Automatisierung: 5 Tipps zur optimalen Nutzung dieser Technologie

Tipp 1: Kosten einsparen mithilfe integrierter Tools für die Automatisierung

• Die Automatisierung von manuellen, kreativen und routinemäßigen Aufgaben kombinieren.
• Die Anzahl der Anwendungen minimieren, um durch weniger Prozessbrüche und Anwendungswechsel einen produktiveren Workflow sicherzustellen.
• Mithilfe eines automatisierte Workflows können Unternehmen Kosten und Fachkräfte einsparen und gleichzeitig den Umsatz zu steigern.

Der hybride Arbeitsplatz hat sich inzwischen fest in den Köpfen der Arbeitnehmenden verankert. Der Fokus wird in 2023 unter anderem darauf liegen, neue Lösungen für hybrides und dezentrales Arbeiten und die Automatisierung manueller, routinemäßiger und kreativer Tätigkeiten zu kombinieren. Obwohl viele Unternehmen ihre Prozesse bereits digitalisiert und umgestellt haben, dominieren allzu oft kleinteilige, wiederkehrende Aufgabenbereiche den Arbeitsalltag und rauben der Belegschaft viel Zeit und Energie. Der Status-Quo in vielen Unternehmen ist das Jonglieren mit einer Vielzahl von Softwareinseln, die das mobile Arbeiten zwar möglich machen. Aber bisweilen unnötig viele Ressourcen schlucken und einen produktiven Workflow verhindern. Durch die vielen Anwendungswechsel und Prozessbrüche wird der Arbeitsfluss zusätzlich belastet.

Das bestätigt auch der Business Enablement Report von Templafy. Demnach nutzen 64 Prozent der Arbeitnehmer mehr Kommunikations- und Kollaborationstools als vor 2020. Gleichzeitig sagen 71 Prozent, dass die Arbeit dadurch komplexer geworden ist. Diese Art des Arbeitens ist nicht nur unbequem und kostenintensiv, sie ist auch hochgradig fehleranfällig. Um sich als Unternehmen auf die aktuellen Probleme vorzubereiten, ist es nun von zentraler Bedeutung, in einen zukunftsfähigen Tech Stack zu investieren. Und zugleich die Anzahl der Anwendungen zu minimieren und auf gebündelte Komplettlösungen zu setzen. Auf diese Weise entsteht ein automatisierter, effizienter Workflow, der es Unternehmen ermöglicht, Kosten einzusparen. Und gleichzeitig den Umsatz zu steigern – 2023 wird genau das ein unternehmensübergreifendes Ziel sein.

Tipp 2: Mithilfe neuer Content-Technologien Potenziale ausschöpfen

• Die Automatisierung des Dokumenten-Managements hält enorme Optimierungspotenziale bereit.
• Arbeitgeber benötigen zwei Arbeitsstunden täglich allein für die Content-Erstellung und -Verwaltung.
• 43 Prozent aller Beschäftigten geben an, ihre Unternehmen stehen bei der standardisierten und automatisierten Bereitstellung von Content vor großen Herausforderungen.

Ein gutes Beispiel für mangelnde Automatisierung ist der Bereich der Erstellung und Verwaltung von Dokumenten und Unternehmensinhalten. Obwohl markenkonforme Dokumente eine entscheidende Rolle für den Geschäftserfolg spielen, ist das Dokumenten-Management häufig noch von veralteten, manuellen Prozessen geprägt. Laut einer aktuellen Studie von Templafy stehen 43 Prozent aller Beschäftigten bei der standardisierten und automatisierten Bereitstellung von Content vor großen Herausforderungen.

