Beschaffungsprozesse: Wie Vulkan die Effizienz steigern konnte

Für die meisten Unternehmen ist es längst keine Frage mehr, ob Beschaffungsprozesse digitalisiert werden sollen. Sie fragen sich eher, wann und wie sie das tun können. Denn dass die Digitalisierung zahlreiche Vorteile mit sich bringt, ist unumstritten. Dabei ist der Einkauf oft der Bereich, den Unternehmen bei ihrer Digitalisierungsstrategie übersehen. Die Gründe für das Zögern oder die Abwehrhaltung sind vielfältig. Sie reichen von mangelnder Datentransparenz im Unternehmen über fehlende Akzeptanz für elektronische Lösungen. Bis hin zu internen Widerständen, die die Modernisierung des Einkaufs verhindern. Anders das Technologieunternehmen Vulkan aus dem Ruhrgebiet, das sein Bestellsystem lange schon digitalisiert hat. Und jetzt vom frühen Start während der Corona-Krise stark von digitalen Prozessen profitieren kann.

Intransparente und zeitaufwendige Beschaffungsprozesse

Analoger Einkauf und händisch organisierte indirekte Beschaffung ist bürokratische Sisyphusarbeit, ein irrsinnig intransparenter und zeitaufwendiger Prozess für alle Beteiligten. Anträge müssen gestellt, Begründungen geschrieben und Formulare ausgefüllt werden, bevor eine Abteilung ihre dringlich benötigten Materialien erhält. Da verwundert es nicht, dass viele Angestellte aus Frustration und Bequemlichkeit kleine Bestellungen oft eigenmächtig tätigten. Und dies meist über beliebige oder selbst ausgesuchte Online-Bestellplattformen im sogenannten „Maverick Buying“.

Diese Vorgehensweise ist ein organisatorischer Albtraum für Einkaufsabteilungen. Denn bei unkontrollierten Bestellungen lässt sich nur mit Mühe nachvollziehen, wer was wann und wo gekauft hat. Noch, ob sich die Bestellung nachträglich genehmigen und verrechnen lässt. Der gesamte Prozess verschlingt massiv Ressourcen in allen Abteilungen – Ressourcen, die an anderer Stelle fehlen.

Keine falsche Scheu vor Digitalisierung

Eine mögliche Lösung ist die Einführung digitaler Beschaffungsprozesse. Noch bis vor fünf Jahren war die indirekte Beschaffung bei Vulkan – wie bei vielen anderen Unternehmen im Mittelstand – ein zäher Ablauf. Doch mit der Umstellung auf eine digitale Bestellplattform konnte die Vulkan Gruppe ihre Einkaufs- und Bestellprozesse verschlanken und für ihre Mitarbeitenden signifikant vereinfachen.

Andreas Wallny, IT-Analyst bei Vulkan, erklärt: „Die Einführungsphase im Unternehmen war sehr kurz. Ich musste lediglich die entsprechenden Programme administrieren, einstellen und meinen Kolleginnen und Kollegen Accounts anlegen. So konnten diese ihre benötigten Produkte für sich und ihre Abteilungen selbstständig beziehen. Die Alternative, die uns simple system geboten hat, war so einfach und überzeugend, dass wir uns gar nicht erst die Frage stellten, ob wir umstellen sollen oder nicht“. Denn eine Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse sei lange überfällig gewesen.

Beschleunigung der Beschaffungsprozesse

Maßgeblich für die Entscheidung war die Möglichkeit der ERP-Integration. Bestellanforderungen werden hier im Warenwirtschaftssystem des Kunden so angelegt, dass interne Unternehmensworkflows weiter genutzt werden können. So werden Bestellabläufe verschlankt und Prozesse beschleunigt. Vulkan hat in diesem Zuge insgesamt 45 Mitarbeitende – verteilt auf den ganzen Betrieb bis hin zur Entwicklungsabteilung – berechtigt, auf der Plattform einzukaufen.

Die Vereinheitlichung der Abläufe sorgt auch für mehr Transparenz: Sobald Mitarbeitende etwas über die Plattform von simple system kaufen, erhalten der entsprechende Lieferant und die IT von Vulkan eine E-Mail. Die IT verarbeitet diese E-Mail und importiert sie in das ERP-System, sodass der Einkäufer mit der weiteren Abwicklung keine Arbeit mehr hat. „Daraus erstellen wir durch einen Arbeitsablauf im Hintergrund eine Bestellung, auf die dann eine Rechnungsprüfung erfolgen kann. Dadurch haben wir keine Lücke in der gesamten Beschaffungskette und der Prozess verläuft ohne manuellen Aufwand. Auch mögliche Fehler sind rasch geklärt und lassen sich, wenn nötig, frühzeitig korrigieren“, erklärt Wallny.

