Arbeitsplatz: Wie das Arbeiten im Büro wieder beliebt wird

Dem Aufruf nach Anwesenheit im Büro kommen viele Mitarbeiter jedoch nur murrend nach: Zwang weckt schließlich Widerstand. Dennoch ist nachvollziehbar, warum sich so viele Firmen mehr Präsenz vor Ort wünschen. Schließlich geht es am Arbeitsplatz im Büro nicht nur darum, Aufgaben abzuarbeiten, sondern auch um Kontakte und Networking. Nur durch persönlichen Austausch entstehen Vertrauen, Zusammenhalt und Inspiration. Gerade introvertierte Mitarbeiter laufen Gefahr, im Homeoffice den Anschluss an ihr Team zu verlieren. Und neue Teammitglieder finden ihn womöglich gar nicht erst.

Das zufällige Gespräch am Schreibtisch oder auf dem Gang sind gute Gelegenheiten, die Kolleginnen und Kollegen besser kennenzulernen. In der Kaffeeküche entstehen oft die besten Ideen für wichtige Verbesserungen oder sogar neue Produkte – im persönlichen Austausch steckt also viel Potenzial. Muss man die Kolleginnen und Kollegen hingegen erst anrufen, um eine vage Idee zu besprechen, ist das eine Hürde, die die wenigsten nehmen. Ein vielleicht vielversprechendes Projekt wird also nie ausgesprochen. In virtuellen Treffen diskutieren Teams zudem meistens nur über konkrete Aufgaben. Abseits der Arbeitsthemen kommen nur selten Gespräche zustande, vor allem, wenn sich die Menschen nicht schon aus der Vor-Pandemie-Zeit kennen.

Arbeitsplatz: Onboarding neuer Mitarbeiter wird schwieriger

Das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen ist zudem in einem Remote-Format sehr viel schwieriger. Insbesondere Berufseinsteiger können Alteingesessenen nicht einfach über die Schulter schauen. Nur das Büro bietet ein Umfeld, bei dem neue Mitarbeitende schnell und anschaulich Unterstützung erhalten. Während man das Tagesgeschäft tatsächlich von überall aus erledigen kann, ist das Büro für das Onboarding, das Miteinander und spontane Brainstormings weiterhin unersetzbar. Doch was motiviert Mitarbeitende, wieder öfter vor Ort zu arbeiten?

Vorgesetzte haben hier zunächst eine klare Vorbildfunktion. Ihre regelmäßige Anwesenheit im Büro ist wichtig, weil Teams so unkompliziert Rücksprache halten können. Darüber hinaus können auch Anreize wie Massagen, gemeinsame Mittagessen oder ein Zuschuss zum ÖPNV-Ticket dafür sorgen, dass Mitarbeiter wieder häufiger vor Ort sind. Auch wenn es banal ist, die Menschen mit Essen zu locken – Pizza und Co. ziehen fast immer. Es ist Aufgabe der Unternehmen, der Belegschaft wieder den Mehrwert des Büros zu verdeutlichen. Ein gut ausgestatteter Arbeitsplatz allein genügt nicht – den haben Remote-Mitarbeiter zu Hause auch. Das Büro sollte also zu einem attraktiven Ort mit viel Raum für Kollaboration und Kommunikation umgestaltet werden.

Smart Offices fördern die Zusammenarbeit

Solche Smart Offices sollten viele verschiedene Bereiche für Arbeit und Zusammenarbeit bieten – von Meeting-Räumen über Lounge-ähnliche Flächen und Co-Working Spaces bis hin zu Mehrpersonen- und Einzelbüros. So finden Mitarbeitende für jede Tätigkeit die passende Umgebung. Alle Arbeitsplätze sollten so ausgestattet sein, dass alles reibungslos funktioniert, die Nutzerinnen und Nutzer also keine Kabel einstecken, keine Adapter suchen, nicht nach dem WLAN-Passwort fragen oder sich über schlechte Verbindungen ärgern müssen. Remote-Arbeitende können über großformatige Displays an Meetings teilnehmen anstatt über ein schnell hingestelltes Notebook, das man kaum wahrnimmt.

