Aus zehn mach eins: Severin automatisiert Output-Prozesse

Severin fertigt seit mehr als 50 Jahren Elektrokleingeräte. Das Unternehmen aus Sundern beschäftigt weltweit über 3.000 Mitarbeiter und vertreibt mehr als 200 verschiedene Geräte, darunter Wasserkocher, Toaster und Körperpflegeprodukte. Von Lockenstäben bis zu Gefrierschränken: Das Produktportfolio der Firma Severin umfasst eine vielfältige Auswahl an Elektrogeräten. Als es darum ging, die Output-Geräteflotte, Materialbeschaffung sowie Workflows im Bereich der Dokumentenbearbeitung zu modernisieren, lautete der Auftrag des Projektteams, die vielen Geräte und Systeme neu zu ordnen. So sollten beispielsweise die Tonerbestellung automatisiert und die Digitalisierung weiter vorangetrieben werden.

Severin hatte die meisten Multifunktionsgeräte zuvor im Full-Service gemietet. Einige kleinere MFPs sowie alle Drucker und Scanner hingegen waren Eigentum des Unternehmens. Um sie kümmerte sich die IT-Abteilung. Neuen Toner hingegen musste der Einkauf besorgen. „Wir hatten zu viele unterschiedliche Geräte im Haus“, erklärt Andre Schültke, IT-Leiter bei der Severin Elektrogeräte GmbH. „Für jedes Gerät mussten wir Toner bevorraten – das war nicht nur kostenintensiv, sondern auch zeitaufwändig. Zudem passten die Geräte oft gar nicht zu unseren Anforderungen.” Das gab den Ausschlag für Severin, sich nach einer Lösung umzusehen.

Vereinheitlichung der gesamten Output-Landschaft

„Um den Aufwand zu reduzieren und Prozesse effizienter zu gestalten, wünschte sich Severin, sowohl die Kosten der Output-Umgebung als auch die damit verbundenen internen Prozesse erstmals genau zu analysieren, um anschließend Druck-, Scan- sowie Kopierprozesse unter Berücksichtigung der aktuellen Sicherheitsrichtlinien zu rationalisieren“, berichtet Thomas Schöbel, Vertriebsleiter Druck und Kopie der Hees Bürowelt GmbH, einem Lexmark BSD-Select Partner.

Ziel war es zunächst, die Output-Landschaft zu vereinheitlichen und die Zahl der Geräte zu reduzieren, ohne den Anwendern Funktionalität vor Ort zu entziehen. Durch Auslagerung des Systemsupports sowie von Installationsroutineaufgaben an die Hees Bürowelt sollten die Mitarbeiter der IT-Abteilung mehr Zeit für ihre Kernaufgaben gewinnen. Daneben war es Severin wichtig, die Beschaffung der Verbrauchsmaterialien zu automatisieren, um Zeitaufwand, Vorfinanzierungs- sowie Lagerhaltungkosten zu minimieren. Eine weitere Anforderung war ein neues Sicherheitskonzept inklusive einer allgemeinen Redundanz der Systeme.

In einem ersten Vor-Ort-Termin ging es zunächst um eine Bestandsanalyse. Wie hoch ist das monatliche Druckvolumen? Wie viele Dokumente werden im DIN-A4-, wie viele im DIN-A3-Format gedruckt? Wo gibt es Optimierungsbedarf? Die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung zu allen Prozessen rund um die Dokumentenverarbeitung wurden anschließend gemeinsam mit Daten wie Lohn-, Strom-, Material- oder Raumkosten ausgewertet und einem möglichen neuen Full-Service-Konzept gegenübergestellt. Zu den analysierten Prozessen gehörten die Beschaffung von Hardware und Verbrauchsmaterialien, Rechnungsprüfung und -zahlung, Zählerstandmeldung, Lager und Logistik, IT-Inbetriebnahme, IT-Betrieb, IT-Rückabwicklung sowie Anwenderprozesse.

Konsolidierung der Systemlandschaft

Oberstes Ziel der Neuausrichtung war eine Konsolidierung der Systemlandschaft. „Hatten wir bislang zehn Hersteller, 124 Systeme und 50 verschiedene Gerätemodelle im Einsatz, sind es nach der Umstellung lediglich ein Anbieter, 54 Systeme und neun Modelle. So konnten wir die Hardware-Kosten um rund 20 Prozent senken. Und das, obwohl eine Authentifizierungslösung inklusive „Print and Follow“, Kostenstellenmanagement und Kartenlesegeräten zusätzlich implementiert wurde“, berichtet Sascha Steinberg, Leiter Produktmanagement bei Severin.

