Best Practice: Wie User-Lizenzen die Cloud verteuern

Kostenschraube User-Lizenz

Fabian Gerum ist Lizenzberater. Das sind viele andere auch. Jedoch ist das Unternehmen, für das er arbeitet, die VENDOSOFT GmbH, unter anderem Spezialist für gebrauchte Software. Ein Markt, dem kaum ein CIO noch Beachtung schenkt, der seine Firma in die Cloud migrieren will. Doch das ist ein Fehler, wie das Beispiel eines Logistikunternehmens mit 144 Cloud-Arbeitsplätzen zeigt: Im gesamten Betrieb kamen Business-Premium-Pläne zum Einsatz. Bei Kosten von etwa 240 Euro je Lizenz beliefen sich die jährlichen Abo-Gebühren auf 34.560 Euro.

Microsoft stellt seine M365-Pläne ausschließlich als User Lizenzen zur Verfügung. Sehr bewusst wohl, denn gerätebasiert, wie es sie nur noch on-prem gibt, kämen sie günstiger. Hier steckte für den Logistiker ein gewaltiges Einsparpotenzial!

Jede Abteilung lizenztechnisch hinterfragen

Fabian Gerum wurde aufgrund der hohen Gebühren gebeten, die Lizenzierung des Unternehmens zu optimieren. Dazu stellte er dem IT-Verantwortlichen einige Fragen. Und fand heraus: Im Lager teilen sich 60 Mitarbeitende im Schichtbetrieb 25 Computerarbeitsplätze. Da hilft es zu wissen, „dass es bei gemeinschaftlich genutzten Rechnern nicht zwangsläufig Anwenderlizenzen braucht. Sofern niemand TEAMS verwendet und Exchange noch lokal betrieben wird, sind solche Abteilungen mit gerätebasierten Lizenzen besser aufgestellt“, sagt der Microsoft-Profi.

42 Prozent Einsparung in der Cloud

Er machte für den Kunden die Rechnung auf und verglich verschiedene Kostenmodelle. Am Ende seiner Beratung wurden die M365-Pläne im Lager auf 25 Device-Kauflizenzen reduziert. Konkret wurde auf gebrauchte Office 2021 Standard umgestellt. Die lagen bei 210 Euro und damit bei insgesamt 5.250 Euro. Dieser einmalig zu zahlende Betrag steht 14.400 Euro (60 User Lizenzen à 240 Euro) jährlichen Cloud-Kosten gegenüber! Hätte Fabian Gerum nicht auf gebrauchte Software hingewirkt, sondern zu Office 2021 in Form neuer Lizenzen geraten, lägen die Einmalkosten für die 25 Lagerrechner bei 11.500 Euro. Immer noch günstiger als die Cloud, dennoch doppelt so teuer wie gebraucht.

Die Verwaltung mit 84 Computerarbeitsplätzen ist auf TEAMS und Remote Services angewiesen und mit Microsoft Business Premium daher gut aufgestellt. Von den ursprünglichen Cloud-Kosten in Höhe von 34.560 Euro bleiben dem Logistikunternehmen damit nur noch 20.160 Euro Abo-Jahresgebühr. Plus eine Einmalzahlung für Office 2021 Standard gebraucht in Höhe von 5.250 Euro.

So wird Digitalisierung für jeden bezahlbar

„Wir haben diesem Kunden 42 Prozent seiner jährlichen Cloud-Kosten gespart!“ Fabian Gerum hat Spaß daran, auf diese Weise zu helfen. Für ihn und die VENDOSOFT GmbH geht Lizenzoptimierung auch mit dem Nachhaltigkeitsgedanken einher, jedem Unternehmen die hochwertige (und hochpreisige) Software von Microsoft zugänglich zu machen. Indem die VENDOSOFT-Berater gebrauchte Software mit der Cloud kombinieren, erreichen sie, dass Digitalisierung kein Privileg großer und vermögender Unternehmen ist. „Unsere Beratung ist zudem kostenlos. Das nicht in Anspruch zu nehmen, kann sich eigentlich niemand leisten,“ sagt Fabian Gerum.

>> Hier erfahren Sie mehr zu hybriden Cloud-Lösungen!