Auf den Punkt gebracht: Die E-Bilanz wird zur Pflicht

Zur Einführung der E-Bilanz in diesem Jahr  haben wir die Meinung von drei Experten zu diesem Thema eingeholt: Franz Josef Pschierer, Staatssekretär im Bayerischen Staatsministerium der Finanzen und IT-Beauftragter der Bayerischen Staatsregierung, Uwe Bergmann, Geschäftsführer der Cosmo-Consult-Gruppe in Berlin und Lars Meyer-Pries, Leiter Entwicklung der Rechnungswesen-Programme bei der DATEV eG in Nürnberg.

digitalbusiness Cloud: Die gesetzlichen Verwaltungsanforderungen an Unternehmen nehmen schon seit Jahren zu. Im Wirtschaftsjahr 2013 wird die „E-Bilanz“ zur Pflicht. Ihrer Ansicht nach Fluch oder Segen für die Unternehmen?

Franz Josef Pschierer, Bayerisches Staatsministerium der Finanzen: Vorauszuschicken ist, dass sich die Verwaltung auf das Format XBRL (extensible Business Reporting Language) als Übermittlungsstandard für die E-Bilanz festgelegt hat. Es ist ein frei verfügbares, weltweit genutztes Format, in dem Jahresabschlüsse elektronisch übermittelt werden und bietet – neben seiner weiten Verbreitung – den Vorteil, dass die Positionen des Datensatzes meist direkt und automatisiert aus den internen Systemen des Unternehmens gefüllt werden können. In diesem Format wurde der amtlich vorgeschriebene Datensatz entwickelt – die so genannte Taxonomie, ein Berichtsschema oder eine Art Kontenrahmen. Eine Prämisse bei der Konzeption der E-Bilanz war und ist, dass Eingriffe in die Buchführung der Unternehmen so weit wie möglich vermieden werden sollen. Unter dieser Vorgabe wurden die Taxonomie-Positionen festgelegt.

Die im Unternehmen zu bewältigende Aufgabe liegt nun darin, die Informationen aus der Buchführung den einzelnen Taxonomie-Positionen zuzuordnen (so genanntes Mapping). Der dafür anfallende Aufwand hängt im Wesentlichen von der Infrastruktur der im Unternehmen eingesetzten Rechnungslegung ab. Wird die Finanzbuchhaltung und der Jahresabschluss von Angehörigen der steuerberatenden Berufe unter Verwendung von Kanzleisoftware erstellt (zum Beispiel von der DATEV oder Eurodata), erfolgt die Zuordnung weitgehend maschinell und ist unproblematisch. Wird andere Steuersoftware verwendet, beispielsweise SAP oder Oracle, entsteht für das „Mapping“ der Kontensalden je nach Komplexität des Kontenplans ein gewisser personeller Aufwand, der allerdings nur einmalig anfällt.

Uwe Bergmann, Cosmo Consult: Noch bleiben die alten Verfahrensweisen ja erhalten und es ist noch nicht klar, ob und wann sie wegfallen. Die E-Bilanz ist eine zusätzliche Anforderung der Finanzämter, die gleichwohl erfüllt werden muss. Die Behörden verlangen eine ganz spezielle Struktur dieser E-Bilanzen, eine festgelegte, vorgeschriebene Taxonomie. Schwierigkeiten entstehen dort, wo ich in meinem ERP-System die Kontenpläne und Buchungen wie immer aufbereitet habe, sie aber nicht zur behördlich verordneten Taxonomie passen. Wenn ich zum Beispiel auf einem bestimmten Konto meine Erlöse gebucht habe, schreibt mir das Finanzamt heute vor, diese Erlöse nach einem bestimmten Steuerschlüssel oder nach bestimmten Orten zu splitten. Auch wenn das für mich selbst uninteressant ist. Ich kann zwar meine Konten von vornherein nach der Taxonomie einrichten, dann habe ich aber unter Umständen eine riesige Kontenmenge in meinem System. Daher ist die Unterstützung von Software-Tools sinnvoll, die die Daten des ERP-Systems in die Taxonomie der E-Bilanz transferieren und sie den dortigen Positionen korrekt zuordnen.

Lars Meyer-Pries, DATEV eG: An einer Vorbereitung auf die neuen Anforderungen kommen die Unternehmen nicht vorbei. Und für einige Unternehmen ist die Umstellung sicherlich mit Aufwand verbunden. Aber mittelfristig profitieren alle von einer Digitalisierung des Datenaustauschs mit den Behörden. Das Vermeiden von Medienbrüchen beschleunigt die Verfahren und senkt die Fehlerhäufigkeit.

digitalbusiness Cloud: Und wo haben die Unternehmen noch Probleme bei der Umsetzung?

Uwe Bergmann, Cosmo Consult: Konkrete Vorteile liegen allerdings bis jetzt nur auf der Seite der Finanzämter, die diese so aufbereiteten Daten viel leichter verarbeiten und auswerten können. Das Problem der meisten Unternehmen besteht aber darin, dass sie sich – Stand heute – noch nicht ausreichend mit dieser Thematik auseinandergesetzt haben. Sie sind recht uninformiert und sehen in der ganzen Sache eher ein Steuerberaterproblem.