NTT Ltd. hat zum Beispiel solch ein Smart Office in München eingerichtet. Unsere ersten Erfahrungen zeigen eine sehr positive Entwicklung: Es suchen tatsächlich wieder mehr Mitarbeitende das Büro auf, wenn auch oft nur stundenweise. Für uns ist das Smart Office eine Möglichkeit, um Büroarbeit in Zeiten von New Work attraktiv zu gestalten. Übrigens stehen wir mit unserem Projekt nicht allein da. Laut dem „Global Customer Experience Report 2023“ von NTT sind 91 Prozent der befragten Unternehmen der Meinung, dass sich eine bessere Employee Experience auf ihren Gewinn auswirken würde. Daher investieren ein Großteil der Unternehmen in Technologien wie beispielsweise Wi-Fi und rüsten ihre Besprechungsräume mit Videokonferenz-Systemen auf, um die Mitarbeiter für das Arbeiten im Office zu begeistern. Schließlich gibt es meiner Meinung nach nichts Besseres als das Büro, um Menschen einzuarbeiten, den Zusammenhalt im Team zu stärken und Ideen zu entwickeln – es wäre schade, wenn es ausstirbt.

Was ein Büro zum smarten Arbeitsplatz macht

Viele Unternehmen denken derzeit darüber nach, wie sie ihre Büros für die neue Arbeitswelt fit machen. Schließlich benötigen die meisten Mitarbeitenden keinen festen Arbeitsplatz mehr, sondern eine flexible Umgebung, die sie bei Bedarf aufsuchen und die sie optimal bei der digitalen Kommunikation und Kollaboration unterstützt. Ein solches Smart Office steigert die Produktivität, ermöglicht Innovationen und erhöht die Zufriedenheit. Zugleich eröffnet es Unternehmen die Chance, Kosten zu senken und nachhaltiger zu werden. Hier fünf wichtige Aspekte, die ein smartes Büro ausmachen:

1. Vielfältige Bereiche zum Arbeiten

Für unterschiedliche Tätigkeiten benötigen Mitarbeitende verschiedene Arbeitsumgebungen – das muss das Büro widerspiegeln. Gebraucht werden sowohl klassische Bürobereiche und ruhige Einzelplätze für konzentriertes Arbeiten als auch Co-Working Spaces, Lounges, Projekt- und Meeting-Räume, die den Austausch mit anderen erleichtern und eine kreative Zusammenarbeit fördern. Höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Stühle an den Arbeitsplätzen sind Pflicht, Lounges und andere Open Spaces dürfen hingegen auch gerne bunt und wohnlich sein. Hilfreich ist es zudem, wenn sich Flächen leicht umgestalten lassen, sodass sie beispielsweise für Besprechungen, Webinare und Vor-Ort-Veranstaltungen genutzt werden können.

2. Buchungssystem für Arbeitsplatz und weitere Räume

Haben Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz, herrscht oft Unsicherheit, ob und wo sich noch ein freier Schreibtisch finden lässt. Können sie einen Arbeitsplatz im gewünschten Arbeitsbereich oder einen Meeting-Raum vorab über ein Buchungssystem reservieren, verhindert ein solches System frustrierende Erlebnisse. Praktisch sind energiesparende E-Ink-Displays, die den Belegungsstatus direkt am Tisch oder Raum anzeigen und spontane Buchungen per Knopfdruck erlauben. Anwesenheitssensoren für Tische und smarte Videokonferenzsysteme liefern dann Informationen darüber, ob gebuchte Tische und Räume tatsächlich genutzt werden. Diese Daten helfen Unternehmen, die Auslastung zu ermitteln, um etwa Handwerksarbeiten in Zeiten geringerer Auslastung zu verlegen und zu verstehen, ob die Räumlichkeiten überhaupt zum Bedarf der Mitarbeitenden passen. Vielleicht werden auch mehr Projekträume und Co-Working Spaces benötigt?

