Auf dem Weg zu Enterprise Mobility

MDM, EM, MAM, BYOD, CYOD … – es wird viel über Lösungen zur Mobilität von Daten und Mitarbeitern geschrieben und gesprochen. Zahlreiche Unternehmen haben schon Lösungen eingeführt und berichten über Effizienzgewinne und zufriedene Mitarbeiter. Doch noch immer fragen sich viele Verantwortliche, ob sie Enterprise Mobility überhaupt benötigen und sich damit beschäftigen müssen. Lohnt sich der Aufwand und wie lässt sich die Transformation bewerkstelligen? Wie finden IT-Verantwortliche oder Geschäftsführer genau die Lösung, die am besten zum Unternehmen und den Geschäftsabläufen passt?

Enterprise Mobility trägt zur digitalen Transformation bei

Durch Enterprise Mobility werden geschäftsrelevante Prozesse optimiert oder vollständig neue Services können eingeführt werden. Diese neuen Möglichkeiten tragen zur digitalen Transformation von Unternehmen bei, wenn die Mobilität von Daten und Personen konsequent durchdacht und umgesetzt wird. Die Einführung einer Enterprise-Mobility-Lösung hat einen erheblichen Einfluss auf die Art der Arbeit, den Wissensaustausch und die Ausrichtung des Geschäfts. Vor der eigentlichen Einführung sollte gefragt werden, in welchem Zustand sich das Unternehmen hinsichtlich dieser Punkte befindet und wo sich Optimierungspotenziale offenbaren.

Viele zusätzliche Informationen haben einen Einfluss auf den Bedarf nach einem mobilen Unternehmen. Allerdings gibt es hier leider keine allgemeingültige Lösung. Selbst Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern können einen hohen Bedarf an mobilen Prozessen haben. Auch die Vorteile für die einzelnen Abteilungen können variieren. Daher sollte immer eine ausführliche Analyse von Experten durchgeführt werden, um den Bedarf zu ermitteln.

Wie verändert Enterprise Mobility die Informationsverarbeitung?

Die optimale Bereitstellung von Informationen ist für die meisten Unternehmen essentiell, denn mittlerweile kann es sich keine Branche mehr erlauben, auf wichtige Informationen zu warten. Es stellt sich also die Frage, wie wichtig es für das Business ist, dass Informationen für Vertriebs- und Service-Mitarbeiter in Echtzeit bereitstehen. Sollen die Mitarbeiter auch unterwegs auf benötigte Unternehmensdaten zugreifen? Oder sind in einem Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, die auch von zuhause aus arbeiten?

Die vollständige Verfügbarkeit von Informationen ist einer der entscheidenden Gründe für Enterprise Mobility. Mitarbeiter können auch unterwegs „vollwertig“ arbeiten. Sie müssen nicht jedes Mal bei ihren Kollegen im Büro nachfragen, wenn wichtige Information benötigt werden, sondern schauen einfach in der entsprechenden Business App in ihrem Smartphone nach. Aber nicht nur Mitarbeiter benötigen schnell und zuverlässig Informationen. Es lassen sich Prozesse optimieren, wenn Daten zwischen Geräten oder Maschinen automatisiert übertragen und verarbeitet werden.

Der wichtigste Punkt ist aber die Sicherheit der Daten. Eine kürzlich von Lünendonk durchgeführte und von Seven­ Principles begleitete Studie ergab, dass Unternehmen ohne Mobile-Enterprise-Strategie einem sehr viel höheren Risiko durch frei verfügbare Apps ausgesetzt sind. Mitarbeiter laden sich sensible Unternehmensinformationen auf ihre eigenen Geräte und schicken sich E-Mails an ihre privaten Adressen, weil es schnell gehen muss und sie eine Lösung benötigen – auch, wenn dies nicht erlaubt ist. Werden die Geräte gehackt oder gehen verloren, kann dies einen erheblichen Schaden für das Unternehmen bedeuten. Somit ist es wichtig, die Geräte zu sichern und die Daten zu schützen. Dafür gibt es mittlerweile ausgereifte technische Lösungen.

