Beschaffungsprozesse: Neue Cloud-Lösung bringt bei Bitzer Licht ins Dunkel

Der Hersteller Bitzer mit Hauptsitz im baden-württembergischen Sindelfingen gehört mit seinem innovativen Portfolio aus hochmodernen Kältemittelverdichtern, Wärmetauschern, Druckbehältern und Verflüssigungssätzen zu den Marktführern für Klima- und Kältetechnik. Die Produkte und Lösungen des Unternehmens regeln die Temperatur in Bussen, Bahnen und Büros und kühlen Lebensmittel beim Transport oder in Lagerhäusern zuverlässig. Effiziente Beschaffungsprozesse sind daher bei dem Hersteller von herausragender Bedeutung.

Mehr als 3.800 Mitarbeiter sind für Bitzer weltweit an 72 Standorten tätig, der Bedarf an sogenannten indirekten Materialen ist enorm – also alle, die nicht unmittelbar in die Produktion einfließen wie IT-Verbrauchsmaterialien und Stifte, Schutzausrüstungen oder Hygieneartikel. Die Einkaufsabteilungen sind unter anderem dafür zuständig, diese Materialien an allen Standorten stets ausreichend vorzuhalten. Sie ermitteln regelmäßig den Bedarf und bestellen die Waren.

Fehlende Koordination bremst indirekten Einkauf

Da der Bedarf für indirekte Güter je nach Standort stark schwankt und sich oft nur kurzfristig ermitteln lässt, ist die Beschaffungsplanung für Einkäufer mit hohem organisatorischem Aufwand verbunden. So war es auch bei Bitzer. Zusätzlich erschwerten die dezentralen und uneinheitlichen Bestellprozesse die Beschaffungsplanung für die Einkäufer des Kälte- und Klimatechnikspezialisten. Die Abteilungen agierten vielfach für sich, manuelle, oft komplizierte Bestellprozesse bremsten sie aus, Absprachen fanden nur unregelmäßig statt.

Die Folge: hohe Ausgaben und mangelnde Transparenz. Das betraf nicht zuletzt auch die Lieferanten, die unter lückenhaften Informationen und undurchsichtigen Bestellprozessen litten. Bestellungen zu stornieren oder zu ändern löste viele manuelle Eingriffe und hohen Kommunikationsaufwand aus.

Premiere für zentralisierte Beschaffungsprozesse

Um die Bedingungen für den indirekten Einkauf zu verbessern, hat Bitzer die Beschaffung schließlich auf einer Cloud-basierten Plattform zentralisiert: Mit SAP Ariba Buying/Guided Buying ist es dem Unternehmen gelungen, die Einkaufsprozesse zu vereinheitlichen, stark zu vereinfachen und die Zusammenarbeit mit den Lieferanten erheblich zu verbessern. Da die Digitalisierung der indirekten Beschaffungsprozesse für Bitzer eine Premiere war, hatten die Projektleiter bei der Umsetzung und der Gestaltung der Prozesse viele Freiheiten. Somit konnten sie die Abläufe gemeinsam mit dem SAP-Partner apsolut GmbH passgenau auf die individuellen Bedürfnisse der Einkaufsorganisationen und Lieferanten abstimmen.

Der Partner unterstützte den Kälte- und Klimatechnik-Spezialisten zudem dabei, die Lösung in SAP S/4HANA zu integrieren und eine Warengruppen-Sachkonto-Struktur für die Kunden aufzubauen. Um möglichst umfangreich von der Lösung zu profitieren, galt es schließlich, die Stammdaten für die neue Beschaffungsplattform aufzubereiten. Eine anspruchsvolle Aufgabe, die das Projektteam mit der apsolut GmbH dank deren Erfahrung aus unzähligen SAP-Projekten zuverlässig lösen konnte. 

Beschaffungsprozesse: Ohne Umwege zur gewünschten Bestellung

Mit der neuen Beschaffungslösung organisiert Bitzer den indirekten Einkauf nun deutlich effizienter, kostenschonender und transparenter. Während die Mitarbeiter gewünschte Artikel schnell und unkompliziert bei ihren bevorzugten Lieferanten über Sammelbestellungen anfordern, erfasst das System alle Daten und bietet auf Knopfdruck einen umfangreichen Überblick über alle Ausgaben und Bestellungen im Unternehmen. So vermeiden die Standorte von Anfang an redundante Bestellungen, Budgetüberschreitungen oder Verstöße gegen die Einkaufsrichtlinien.

Die Einkaufsorganisationen erhalten zudem detaillierte Einblick in alle Bestelldaten, erkennen Trends und weisen ihre Teams auf aktuelle Entwicklungen oder Rabatte hin. Funktionen wie Guided Buying unterstützen die Einkäufer dabei, schnell die richtigen Waren und Lieferanten zu finden. Dank Spot Buy finden die Mitarbeiter darüber hinaus zuverlässige Alternativen, wenn ein gewünschter Artikel bei einem Stammlieferanten nicht mehr erhältlich ist.

Beschaffungsprozesse: Netzwerk aus Millionen von Partnern

Mit SAP Ariba hat Bitzer nicht nur die internen Beschaffungsprozesse optimiert, sondern auch die Zusammenarbeit mit den Lieferanten erheblich verbessert. Die Lösung ist mit Millionen teilnehmenden Unternehmen das größte B2B-Handelsnetzwerk der Welt und vereinfacht nicht nur für Einkäufer die Abwicklung von Bestellungen, sondern für alle Beteiligten.

Die an das Netzwerk angeschlossenen Partner von Bitzer können nun beispielsweise in Echtzeit auf alle Aufträge und dazugehörigen Dokumente zugreifen. Dadurch stellen kurzfristige Bestelländerungen oder Stornierungen kein Problem mehr dar, die gesamte Kommunikation läuft transparent und in Echtzeit über das Netzwerk. Das gleiche gilt für Auftragsbestätigungen, Versandbenachrichtigungen oder das Nachverfolgen der Ware. Das Ergebnis: Händler reduzieren im Schnitt mehr als die Hälfte der manuellen Eingriffe, stärken die Kundenbindung und erhöhen die Sichtbarkeit für ihre Kunden. 

Mit der neuen Beschaffungslösung konnte Bitzer erfolgreich Licht in das einstige Dunkel der indirekten Beschaffung bringen und die veralteten Beschaffungsprozesse endgültig ersetzen. Das zentrale Procurement-System bietet vollen Überblick über alle Einkäufe: Die Einkaufsorganisationen erkennen auf einen Blick, welcher Mitarbeiter bei welchem Hersteller bestellt, wer die Freigabe erteilt und wann die Bestellung rausgeht. Die Lieferanten kennen wiederum zu jeder Zeit den aktuellen Status der Bestellungen und erfahren zeitnah von kurzfristigen Änderungen. So wachsen starke Händlerbeziehungen, von denen alle Parteien dauerhaft profitieren. (sg)

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Über den Autor: Christian Stenzel ist Leiter der Abteilung Organisation und IT bei Bitzer Kühlmaschinenbau GmbH.