Für zwei Drittel der Befragten bleiben durch diese manuellen, ineffizienten Prozesse andere Aufgaben auf der Strecke. Hier schlummern enorme Optimierungspotenziale, denn für die meisten Büroarbeitenden ist die Content-Erstellung ein tagtäglicher Aufgabenbereich und wichtiges Werkzeug für die Kommunikation über alle Stakeholdergruppen hinweg. Ein Großteil der Büroangestellten in Deutschland wendet dafür zwei Stunden täglich auf. Dabei ist es nicht ungewöhnlich, dass Dateien aufgrund intransparenter Prozesse doppelt erstellt werden. So erstellen 60 Prozent der Mitarbeiter Content, den es bereits gibt.

Tipp 3: Durch Sicherheitsmanagement die Kontrolle zurückgewinnen

• Durch eine zunehmende Anzahl digitaler Kanäle und intransparente Prozesse entstehen ernstzunehmende Sicherheitslücken.
• Die steigenden Security- und Compliance- Richtlinien überfordern die Belegschaft.
• Die Verantwortung über Compliance sollte vom Mitarbeitenden auf neue, intelligente Technologien umgelenkt werden.

Es ist im digitalisierten Arbeitsumfeld und in Zeiten von Remote Work durch zunehmend intransparente Prozesse schlichtweg unmöglich, die Kontrolle über Business Content und damit verbundene Arbeitsprozesse zu behalten. Ein ernstzunehmendes Sicherheitsrisiko stellt die intransparente Erstellung über die wachsende Anzahl digitaler Anwendungen hinweg dar. Die zunehmenden Richtlinien im Bereich Sicherheit und Compliance, die mit dem digitalisierten Arbeitsplatz einhergehen, wirken sich auch auf den Umgang mit Business Dokumenten und Inhalten aus. Zurzeit arbeitet die Mehrheit der Belegschaft aneinander vorbei anstatt miteinander. Gerade der Umgang mit sensiblen Dokumenten ist in diesem Umfeld besorgniserregend. So sehen 94 Prozent der Befragten, die mit sensiblen Daten hantieren, in inkonsistentem und inkorrektem Content Bedrohungen für ihr Unternehmen, wenn dieser an Dritte weitergeben wird.

Auch die Weitergabe von vertraulichen Informationen an nicht autorisierte Personen kann sich als großes Geschäftsrisiko entpuppen. Ein Viertel gibt an, ihr Unternehmen habe in der Vergangenheit bereits versehentlich ein sensibles Dokument mit einer nicht autorisierten Partei geteilt.  Bisher mangelt es an einem sicheren, einheitlichen System zur Klassifizierung der Sensibilität von Dateien. Das Potenzial für menschliche Fehler durch die Bereitstellung digitaler Lösungen zu minimieren, ist das Ziel 2023. Immer mehr Unternehmen werden daher technischen Hilfsmitteln den Vorzug geben, die es ihnen ermöglichen, die Verantwortung für die Compliance von den Mitarbeitenden auf die Technologie zu verlagern.

Tipp 4: Durch Automatisierung die Markenstrategie unterstützen

• Im digitalen Arbeitsumfeld steigt das Risiko für die inkonsistente Markenpräsentation und somit für eine potenzielle Markenschädigung.
• Um die Marke zu schützen, Umsatzeinbußen zu vermeiden ist es notwendig, die Erstellung und Freigabe von unternehmenskonformen Content unternehmensweit zu standardisieren und zu automatisieren.

Gerade in Zeiten eines rückläufigen Marktes ist eine einheitliche Markenkommunikation entscheidend, um sich als Unternehmen durchzusetzen. Auch in der Markenkommunikation rückt in diesem Sinne die unternehmensweite Einhaltung von Branding Richtlinien im digitalen Arbeitsumfeld mehr und mehr in den Fokus. Durch einen Zuwachs an Anwendungen, Kanälen und Content allgemein steigt das Risiko einer inkonsistenten Markenrepräsentation. Immer häufiger wird Content mit veralteten Assets reproduziert, wie Schriftarten und Unternehmensbezeichnungen aus vergangenen Jahren. Dadurch steigt das Risiko für eine Markenschädigung, die den Geschäftserfolg nachhaltig gefährdet. Knapp neun von zehn der Befragten befürchten, inkonsistente Dokumente können schmerzhafte Umsatzverluste nach sich ziehen.