Digitalisierung zahlt sich schnell aus

Seit dem Umzug in die digitale Beschaffungswelt wurden rund 18.000 Bestellpositionen ausgelöst, die einem fast siebenstelligen Betrag des Bestellvolumens entsprechen. Der Übergang gestaltete sich laut Wallny problemlos: „Die Plattform ist von den Kolleginnen und Kollegen sehr gut angenommen worden. Online zu handeln und einzukaufen, ist ja auch recht einfach. Und ob ich im Web nun Schuhe oder für die Firma die Materialien für das Büro kaufe, ist vom Vorgang her gleich.“

Neben der Bedienfreundlichkeit der Benutzeroberfläche waren das große Warenangebot und der direkte Kontakt zu den Lieferanten auf simple system ausschlaggebend für die Wahl der Vulkan Gruppe. Gerade während der Pandemie hat simple system dem Unternehmen viele Vorteile geboten. Durch die langfristigen und engen Beziehungen zwischen Einkäufern und Lieferanten bestanden die Geschäftsbeziehungen weiter. Und der direkte Kontakt und das im Vorfeld geschaffene Vertrauen blieben erhalten. Das bot eine gute Ausgangslage, um gemeinsam durch die Krise zu gehen.

Digitaler Marktplatz mit persönlichen Geschäftsbeziehungen

Bei simple system handelt es sich um eine neutrale Mehrlieferanten-Plattform. Seit 2000 stellt das in München ansässige Unternehmen lediglich den Marktplatz für Kunden und Lieferanten zur Verfügung. Und dies, ohne sich in die direkten Bestell- und Beschaffungsprozesse oder Geschäftsbeziehungen einzumischen. Kunden erhalten über die Plattform den sofortigen Zugang zum Sortiment von über 750 führenden Lieferanten im europäischen Raum. Neben dem Partnermarktplatz, auf dem Lieferanten ihren Kunden individuell verhandelte Kataloge und Preislisten zur Verfügung stellen, bietet simple system zudem noch den sogenannten offenen Marktplatz.

Hier können Kunden Ad-hoc-Bestellungen bei neuen Lieferanten platzieren, um 100 Prozent ihres indirekten Bedarfs über eine Plattform decken zu können. Das ist vor allem wichtig, sollten einmal gewohnte Lieferanten ausfallen oder neue Bezugsquellen erschlossen werden müssen. Simple system unterstützt seine Kundschaft hier zudem mit einer umfassenden Einkaufsstrategie. So können Unternehmen etwa ihre ERP-Systeme mit der Plattform koppeln. Auch der Beschaffungsprozess der Vulkan Gruppe wurde so noch weiter optimiert: „Mehr als 90 Prozent der in simple system getätigten Bestellungen würden ohne die Integration in unserem SAP ERP weder für den Wareneingang noch für die Rechnungsstellung zur Verfügung stehen“, erklärt Wallny.

Vom ausgedruckten Katalog zur elektronischen Lösung

Es zeigt sich, dass der Weg vom ausgedruckten Katalog und klassischen Bestellformular hin zur elektronischen Lösung nicht so komplex und kompliziert ist, wie er zunächst scheint. Für Andreas Wallny und seine Kolleginnen und Kollegen ist der digitale Einkauf nicht mehr aus ihrem Arbeitsalltag wegzudenken. „Die Einführung von E-Procurement-Systemen und deren zahlreichen Anbindungs- und Modifizierungsmöglichkeiten unterstützen uns und auch andere Unternehmen beim Übergang in die Digitalisierung und können ein wichtiges Fundament für weitere Modernisierungsmaßnahmen sein”, lautet das Fazit von Wallny.

Mit fünf Produktionsstätten, über 50 Vertriebsgesellschaften und rund 1.400 Mitarbeitern an mehr als 18 Standorten weltweit gehört die Vulkan Gruppe zu den Marktführern auf dem Gebiet der Marine-, der Industrie- und Energietechnik sowie der Kälte- und Klimatechnik. Unter dem Slogan „We ensure that systems work better“ liefert Vulkan passgenaue Lösungen, die dazu beitragen, die Systeme beim Kunden technisch wie auch wirtschaftlich zu verbessern.

simple system bietet eine Komplettlösung für indirekte Beschaffungsprozesse. Als Herzstück fungiert eine Plattform, die ein Gesamtsortiment von 80 Millionen Artikeln führender Lieferanten bündelt und damit Beschaffungs- und Vertriebsprozesse entscheidend vereinfacht und verkürzt. Seit 2020 hat das Unternehmen das innovative Tool im direkten Dialog mit seinen Einkäufern und Lieferanten stets weiterentwickelt, sodass es sich heute in jedes Warenwirtschafts- und ERP-System integrieren lässt. Außerdem begleitet simple system Einkäufer und Lieferanten bei der digitalen Transformation ihrer Einkaufs- und Vertriebsprozesse und leistet Support bei der Implementierung effizienter Strukturen vor Ort. (sg)

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