Auch der interne Zeitaufwand ließ sich um rund 30 Stunden minimieren, was wiederum Kosten einspart. Zudem wurde festgestellt, welche Funktionen in welcher Abteilung vonnöten sind und welche nicht: So müssen einige Mitarbeiter beispielsweise nicht unbedingt in A3 oder farbig drucken. Daher benötigen sie im Allgemeinen auch keine Geräte, die ihnen großformatigen Farbdruck ermöglichen. Sollte doch mal eine Seite in Farbe und oder A3 benötigt werden, kann diese sicher über die Print-and-Follow-Funktion an einem entsprechenden Gerät abgeholt werden. Der Geräteeinsatz erfolgt bei Severin heute strategisch durchdachter und effizienter.

Die neuen MFPs von Lexmark verfügen außerdem über Authentifizierungsfunktionen, über die sich via Datenverschlüsselung beispielsweise alle auf der Festplatte des Gerätes gespeicherten Kopier-, Druck-, Fax- oder E-Mail-Aufträge absichern lassen. Via IP-Security kann das Gerät eine sichere Verbindung zu anderen Netzwerkknoten wie Printservern oder Management-Workstations aufbauen.

Verbesserte Transparenz beim Druckvolumen

Das Severin-Projektteam gab Hees Bürowelt und Lexmark den Zuschlag. „Wir arbeiten bereits seit einigen Jahren mit Lexmark und haben durchweg gute Erfahrungen gemacht“, erklärt Schültke. Weitere Gründe für die Entscheidung waren die verbesserte Transparenz beim Druckvolumen sowie die problemlose Anbindung an bestehende Prozesse und Geräte. Heute wissen die Verantwortlichen bei Severin besser über die Druckmenge der verschiedenen Abteilungen Bescheid und können so Ausgaben besser planen.

Schültke lobt, dass er sich nicht länger um Tonerbestellungen oder die Bevorratung von Materialien für Geräte kümmern muss, die gar nicht mehr genutzt werden: „Alle diese Vorgänge konnten wir automatisieren. Es gibt keine Materialrechnungen mehr, Lagerplatz entfällt, und es kommt auch nicht mehr vor, dass plötzlich kein Toner mehr da ist. Das neue Flottenmanagement erleichtert uns die Arbeit sehr.“ Da die neuen Systeme vorkonfiguriert ausgeliefert wurden, musste Severin zudem wenig Implementierungszeit aufwenden.

Besserer Überblick und mehr Effizienz

Statt vieler verschiedener Anbieter und Modelle nutzen die Severin-Mitarbeiter heute ausschließlich Geräte von Lexmark – rund 60 Prozent Drucker und 40 Prozent Multifunktionsgeräte. Dies verbessert den Überblick und die Effizienz. Gerätefunktionen wie Scan-to-E-Mail minimieren manuelle Prozesse zusätzlich. Wurde vor einigen Jahren noch oft gefaxt und kopiert, werden Rechnungen und andere Dokumente nun häufiger eingescannt und digital verwaltet. Durch die Neugestaltung der Output-Landschaft profitiert Severin von einem Plus an Homogenität im Bereich der Dokumentenverarbeitung. Weitere Vorteile sind eine verbesserte Kostentransparenz sowie eine erhöhte Sicherheit. Sowohl der Einkauf als auch die IT konnten durch das neue Service-Konzept extrem entlastet und ökonomische sowie ökologische Vorteile für das gesamte Unternehmen geschaffen werden.

Sascha Steinberg von Severin fügt hinzu: „Zusätzliche Einsparungen im Bereich Papier und Porto ließen sich durch die Umstellung der Systeme auf Duplexbetrieb erzielen.“ Hinzu kommen ein reduzierter Stromverbrauch sowie eine Minimierung der CO2-Emissionen um rund 45 Prozent. „Dies sowie ein deutlich geringerer Papierverbrauch führen dazu, dass Severin mithilfe dieses MPS-Projekts einen großen und wichtigen Schritt in Richtung Green IT gehen konnte“, so Steinberg. Last but not least ließen sich die internen Arbeitsstunden für Prozesse rund ums Thema Dokumentenverarbeitung bei Severin dank MPS von bis dato 32,7 Stunden auf lediglich 3,25 Stunden pro Monat minimieren. (sg)