sich positiv auf das Zusammenwirken der Mitarbeiter aus und beeinflusst im weiten Sinne die Innovationskraft eines Unternehmen, welche im Zusammenspiel mit der externen Kommunikation zu einer starken Reputation führen kann. (sg)

Lesen Sie auch: Arbeitswelt im Jahr 2030: Geprägt durch vier neue Technologien

Über den Autor: Tilo Bonow ist Gründer und CEO von Piabo, einer Full-Service-PR-Agentur mit Sitz in Berlin. Das Leistungsspektrum des multidisziplinären Beraterteams umfasst Public Relations, Social Media, Content Marketing und Influencer Programs.

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