Lars Meyer-Pries, DATEV eG: Probleme entstehen vor allem, wenn die Unternehmen die Umstellung vor sich herschieben. Dabei sind die Veränderungen bei den meisten Unternehmen eher gering, insbesondere dann, wenn sie Standardkontenrahmen einsetzen oder sich an diesen orientieren. Technisch ist die Umstellung weniger ein Problem, vielmehr geht es in bestimmten Fällen um eine Anpassung des Buchungsverhaltens an die E-Bilanz-Taxonomie oder zumindest um eine passende Überleitung der bebuchten Konten auf die von der Finanzverwaltung geforderten Pflichtfelder. Die wenigsten Probleme haben Unternehmen, die die Finanzbuchführung von einer Steuerberatungskanzlei erledigen lassen und auf moderne Software setzen, denn der Steuerberater unterstützt die Vorbereitung und verfügt über passende Werkzeuge zur Aufbereitung der E-Bilanz.

So haben über unser Rechenzentrum bereits über 1.900 Firmen, die mit einem Steuerberater in der ein oder anderen Form zusammenarbeiten, ihren Jahresabschluss erfolgreich digital – und 2012 noch freiwillig – an die Finanzbehörden übermittelt.

In welchem Maß sich die Finanzbuchführung im Umfeld der E-Bilanz verändert und wie groß dann der Anpassungsaufwand ist, hängt vom einzelnen Unternehmen ab. Etwas umfangreichere Veränderungen stehen zum Beispiel an, wenn Unternehmen im Rechnungswesen stark individualisierte oder branchenabhängige Kontenrahmen einsetzen. Die schwerwiegendsten Eingriffe in ihr Buchungsverhalten haben diejenigen Unternehmen, die international verflochten sind und beispielsweise Kontenrahmen einer ausländischen Muttergesellschaft einsetzen.

digitalbusiness Cloud: Welchen Fahrplan würden Sie Unternehmen empfehlen, die noch nicht ausreichend auf die Umstellung zur E-Bilanz vorbereitet sind?

Franz Josef Pschierer, Bayerisches Staatsministerium der Finanzen: Unternehmen, die noch nicht auf die E-Bilanz eingestellt sind, empfehle ich folgendes Vorgehen:

1. Auswahl der für das Unternehmen passenden E-Bilanz-Software. Eine Liste mit Anbietern, deren Softwareprodukte die E-Bilanz unterstützen, findet man auf der Internetseite www.esteuer.de.
2. Rechtzeitige Kontaktaufnahme mit einem Angehörigen der steuerberatenden Berufe.
3. Detaillierte Planung des Workflows von Erstellen der Handelsbilanz beziehungsweise der Steuerbilanz gegebenenfalls über eine Überleitungsrechnung bis zum Erstellen der Steuererklärung.
4. Entscheidung darüber, ob und gegebenenfalls wie die Überleitung aus der Finanzbuchhaltung unterstützt werden soll.

Die Verwaltung bietet Unternehmen bei der Einführung der E-Bilanz in vielfältiger Weise Unterstützung an: So wurden im Vorfeld Informationsveranstaltungen mit den Industrie- und Handelskammern sowie den Steuerberaterkammern und anderen Verbänden durchgeführt. Inzwischen stehen verschiedene Informationsquellen zur E-Bilanz zur Verfügung. Zu nennen sind die Informationsbroschüre des Bundesfinanzministeriums sowie Hinweise und einschlägige Dokumente auf der Internetseite www.esteuer.de. Dort sind auch die Taxonomien abrufbar und es gibt Schnittstellenbeschreibungen und eine Liste mit den häufig gestellten Fragen zu dem Thema. Darüber hinaus steht in jedem Land ein Ansprechpartner „E-Bilanz“ für Fragen der Unternehmen zur Verfügung.

Hilfestellungen für die Unternehmen sind aber auch unmittelbar in der Taxonomie enthalten. Kann das Unternehmen bestimmte Mussfelder nicht füllen, weil sich beispielsweise der abgefragte Wert nicht aus dem Rechnungswesen ergibt, so kann die Position „leer“ (technisch: NIL-Wert) übermittelt werden. Unternehmen, die nicht in der Lage sind, einzelne Differenzierungen der Mussfelder aus den eigenen Systemen herzuleiten, müssen deshalb ihre Buchführung nicht komplett umstellen. Dafür sind Auffangpositionen vorgesehen.

