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Eine durchgängige Digitalisierung und Automatisierung sorgt für optimierte Beschaffungsprozesse (purchase-to-pay), entlastet Mitarbeiter und macht so wertvolle Ressourcen für wichtige und zeitintensive Prozesse frei. Von Kai Pang
Automatisierte Bestellprozesse

Quelle: Retarus

Unternehmen haben es im Einkauf mit zahlreichen Lieferanten und verschiedenen Lieferantentypen zu tun. Das Problem: Jeder geht mit Dokumenten wie zum Beispiel Bestellbestätigungen anders um. Automatisierte Bestellprozesse können hier Abhilfe schaffen.

Automatisierte Bestellprozesse für weniger Fehlerquellen

Die Mitarbeiter bearbeiten Auftragsbestätigungen in den unterschiedlichsten Formaten und übertragen diese teils manuell in das ERP-System. Dabei müssen viele Faktoren beachtet werden: Stimmt der Preis? Ist die richtige Menge angegeben? Ist der Liefertermin richtig? Und bei welcher Bestellung fehlt noch die Bestätigung des Lieferanten? Die manuelle Datenerfassung ist zeit- und kostenintensiv. Nicht selten sind mögliche Erfassungsfehler ein Ärgernis in der Geschäftsbeziehung mit Partnern.

Digitale Einbindung von B- und C-Lieferanten

Ein zuverlässiger Informationsfluss im Bestellprozess ist für Planungssicherheit im Einkauf folglich unerlässlich. Um diesen zu erreichen, ist die Automatisierung von Bestellprozessen auch mit kleineren Lieferanten notwendig. Denn gerade B- und C-Lieferanten sind meist nicht dazu in der Lage, ihre Bestellprozesse via EDI (Electronic Data Interchange) auszusteuern. Fehlende technische Möglichkeiten, niedriges Bestellaufkommen oder für diesen Lieferantentypen fehlende wirtschaftliche und vom Lieferanten akzeptierte Lösungen führen dazu, dass Auftragsbestätigungen entweder gar nicht versendet werden oder einfach mit einer „Hiermit bestätigen wir…“-Nachricht im E-Mail-Postfach landen. Das manuelle Nachfassen bei Rückmeldungen dieser Art führt zwangsläufig zu einem zeit- und kostenintensiven Aufwand im operativen Einkauf.

Flexible Automatisierung via Cloud-Plattform

Cloud-Kommunikationsplattformen bieten Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Einkaufsprozesse wertvolle Unterstützung. Bei der Auswahl einer digitalen Lösung für Beschaffungsprozesse sollten Unternehmen unter anderem darauf achten, dass sich alle ihre Lieferanten, unabhängig von deren technischen Möglichkeiten, auf einer Plattform konsolidieren lassen.

Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Rechnungen sollten automatisiert ausgetauscht und ohne manuellen Erfassungsaufwand direkt im ERP-System weiterverarbeitet werden können. Bestenfalls können Unternehmen dabei über ein automatisiertes Monitoring ihre Prozesse und den Bearbeitungsstand ihrer Bestellungen jederzeit im Blick behalten. Um in puncto Datenschutz, gesetzlichen Vorgaben und Compliance auf der sicheren Seite zu sein, sollte die Lösung gleichzeitig alle gängigen branchenspezifische Standards unterstützen und die Datenverarbeitung datenschutzkonform in lokalen Rechenzentren erfolgen.

Clevere Lösungen für automatisierte Bestellprozesse auch für kleinere Lieferanten

Für nicht EDI-fähige, kleine Lieferanten bieten moderne Cloud-Dienstleister zudem spezielle Lösungen, an die beliebig viele Lieferanten mit wenig Aufwand angebunden werden können. So bietet etwa Retarus MailEDI die Möglichkeit, jede Bestellung an B- und C-Lieferanten als interaktive E-Mail zu versenden.
Diese enthält die Möglichkeit, die Order einfach per Mausklick zu bestätigen, abzulehnen oder zu bearbeiten, ohne sich in einem Portal anmelden zu müssen. Inhalt und Sprache der Bestell-E-Mail lassen sich dabei für jeden Empfänger individuell einstellen, so dass auch Lieferanten im Ausland an den automatisierten Bestellprozess angebunden werden können.

Statische Anhänge, wie Qualitätsrichtlinien oder AGBs, können der Bestell-E-Mail ebenfalls ohne großen Aufwand hinzugefügt werden. Die Rückmeldung der Lieferanten wird als EDI-Nachricht zugestellt und standardisiert in das ERP-System übertragen. Dort erfolgt die weitere automatisierte Bearbeitung. Dabei behalten Auftraggeber über ein automatisiertes Monitoring jederzeit die Kontrolle über die termingerechte Reaktion ihrer Lieferanten.

Mithilfe cleverer EDI-Kommunikationslösungen, an die beliebig viele Lieferanten unabhängig von Größe oder Typ unkompliziert angebunden werden können, erzielen Unternehmen im operativen Einkauf kürzere Antwortzeiten, können ihr Monitoring stärker automatisieren und reduzieren den Zeitaufwand und Kosten für manuelle Erfassungen deutlich.

Automatisierte BestellprozesseQuelle: Retarus
Kai Pang ist Senior Product Marketing Manager für Business Integration Services bei Retarus.

Lesen Sie auch: Papierloses Büro: Analoge Unternehmen und Behörden digitalisieren

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