Arbeitsprozesse: So setzen Unternehmen einen effizienten Workflow um

Ineffiziente, nervenaufreibende Arbeitsprozesse durch fehlende Automatisierung: Der digitale Workflow der Zukunft lässt in vielen deutschen Unternehmen noch auf sich warten. Fehlende Automatisierung von ermüdenden Routineaufgaben und schlecht integrierte, benutzerunfreundliche Tools rauben Mitarbeitenden den letzten Nerv. Aktuelle Studien zeigen, dass die mentalen Belastungen am Arbeitsplatz zunehmen. Der aktuelle Report „State of Burnout in Tech 2022“ von Yerbo macht deutlich: Arbeitnehmer stehen zunehmend unter Stress. Die Mehrheit der Befragten fühlt sich körperlich und emotional erschöpft und fast die Hälfte hat ein erhöhtes Burnout-Risiko.

Viele Arbeitnehmer klammern sich daran, das bisher vorherrschende Arbeitsmodell wiederzubeleben und die Belegschaft wieder ins Büro zu drängen. Anstatt das ,,New Normal” zu akzeptieren und in die Optimierung des digitalen Arbeitsumfelds zu investieren.  Ein fataler Fehler. Gerade jetzt, in Zeiten eines sich zuspitzenden Fachkräftemangels und einer drohenden Kündigungswelle, gewinnen diejenigen Arbeitgeber, die Mitarbeitern die gewünschte Autonomie gewähren. Mithilfe intelligenter und gut integrierter Tools gelingt es, produktive Arbeitsprozesse und einen digitalen Workflow einzuführen.

Manuelle Arbeitsprozesse bremsen das Potenzial aus

Gerade im Bereich der Content-Erstellung und -Verwaltung wird die Belegschaft häufig sich selbst überlassen. Laut einer aktuellen Studie von Templafy, für die über 600 deutsche Arbeitnehmer aus verschiedenen Branchen befragt wurden, ist die Content-Erstellung für knapp die Hälfte gar die wichtigste Komponente ihres Jobs. Hier verbirgt sich somit ein häufig unterschätztes Optimierungspotenzial. Die Studie fand heraus, dass ein einziger Angestellter in Deutschland 15 Arbeitsstunden pro Woche mit der Erstellung von Content verbringt.

Für zwei Drittel der Befragten bleiben dadurch häufig andere Aufgaben auf der Strecke.  Ein Großteil der Zeit wird dabei für das zeitintensive Zusammensuchen relevanter Inhalte aufgewendet, die intransparent erstellt oder abgelegt wurden. Somit arbeitet die Belegschaft aneinander vorbei statt miteinander.  Allzu oft werden dieselben Inhalte doppelt erstellt und es entsteht ein Versionschaos. Knapp 60 Prozent erstellt Content, den es bereits gibt und für die Hälfte der Mitarbeitenden ist es einfacher, das Unternehmenslogo zu googeln, als es im Ablagechaos zu finden.

Einhaltung von Branding und Compliance

Auch die Prüfung der manuell erstellten Inhalte ist ein ressourcenaufwendiges Unterfangen. Gerade unter den zahlreichen Richtlinien für die Bereiche Branding und Compliance sowie IT Security. Es ist demnach nicht verwunderlich, dass Fehler häufig übersehen und teilweise in andere Dokumente übernommen werden. 85 Prozent der Befragten befürchten Umsatzverluste, zurückzuführen auf fehlerhafte und inkonsistente Dokumente – mit gravierenden Folgen. Denn eine inkonsistente Markenkommunikation oder die fehlende Einhaltung von Compliance-Richtlinien schaden der Reputation des Unternehmens und können im schlimmsten Fall sogar rechtliche Konsequenzen mit sich ziehen. Somit stehen Mitarbeiter unter zunehmenden Druck, welcher sich durch Stress und mentale Einbrüche bemerkbar macht. Die Zeit und Energie für fachlich relevante Tätigkeiten bleibt häufig auf der Strecke und lässt Mitarbeiter mit dem Gefühl zurück, durch unproduktive Arbeitsprozesse behindert zu werden.

