Arbeitsschutzunterweisungen: Wie Unternehmen diese Pflichtaufgabe leicht bewältigen

Unternehmer sind gesetzlich verpflichtet, ihre Mitarbeiter tätigkeitsbezogen mindestens einmal pro Jahr in der Arbeitssicherheit zu unterweisen. Die Bandbreite reicht dabei von allgemeinen Arbeitsschutzunterweisungen bis hin zu Vorgaben bei der Arbeit mit gefährlichen Stoffen oder dem vorbeugenden Brandschutz. Kommt es zu einem Arbeitsunfall, stellen das Amt für Arbeitsschutz und die Berufsgenossenschaft in der Regel drei Fragen: Sind die Arbeitsmittel geprüft, ist eine Gefährdungsbeurteilung vorhanden und wurde der Mitarbeiter unterwiesen. Wird einer dieser 3 Punkte mit „nein“ beantwortet, befindet sich das Unternehmen bereits in organisatorischer Haftung. Gerade der Wissensvermittlung und Unterweisung kommt am Arbeitsplatz eine zentrale Bedeutung zu.

Denn nur, wenn man Gefährdungen kennt, kann man sie vermeiden: Ein entsprechendes Verhalten setzt Wissen voraus, etwa um Gefahrstoffpiktogramme zu erkennen und richtig zu deuten. Dabei gibt es neben Gefährdungen, die sich unmittelbar ergeben, auch Langzeiterkrankungen, die sich allmählich entwickeln. Gerade bei Bildschirmarbeitsplätzen kann eine falsche Körperhaltung mit Bewegungsmangel langfristig zu Problemen wie Rücken- oder Kopfschmerzen führen. Hier kann eine Arbeitsschutzunterweisung schnell Abhilfe schaffen mit Informationen zur richtigen Sitzhaltung und zur korrekten Einstellung des Arbeitsplatzes. Schon Kleinigkeiten wie die Anpassung der Armlehnen können für spürbare Entlastung sorgen.

Präsenzseminare zu Unterweisungen verursachen hohe Kosten

Arbeitsschutzunterweisungen sind also Pflichttermine – jedoch ist ihre Organisation als Präsenztraining mit hohem Aufwand verbunden: Die Anwesenheit aller Betroffenen muss über Arbeitsmodelle wie Schicht- und Außendienst, Krankheiten und Urlaube hinweg gewährleistet sein – Home-Office-Regelungen gestalten die Planung noch komplexer. Gleichzeitig kommt es zu einem erheblichen Arbeitsausfall im Betrieb, wenn das Unternehmen viele Mitarbeiter parallel geschulen muss. Gerade bei externen Veranstaltungen sind Seminare außerdem mit hohen zusätzlichen Kosten für Räume, Anreise und Verpflegung verbunden.

Für solche kurzen Schulungen mit kompakten Inhalten ist ein immenser Aufwand bei der Durchführung von Präsenzseminaren erforderlich. Eine weitere Hürde stellt die Dokumentation dar, wenn Betriebe etwa Excel-Listen für mitunter Hunderte von Mitarbeitern anlegen müssen. Einzelne Abteilungen sind damit kaum zu tracken. Bei der Ergänzung oder Aktualisierung muss außerdem Vorsicht walten, um nicht einzelne Makros der Datei-Vorlagen unbeabsichtigt zu verändern. Fehler können leicht passieren und die Übersichtlichkeit ist nicht gegeben.

Arbeitsschutzunterweisungen digitalisieren per Online-Tool

Eine einfache und intelligente Lösung stellt die Digitalisierung von Arbeitsschutzunterweisungen dar, indem sie als digitale Schulungen online erfolgen. So bietet beispielsweise der TÜV Hessen mit seinem Tool „TÜV Hessen Arbeitsschutzunterweisung Online“ (THAO) eine Vielzahl thematisch verschiedene Sicherheitsunterweisungen an. Die Bibliothek deckt die Anforderungen zahlreicher Branchen und Berufsgruppen ab, seien es etwa der Arbeitsschutz im Krankenhaus, die Unterweisung von Mitarbeitern in der Metallindustrie, der Gastronomie oder im Reinigungswesen. Die Inhalte orientieren sich an gesetzlichen, technischen und berufsgenossenschaftlichen Vorgaben, Regeln und Informationen.

Unternehmen können mit einem solchen Tool ihre Schulungsthemen individuell abbilden. Im Vorfeld wird abgestimmt, welche Unterweisungen notwendig sind: Die Lösung ist modular aufgebaut und wird kundenspezifisch angepasst, bei Bedarf auch im Corporate Design. Unterweisungen können zudem in bereits vorhandene Systeme wie das Intranet oder in Newsletter eingebunden werden. Eine sichere Datenübermittlung und ein persönlicher Login stellen die Einhaltung des Datenschutzes sicher, was zertifiziert ist.

Die Unterweisungen sind für ein vielschichtiges Publikum konzipiert und selbsterklärend. „Über 99 Prozent der Mitarbeiter kommen damit zurecht,“ so Ralf Helwig, zuständig für Life Service, Sicherheit-Gesundheit-Qualität bei TÜV Hessen. Bei Problemen können die User aber Verständnisfragen stellen und aus dem System heraus eine Email versenden. Die Interaktivität der Unterweisungen sorgt dafür, dass Konzentration und Aufmerksamkeit erhalten bleiben. Die Anwendung ist browserbasiert und ohne Software-Installation auf verschiedenen Endgeräten lauffähig. Der Mitarbeiter erhält außerdem die Möglichkeit, sich nach der erfolgreichen Absolvierung einer Unterweisung ein Zertifikat auszudrucken.

