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Big Data zum Unternehmensvorteil nutzen

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Deutschland verpasst den Anschluss an die internationale IT-Elite. Zu diesem Schluss kommen BITKOM und KPMG in der vorgestellten Big Data-Studie „Mit Daten Werte schaffen“. Obwohl Unternehmen im Rahmen der Digitalen Transformation zunehmend bewusst wird, dass die Auswertung der vorhandenen Daten neue Möglichkeiten bietet, herrscht nach wie vor Unsicherheit in den Bereichen Recht, Sicherheit und Ressourcenaufwand.
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Deutschland verpasst den Anschluss an die internationale IT-Elite. Zu diesem Schluss kommen BITKOM und KPMG in der vorgestellten Big Data-Studie „Mit Daten Werte schaffen“. Obwohl Unternehmen im Rahmen der Digitalen Transformation zunehmend bewusst wird, dass die Auswertung der vorhandenen Daten neue Möglichkeiten bietet, herrscht nach wie vor Unsicherheit in den Bereichen Recht, Sicherheit und Ressourcenaufwand.

So antworteten 55 Prozent der 700 befragten Entscheider, sie verfügten über zu wenig Budget für geeignete Werkzeuge, 50 Prozent fehlten die nötigen Datenanalyse-Spezialisten und weitere 41 Prozent befürchteten bei der Auswertung ihrer Daten eine unklare Rechtslage.

Wissensmanagement heute

Die Konstellation „Mensch – Unternehmen – IT“ beschäftigt die Experten schon fast 20 Jahre. Mit Blick auf die Bewältigung der zunehmenden Datenflut sind dabei unterschiedliche Ansätze, etwa das „Konservieren“ von Wissen in eigenen Datenbanken, entwickelt worden.

Aber seien wir ehrlich: Wie viele Mitarbeiter haben wirklich Zeit ihr Wissen in ein zusätzliches System einzupflegen, wenn gerade der Abschluss eines wichtigen Kundenprojekts ansteht. Natürlich wäre es von Vorteil, wenn jeder Mitarbeiter, bevor er den Ruhestand antritt, sein Wissen strukturiert dokumentiert. Die Realität sieht leider meist anders aus. Neue Ansätze sind heute daher von Nöten.

Heutige Wissensmanagement-Systeme lesen Daten aus unterschiedlichsten Datenquellen aus und verknüpfen diese. Basierend auf klassischen Enterprise Search Anwendungen (Suche via Suchfeld) leisten sie aber mittlerweile viel mehr. Durch semantische Analysen, die Berechnung von Relevanzmodellen und Machine Learning hält ein Hauch von „Künstlicher Intelligenz“ Einzug in die Unternehmen.

Bei der Abfrage generieren moderne Lösungen sofort eine 360-Grad-Sicht auf Geschäftsfälle, Korrespondenzen, Produkte, Aufträge oder Lieferanten. Dabei ist es irrelevant, ob es sich um strukturierte Daten etwa aus DMS, Fachanwendungen sowie SAP handelt oder um unstrukturierte Daten von File-Share-Systemen, Cloud-Plattformen oder aus E-Mails. Die Systeme stellen darüber hinaus „proaktiv“ relevante Informationen zur Verfügung, die im richtigen Kontext zur richtigen Zeit angeboten werden. Explizite wie implizite Abfragen erfolgen dabei stets unter Berücksichtigung der Zugriffsberechtigungen einzelner Abteilungen oder Anwender, die bei jeder Abfrage erzwungen werden. Das Analystenhaus Gartner bezeichnet diese intelligenten Anwendungen als „Insight Engines“, die klassische wortbasierte Suchmaschinen zunehmend ablösen werden.

Integration ins Unternehmen

Das Marktforschungsinstitut Forrester empfiehlt, sich vor Einführung einer Lösung folgende Frage zu stellen: How can I use search to raise my enterprise’s IQ?

Um die Antwort auf diese Frage zu finden schlägt Forrester folgenden Weg vor:

  1.  Identify important business processes and customer digital experiences.
  2. Walk through every step of the process and ask the question….
  3. “Is there knowledge that could enrich this process, employee, or customer to make better decisions?”
  4. Implement search and knowledge discovery

Hat das Unternehmen eine klare Vorstellung, wie die „Insight Engine“ den IQ steigern kann, muss der passende Anbieter evaluiert werden. Viele Unternehmen entscheiden sich für eine Appliance-Lösung, also eine Kombination aus Hardware plus Software mit umfassenden Best Practices. Natürlich sind auch Cloud-Lösungen, klassische on-premises Softwarelösungen oder Hybrid-Varianten möglich.

Das Gesamtpaket des Anbieters ist bei der Auswahl ausschlaggebend. Eine Appliance ist wesentlich mehr als eine out-of-the-box-Lösung, deren Software bereits auf Hardware installiert ist und sich dadurch einfach ins Rechenzentrum integrieren lässt. Sie bietet auch den Vorteil von Best Practices für die professionelle Inbetriebnahme, einfache Skalierung sowie eine leichte Konfiguration, und punktet mit klar definierten SLAs sowie einem internationalen Support. Auf diese Weise erhalten Unternehmen ein umfassendes Servicepaket, dessen Umfang klar definiert und einfach kalkulierbar ist – Stichwort: Gesamtkostenkalkulation.

Maßgeblich ist, dass eine entsprechende Appliance bereits standardmäßig alle Konnektoren (Schnittstellen) für die wichtigsten Datenquellen, etwa für SAP SharePoint, Salesforce, Outlook und so weiter, mitbringt, um den Installationsaufwand für die IT gering zu halten. Nach der Integration ins Rechenzentrum bestimmt der Administrator, welche Datenquellen angebunden werden. Anschließend startet er die Analyse der Informationen und die Erstellung einer Wissensdatenbank beispielsweise in Form eines Indexkatalogs.

Die Abfragen der User werden gegen diese Wissensdatenbank gestellt. Um eine Aktualität der Suchergebnisse zu gewährleisten die nahezu Echtzeit mit den Originaldaten übereinstimmt, sollte die Lösung ein Producer / Consumer Szenario beinhalten. Mittels Producer / Consumer können die Indices in minimalen Intervallen aktualisiert werden. In diesem Zusammenhang spricht man auch von Online-Index. Trotz der fortlaufenden Indizierung in nahezu Echtzeitaktualität wird die Performance von Anwenderanfragen dabei nicht beeinträchtigt, sondern bleibt zu jedem Zeitpunkt konstant. Um im Betrieb die Ausfallsicherheit zu gewährleisten, empfiehlt es sich eine Hot-Backup-Appliance in einem anderen Brandabschnitt des Rechenzentrums oder gleich in einem anderen Rechenzentrum zu installieren.

Nicht zu vergessen, ist die Usability für die Anwender. Idealerweise wird das Abfragefeld nahtlos in bestehende Anwendungen wie Sharepoint oder SAP integriert. Startet der Anwender eine Abfrage erhält er dort alle Ergebnisse übersichtlich dargestellt. Erst wenn Aktionen wie „Öffnen des Dokuments“ ausgeführt werden, wird in die dafür notwendige Anwendung gewechselt.

Ob intelligente Suche oder Insight Engine: Die technischen Mittel sind vorhanden, damit Unternehmen einen Mehrwert aus ihren vielfältigen Informationen generieren. Jetzt gilt es diese auch einzusetzen. In diesem Sinne: „Happy Findung“

Autor: Patrick Geschwentner ist Customer Success Manager bei Mindbreeze. Das Unternehmen zählt zu den Anbietern im Bereich Wissensmanagement, Big Data und Enterprise Search.

(jm)

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