Mit Content-Lösungen die Kontrolle zurückerlangen

Die Erstellung und Verwaltung von Business Content, als bedeutungsvolles Instrument des Geschäfts und Bindeglied zwischen zentralen Stakeholdern, obliegt meist der Verantwortung jedes einzelnen Mitarbeitenden. Genau hier muss ein Umdenken stattfinden. Es ist im digitalisierten Arbeitsumfeld und in Zeiten von Remote Work, durch zunehmend intransparente Prozesse, schlichtweg unmöglich, die Kontrolle über Business Content und damit verbundene Arbeitsprozesse zu behalten. Immer öfter stellt sich bei Arbeitnehmern ein Gefühl der Überforderung ein, wenn sie von der Flut an Daten und Informationen in unterschiedlichsten Kanälen überrollt werden.

Der eigene Anspruch, den Überblick zu behalten und auf dem neuesten Stand zu sein, stellt unter diesen Umständen jedoch eine ungeheure mentale Belastung dar. Umso wichtiger ist es, die überlasteten und immer häufiger ausgebrannten Mitarbeitenden aus der Verantwortung zu ziehen und ihnen durch den Einsatz konsolidierter, unterstützender Technologien einen sicheren, effizienten Workflow ohne unangenehme Störungen, wie dem ständigen Wechseln zwischen verschiedenen Tools, und Informations- Überfluss zu ermöglichen.

Arbeitsprozesse – die Rolle der Content Owner

Durch neue Content-Technologien werden den Mitarbeitenden genau die Inhalte bereitgestellt, die sie benötigen – in den üblichen Workflows und den bereits genutzten Anwendungen, wie Microsoft Office oder Google Workplace. Nutzer können durch kontinuierliche Arbeitsprozesse in kürzester Zeit hochwertige und aussagekräftige Dokumente erstellen. Die Verantwortung über die Dokumente und Inhalte beschränkt sich auf sogenannte Content Owner, beispielsweise aus der Marketingabteilung, die bestehende Dokumente, Textbausteinen und Bildmaterial auf Marken- und Compliance-Konformität prüfen. Bei Anpassungen der Inhalte können diese in ekundenschnelle unternehmensweit aktualisiert und auf alle relevanten Dokumente übertragen werden.

Diese Funktion ist ausschließlich dem Content Owner vorbehalten. Somit kann garantiert werden, dass fertiggestellte Business Dokumente den aktuellen Vorgaben entsprechen. Sowohl die Marke als auch die allgemeine Reputation des Unternehmens profitieren davon maßgeblich. Durch Content-Enablement-Technologien gewinnen Unternehmen die Kontrolle über dezentral erstellten Content zurück. Und Mitarbeiter erstellen in kurzer Zeit hochwertige Business Dokumente, ganz ohne unangenehmes und zeitintensives Zusammensuchen und langwierige Iterationsschleifen. Es wird endlich der ersehnte Raum geschaffen, um die wesentlichen Arbeitsaufgaben fokussiert abzuarbeiten. Dabei können die Teams stets auf fehlerfreie, Marken- und Compliance-konforme Business Inhalte vertrauen.

Über den Autor: Christian Lund ist Co-Founder von Templafy, einer modernen Plattform für Dokumentensysteme. Als einer der Gründer von Templafy vertritt Christian Lund die Mission, vernetzte Inhalte in Arbeitsprozesse einzubinden. So werden Unternehmen dabei unterstützt, ihre Belegschaften aufeinander abzustimmen. Und die Mitarbeiter in die Lage versetzt, schneller markengerechte und leistungsstarke Geschäftsinhalte zu erstellen. Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung in diesem Bereich hat Christian Lund bei Templafy dazu beigetragen, den Übergang von On-Premise-Systemen zu Software-as-a-Service-Lösungen für das Management von Dokumenteninhalten und -vorlagen bei Unternehmen voranzutreiben. Lund war zuvor als Direktor bei SkabelonDesign und als Strategieberater bei Berlingske Media tätig. (sg)

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