Budgetplanung & Co.: So gelingt die Zusammenarbeit im Homeoffice

Ein Meeting jagt das nächste, der Konferenzraum ist ständig belegt: In den Herbst- und Wintermonaten herrscht in Unternehmen normalerweise großer Trubel – der Geschäftsjahresabschluss und die Budgetplanung für das kommende Jahr stehen auf dem Programm. Mitarbeiter im Controlling und in den Fachabteilungen müssen zahlreiche Aspekte untereinander abstimmen und Beschlüsse freigeben. Doch in der Corona-Pandemie ist alles anders: Die meisten Büros sind verwaist, denn spätestens seit dem Teil-Lockdown arbeiten Mitarbeiter wieder vermehrt im sicheren Homeoffice. Dort muss die Zusammenarbeit allerdings genauso reibungslos funktionieren, als säßen alle Teilnehmer im selben Raum.

Mit Kollaborationstools wie Microsoft Teams ist das möglich. Die Lösung ist bereits in Microsoft 365 und Office 365 integriert und schnell für die Anforderungen des Budgetplanungsteams eingerichtet. Selbst Unternehmen, die ihr Budget noch klassisch mit Excel planen, können damit ihre Produktivität steigern. Denn die Kollegen haben die Möglichkeit, Dokumente wie Excel, Word oder PowerPoint-Präsentationen in der Anwendung gemeinsam und gleichzeitig zu bearbeiten.

Budgetplanung: Mit Apps individuell anpassen

Mit verschiedenen Apps erweitern Unternehmen ihre Kollaborationstools und passen sie und an ihre Bedürfnisse an. Nutzen diese zur Budgetplanung etwa eine Softwarelösung wie Dynamics 365 von Microsoft, können sie die App in Teams integrieren. Microsoft Dynamics 365, von der Telekom Deutschland bereitgestellt, kombiniert Customer-Relationship-Management (CRM) und Enterprise-Resource-Planning (ERP) in einer Lösung. Damit können alle berechtigten Mitarbeiter auf die Daten zugreifen und bearbeiten diese gemeinsam. Mit der App können sie auch Budgetpläne für verschiedene Szenarien analysieren und aktualisieren – gerade in Zeiten der Pandemie mit wegbrechenden Umsätzen eine nützliche Anwendung.

Die erstellten Budgetpläne leiten sie dann zusammen mit Arbeitsblättern und weiteren Dokumenten zur Prüfung und Genehmigung an jeden beliebigen Standort weiter. Noch einfacher wird es für das Team, wenn alle täglich genutzten Apps und Dateien übersichtlich in einem gemeinsamen Arbeitsbereich, dem sogenannten Kanal, zusammengebracht werden. Das gelingt mit der App Power BI. Die Telekom unterstützt Unternehmen bei der Einrichtung sämtlicher Microsoft-Produkte und bietet ihnen Support an.

Trello, Planner & Co. in Teams integrieren

Nützlich sind auch integrierte Umfragetools wie Polly oder Microsoft Forms. Damit erstellen Unternehmen innerhalb weniger Minuten Umfragen, die automatisch ausgewertet werden. Auch Projektmanagement-Apps lassen sich hinzufügen, wie etwa die Tools Trello, Microsoft Planner, Asana oder Wrike. Standardmäßig sind die Outlook-Kalender integriert. Und auch auf OneDrive for Business und SharePoint Online greifen Anwender direkt über Teams zu.

Beliebt im Homeoffice sind Audio- und Videokonferenzen, die mit wenigen Klicks gestartet werden und zu denen auch externe Personen eingeladen werden können. Der Anwender muss dafür kein Programm installieren, sondern einfach auf den in der Einladung mitgeschickten Link klicken. Mit Microsoft Teams lassen sich Besprechungen aufzeichnen und sogar Live-Untertitel einblenden. Die Software läuft auf mobilen Geräten wie Smartphones und Notebooks sowie auf Desktop-Computern. So können sich Teams mit Internet-Zugang mobil und von allen Orten der Welt vernetzen.

Budgetplanung: Mehr Features, höhere Anzahl von Nutzern

Die Anbieter der Kollaborations-Tools entwickeln ihre Software ständig weiter und bringen neue Features heraus. Microsoft Teams wird zum Beispiel mit der Funktion Microsoft Whiteboard noch nutzerfreundlicher: Auf einer digitalen Leinwand können Brainstorming-Gruppen ihre Ideen sammeln oder Abläufe skizzieren. Praktisch ist die geplante Funktion „Push-to-Talk“: Dabei wird das Mikrofon des Nutzers nur dann aktiviert, wenn er eine bestimmte Taste gedrückt hält. So müssen sich die Teilnehmer nicht ständig stumm schalten.

Wegen der Corona-Pandemie arbeiten so viele Beschäftigte wie noch nie im Homeoffice. So stellte beispielsweise Microsoft bei seinem Kollaborationstool einen Anstieg von 75 Millionen im März auf 115 Millionen Nutzer im Oktober 2020 fest. Beliebt sind Lösungen wie Teams auch, weil sie sich leicht bedienen lassen. Der erneute Lockdown könnte die Nutzerzahl nochmal in die Höhe treiben. Denn für eine effektive Zusammenarbeit mit ihren Kollegen sind Unternehmen nicht nur bei der Budgetplanung auf ein sicheres Kollaborationswerkzeug angewiesen. (sg)

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