Ich bin davon überzeugt, dass die E-Bilanz zu einer dauerhaften Entlastung der Unternehmen führen wird. Die Unternehmen können ihre steuerlichen Pflichten elektronisch und damit schnell, kostensparend und medienbruchfrei erfüllen. Die Steuerverwaltung erwartet neben einer Effizienzsteigerung insbesondere Qualitätsverbesserungen beim Steuervollzug. Ziel ist es, eine verbesserte Fallauswahl für die Prüfungsdienste zu erreichen. Das bedeutet insgesamt weniger Prüfungen und Nachfragen und führt zu zeitnäheren Prüfungen. Damit nützt die E-Bilanz allen.“

Uwe Bergmann, Cosmo Consult: Man muss davon ausgehen, dass sich im zweiten Halbjahr und zu Beginn des nächsten Jahres alles staut, sowohl bei den Steuerberatern als auch bei den Softwarelieferanten. Bei den Steuerberatern würde es ja schon von der Kapazität her schwierig, das alles selber für ihre Kunden zu machen. Und für diejenigen, die softwaretechnisch noch nicht so weit sind, wird das dann doppelt so schwierig und doppelt so teuer. Die Unternehmen sollten sich dringend jetzt mit der E-Bilanz-Thematik auseinandersetzen und prüfen, was zu tun ist. Auf keinen Fall die Sache vor sich herschieben und zum Steuerberaterproblem machen. Letztlich steht ja auch nicht der Steuerberater gegenüber den Behörden in der Pflicht.

Ich würde auch dringend empfehlen, sich eine Software anzuschaffen, die sämtliche routinemäßigen Abläufe speichert und die ich jedes Jahr wieder verwenden kann. Sie sollte von der Ergonomie und Usability her sehr komfortabel sein und auch alle Informationen, die der Anwender braucht, zur Verfügung stellen.

Lars Meyer-Pries, DATEV eG: Die erste Anlaufstelle bei allen Fragen zur E-Bilanz ist der eigene Steuerberater. Mit ihm sollte so bald wie möglich der Umstellungsaufwand geklärt werden. Wird im Unternehmen selbst gebucht, gilt es, zügig das für die E-Bilanz nötige Know-how aufzubauen. Dann muss geschaut werden, inwieweit sich die in der Finanzbuchführung eingesetzten Konten mit der neuen E-Bilanz-Taxonomie decken – und wo Anpassungsbedarf besteht. Auch der Lohnbereich oder sonstige Systeme, aus denen Daten in die Buchführung fließen, müssen dabei berücksichtigt werden. Ist entschieden, wie künftig zu buchen ist, gilt es, dies konsequent umzusetzen. Die eigentliche Erstellung des Jahresabschlusses, der dann übermittelt werden soll, übernimmt dann in der Regel ohnehin wieder der Steuerberater. Deshalb ist es auch wichtig, ihn so früh wie möglich zu konsultieren. 

digitalbusiness Cloud: Wie unterstützen Sie konkret ihre Kunden bei der Einführung der E-Bilanz?

Uwe Bergmann, Cosmo-Consult: Unser Modul cc|e-bilanz für Microsoft Dynamics NAV und AX enthält das Tool Opti.Tax unseres Partners hsp. Die Erstellung im ERP-System und die anschließende medienbruchfreie Übermittlung an das Finanzamt machen Informationsverluste oder die Weitergabe sensibler Firmendaten an Dritte unmöglich. Die einmal erfassten Stammdaten und das Konten-Mapping lassen sich für die Bilanzen der Folgejahre übernehmen und Plausibilitätskontrollen prüfen die Vollständigkeit der Daten und das Vorliegen aller Jahresabschlussvoraussetzungen. Zum Schluss kann man eine Simulation durchführen, die die Prüfungsroutine des Elster Rich Clients (ERiC) durch die Finanzbehörden simuliert. Damit entfallen überflüssige Doppelarbeiten und Abläufe im Steuerbereich werden optimiert. Gesetzliche Änderungen, etwa eine Erweiterung der Taxonomie, lassen sich als Update in cc|e-bilanz übernehmen.

Als kleines Highlight integriert hsp ein Standardwerk zum Thema E-Bilanz in Opti.Tax. Mit E-Bilanz: Erläuterungen und Anleitungen zur Taxonomie von Bongaerts und Neubeck ist für den Anwender eine wertvolle Informationsquelle verfügbar, in der man zu allen Positionen der Taxonomie einfach Informationen nachlesen kann. Jeder Käufer kann so mit cc|e-bilanz auf das gesamte Know-how sowie die Praxis zur E-Bilanz zurückgreifen. Damit bieten wir von der Ergonomie und Hilfestellung her nach meiner Kenntnis die komfortabelste Lösung. Und das zu Kosten, die jeder mit seinen externen Beraterkosten vergleichen sollte.

Lars Meyer-Pries, DATEV: Die DATEV hilft in vielfacher Hinsicht sowohl mit Programm-Tools als auch mit Informationen und Weiterbildungsangeboten. Auf unseren Internetseiten sind beispielsweise umfangreiche Informationen rund um die E-Bilanz nachlesbar, inklusive detaillierter Hinweise zur Umsetzung in den DATEV-Programmen und Tools für einen ersten Überblick zur E-Bilanz-Taxonomie für unterschiedliche Gesellschaftsformen. Auch bei der eigentlichen Umstellung und dann beim elektronischen Versand der Bilanz unterstützen die DATEV-Programme.