Flexible Durchführung der Schulungen

Eine Planung der Unterweisungen ist mit einem Online-Tool nicht mehr erforderlich. Der Mitarbeiter erhält stattdessen eine E-Mail mit dem Link, loggt sich ein und absolviert die Schulung im vorgegebenen Zeitfenster von meist vier Wochen dann, wenn es für ihn passt – im Homeoffice, am Arbeitsplatz oder unterwegs. Nähert sich die Bearbeitungsfrist ihrem Ende, erfolgt die Erinnerung mit einer weiteren E-Mail. Unterweisungen sind damit höchstflexibel, effizient und ressourcenschonend. Die Vorgesetzten haben den Überblick und können einsehen, ob alle Unterweisungen durchgeführt wurden oder ob es Nachholbedarf gibt. Dabei stellt der Datenschutz sicher, dass Informationen nur über das eigene Team vorliegen bzw. eingeholt werden können.

Automatisierte Dokumentation der Arbeitsschutzunterweisungen

Die Arbeitsschutzunterweisungen sind in Blöcken so aufgebaut, dass sie mit einer Dauer zwischen 20 und 40 Minuten nicht zu viel Zeit am Stück in Anspruch nehmen und daher leicht in den eigenen Tagesablauf integriert werden können. Die Dauer der Module wird im Vorfeld angezeigt, was die Planung weiter erleichtert. Mit einem Online-Tool wie THAO kann auch die Dokumentation automatisch mit dem Abschluss einer Unterweisung erfolgen und bei Bedarf mit einem Klick aufgerufen werden. Bei Audits kann darüber auch Jahre später noch leicht nachgewiesen werden, welche Unterweisung wann und für wen stattgefunden hat. Revisionen und Änderungen der Inhalte selbst lassen sich ebenfalls sofort nachvollziehen.

So kann man die Wissensstände im Betrieb leicht feststellen – und bei umfangreichen Änderungen Unterweisungen mit den aktualisierten Inhalten anstoßen, etwa, wenn sich Gefahrstoffkennzeichen verändern und alte nicht mehr eingesetzt werden dürfen. Mit dieser revisionssicheren Dokumentation von Unterweisungen schafft ein Tool wie THAO also die für Unternehmen erforderliche Rechtssicherheit. Unternehmen können damit etwa bei Schadensersatzforderungen oder der Prüfung rechtlicher Schritte durch Dritte ihre Haftung ausschließen und finanzielle Forderungen abwenden.

Mit diesem Tool ist es ebenso möglich, wichtige interne Informationen an alle Mitarbeiter zu verteilen und dabei sicherzustellen, dass diese auch zur Kenntnis genommen werden. Dies können z.B. Informationen über Baustellen im Betrieb mit temporär geänderten Fluchtwegen sein. Auch die Dokumentation durchgeführter Präsenzunterweisungen, wie es z.B. bei der Vermittlung von Betriebsanweisungen erforderlich ist, lässt sich unkompliziert durchführen.

Controlling bei Online-Arbeitsunterweisungen

Für das Controlling in Online-Tools für Arbeitsschutzunterweisungen gibt es verschiedene Systeme, zum Beispiel festgesetzte Verweilzeiten pro Präsentationsfolie, um zu gewährleisten, dass der Mitarbeiter nicht etwa schnell weiterklickt, sondern die Inhalte auch tatsächlich liest. Das Problem dabei: Ein solcher Ansatz berücksichtigt nicht die verschiedenen Kenntnisstände der Belegschaft – im Worst Case tritt bei Mitarbeitern mit hohem Kenntnisstand der Effekt ein, dass sie durch die Schulungsinhalte gelangweilt werden. THAO setzt dagegen auf die Vermittlung von Kernbotschaften, die sich nach der Präsentation als Multiple-Choice-Quiz abfragen lassen. Dabei variieren Fragen und Reihenfolgen, um Automatismen zu vermeiden.

Bei Fehlern wird der Mitarbeiter auf die entsprechende Seite der Präsentation verwiesen und erneut auf die Frage geleitet. Liegt er wieder falsch, wird er für 24 Stunden gesperrt. Das System erfasst hierbei nicht, wie lange ein Mitarbeiter für die Schulung benötigt. Automatisch generierte Emails informieren den Vorgesetzten, wenn ein Mitarbeiter mit der Durchführung der Unterweisung in Verzug ist. Er kann dann darauf hinwirken, dass die Unterweisung durchgeführt wird oder das Problem hocheskalieren. Hier muss der Vorgesetzte sicherstellen, dass die Unterweisung tatsächlich erfolgt.

Online-Tool bietet viele Vorteile

Kein organisatorischer Aufwand, keine Kosten für externe Seminare, kein Kopfzerbrechen wegen nicht revisionssicherer Dokumentation: Werden Arbeitsschutzunterweisungen mit einem Online-Softwaretool durchgeführt, lassen sie sich leicht in den Alltag integrieren und können damit schnell und effektiv erledigt werden. Die Belegschaft ist damit stets auf dem neuesten Stand – und dank der automatisierten Dokumentation kann dies stets nachgewiesen werden, was Rechtssicherheit in Unternehmen schafft.

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