Optimierung der Zusammenarbeit im Unternehmen

Nicht nur der Zugriff auf Informationen, auch der Kontakt und der Austausch mit den Kollegen ist ein entscheidender Vorteil mobiler Lösungen. Sind keine Kommunikationsbarrieren im Weg, werden Informationen häufiger ausgetauscht. Durch eine optimierte Kommunikation und mobile Prozesse kann die Effektivität und Effizienz der Mitarbeiter gesteigert werden. Oft gibt es Raum, die Prozessdurchlaufzeiten zu minimieren und mobil unterstützte Prozesse ermöglichen eine schnellere Reaktion auf Anfragen.

Die Einführung einer mobilen Lösung schließt nicht nur Kommunikationslücken, auch vollkommen neue Formen der Interaktion können entstehen. So lassen sich speziell für Unternehmen entwickelte Social-Workplace-Lösungen einführen, die festgefahrene Arbeitsprozesse aufbrechen. Aber nicht nur Kollegen kommunizieren miteinander. Die wirklichen Vorteile lassen sich vor allem dann erzielen, wenn Geräte und Maschinen untereinander automatisch Informationen austauschen, denkt man an die Erfassung eines Lagerbestands, der mittlerweile auch von vielen Logistik-Unternehmen nicht mehr mit den klassischen Barcode-Scannern, sondern mit Smartphones oder Tablet-PCs durchgeführt wird. Die Geräte übermitteln automatisiert aktuelle Bestände an die Zentrale, wo – je nach Fall – neue Bestellungen ausgelöst werden.

Auch rechtliche Aspekte spielen eine Rolle

Wenn sich Arbeitsweisen, Unternehmensprozesse und der Umgang mit Daten so grundlegend verändern wie bei der Einführung einer Enterprise-Mobility-Strategie, dann müssen diese Veränderungen rechtlich abgesichert werden. Es gibt hier zahlreiche Diskussionspunkte, angefangen mit der Frage, ob die Mobilgeräte auch privat genutzt werden dürfen. Unternehmen könnten diese Nutzung natürlich einfach verbieten, aber mittlerweile werden zur Verfügung gestellte mobile Geräte im Personalwesen gerne als Argument bei der Anwerbung von neuen Mitarbeitern angeführt. Viele Mitarbeiter wollen die Arbeit schnell erledigen und nicht erst eine Anfrage bei der IT stellen, um eine Business-App zu installieren. Daher ist die Einführung klarer Regeln in Verbindung mit einer technischen Lösung zur Verwaltung der Daten und Geräte der richtige Weg.

Informationsveranstaltungen helfen zudem, den Mitarbeitern die Befürchtungen zu nehmen, dass die Nutzung von Smartphones oder Tablet-PCs mehr Arbeit und eine größere Belastung bedeutet. Dass die Daten immer verfügbar sind, heißt nicht, dass auch die Mitarbeiter selbst immer verfügbar sein müssen. Daher sollten Unternehmen eng mit dem Betriebsrat zusammenarbeiten. Die meisten großen Unternehmen haben bereits Richtlinien erlassen, dass Mitarbeiter zu bestimmten Zeiten nicht gestört werden dürfen. Letzten Endes ist der richtige Umgang mit der Technologie entscheidend. Dem Mitarbeiter werden schließlich neue Möglichkeiten gegeben, nicht neue Pflichten auferlegt.

Die Einführung einer Enterprise-Mobility-Lösung und die Mobilisierung der Geschäftsprozesse betreffen viele Unternehmensbereiche, Personen und Prozesse. Je strategischer Unternehmen vorgehen, desto eher kann ein echter Mehrwert für das Unternehmen, die Mitarbeiter und die Kunden realisiert werden. Die Absicherung der Geräte ist nur ein erster Schritt. Erst, wenn mobile Prozesse entwickelt, integriert und umgesetzt werden sowie die Zusammenarbeit auf die neuen Möglichkeiten hin ausgerichtet wird, kann das volle Potenzial von Enterprise Mobility ausgeschöpft werden. ak

Autor: Norman Hübner ist Head of Marketing/PR bei der Seven Principles AG in Köln.