Marketingabteilungen erstellen ellenlange Guidelines, um die Dokumente im Rahmen manueller, kleinteiliger Prozesse auf Richtigkeit und Markenkonformität zu prüfen. Um das Geschäft zu schützen und eine einheitliche Kommunikation sicherzustellen, ist es notwendig, Workflows in der Erstellung und Freigabe von Content unternehmensweit zu standardisieren und zu automatisieren und mit neuen spannenden Technologien die Aufmerksamkeit der Zielgruppen auf sich zu lenken: mobile Anwendungen, Sprachassistenten und virtuelle Realität können dazu beitragen, in der Unternehmenslandschaft relevant zu bleiben.

Tipp 5: Entlastung der Mitarbeiter durch Automatisierung

• Viele Unternehmen erschweren flexibles Arbeiten durch ineffiziente und überwiegend manuelle Prozesse.
• In Zeiten des Fachkräftemangels sollten sich Unternehmen darauf konzentrieren, ein bequemes Arbeitsumfeld durch Automatisierung zu schaffen, welches flexibles Arbeiten ermöglicht.
• Die Eliminierung lästiger Prozessbrüche, Anwendungswechsel und manuelle Routineaufgaben sind elementare Hebel, um die Belegschaft zu entlasten und Freiräume zu schaffen für die eigentlich wichtigen, fachlich herausfordernden Aufgaben.

Viele Arbeitgeber scheinen es noch nicht wahrhaben zu wollen, doch Remote Work ist in der Pandemie gekommen, um zu bleiben. Doch Unternehmen hingegen erschweren flexibles Arbeiten durch manuelle Prozesse und den Einsatz veralteter Technologien, weil sie sich stets der an den Gedanken klammern, ihre Belegschaft wieder zurück in das Büro locken zu können. Doch diese Einstellung wird sich als erheblicher Nachteil im Wettbewerb um die raren Top Talente herausstellen. Daher sollte an einem optimierten automatisierten Workflow gefeilt werden, der Mitarbeiter*innen nicht nur ermöglicht, zeit- und ortsunabhängig ihre Arbeit zu absolvieren, sondern dies auch möglichst bequem und effizient zu tun.

Gerade im Zeitalter des Quiet Quittings („stilles Kündigen“) und einer zunehmenden mentalen Belastung der Arbeitnehmer ist ein automatisiertes Arbeitsumfeld ohne lästige Prozessbrüche, Anwendungswechsel und manuelle Routineaufgaben ein zentraler Hebel, um die Belegschaft zu entlasten. Und Verantwortung auf Technologien zu übertragen und somit Freiräume zu schaffen für die wichtigen, fachlich herausfordernden Aufgaben. 2023 wird es für diese von entscheidender Bedeutung sein, Arbeitnehmern eine erfüllende Arbeit sowie Entwicklungsmöglichkeiten, Flexibilität und werteorientierte Arbeitsplätze zu bieten. Die Bereitstellung eines komfortablen, automatisierten Workflows knüpft genau dort an.

Über den Autor

Christian Lund ist Co-founder von Templafy, der Plattform für die Erstellung von Dokumenten der nächsten Generation. Als einer der Gründer von Templafy vertritt Christian Lund die Mission, vernetzte Inhalte in Arbeitsabläufe einzubinden. Dadurch sollten Unternehmen unterstützt werden, ihre Mitarbeiter aufeinander abzustimmen. Und sie in die Lage versetzen, schneller markengerechte und leistungsstarke Geschäftsinhalte zu erstellen. Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung hat Christian Lund Unternehmen bei der Umstellung von On-Premise-Systemen auf Software-as-a-Service-Lösungen unterstützt, um das Management von Dokumenteninhalten voranzutreiben. Lund war vor Gründung von Templafy als Direktor bei SkabelonDesign und als Strategieberater bei Berlingske Media tätig. (sg)

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