3. Moderne technische Ausstattung am Arbeitsplatz

Ein Smart Office ist ein Wireless-only Office, in dem die Mitarbeitenden überall sofort loslegen können, ohne erst Kabel anzustecken oder Adapter zu suchen. Das erleichtert den reibungslosen Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen. Ein modernes Wi-Fi 6 oder 6E garantiert dabei schnelle und zuverlässige Verbindungen bis in den letzten Winkel. Zudem machen große Monitore an den Arbeitsplätzen das Arbeiten angenehm, während Smartboards und Videosysteme in den Projekt- und Meeting-Räumen bei Besprechungen unterstützen. Dank der Videosysteme sind auch die remote arbeitenden Kollegen gleichberechtigte Teilnehmer und nicht nur kaum wahrnehmbares Beiwerk auf einem kleinen Notebook-Display. Im Übrigen kann es durchaus sinnvoll sein, auch Küche, Pausenraum oder Open Spaces mit Videosystemen auszustatten. So können verteilt arbeitende Teams ihre Pausen gemeinsam verbringen und stärker zusammenwachsen.

4. Smarter Empfang für Besucher

Ein Infoterminal im Eingangsbereich ist eine praktische Hilfe für Gäste und auswärtige Kolleginnen und Kollegen. Sie können sich dort beispielsweise als Besucher registrieren, sodass die Mitarbeitenden, die sie erwarten, über ihre Ankunft informiert werden. Oder sie rufen einen Büroplan auf, um sich Meeting-Räume und andere Points of Interest (PoI) sowie den Weg dorthin anzeigen zu lassen. Via QR-Code oder NFC findet die Route unkompliziert den Weg aufs eigene Smartphone. Insbesondere in großen Büroumgebungen, die sich über mehrere Etagen erstrecken, stellt eine Indoor-Navigation auf Basis von Bluetooth oder WLAN sicher, dass sich niemand verläuft.

5. Gesunde Umgebung am Arbeitsplatz

Produktives Arbeiten ist nur in einer Umgebung möglich, in der sich die Mitarbeitenden wohlfühlen. Ist es zu warm, zu dunkel oder zu laut, führt dies – manchmal auch unbewusst – zu Stress, und die Leistungsfähigkeit sinkt. In einem Smart Office wachen daher Sensoren über Temperatur, Helligkeit, Lautstärke und Luftqualität (CO2-Gehalt, Luftfeuchtigkeit, Schadstoffgehalt). Zwar haben Unternehmen nicht immer Zugriff auf die Gebäudetechnik, um etwa die Heizung automatisch herunterzudrehen oder das Licht einzuschalten, wenn es notwendig ist. Doch Hinweise, zum Beispiel ein Fenster zu öffnen, lassen sich relativ leicht auf dem Desktop der Mitarbeitenden einblenden. Im einfachsten Fall vermag schon eine CO2-Ampel ans regelmäßige Lüften zu erinnern.

6. Optimierter Energieverbrauch

Ein smartes Büro ist nachhaltig und hilft, Kosten zu senken und die Umwelt zu schonen. Das fängt schon bei den Shared Desks an, durch die Unternehmen weniger Bürofläche benötigen. Und dadurch auch weniger Fläche beheizen und beleuchten müssen. Erfassen sie zudem die Belegung der Arbeitsplätze und Räume, können sie ungenutzte Bereiche und Tische gezielt stromlos schalten, sodass Geräte im Stand-by keinen Strom verbrauchen und das Licht nicht dauerhaft brennt. Im Idealfall kann auch die Heizungssteuerung an die Belegung gekoppelt werden.

Darüber hinaus gilt es, den Stromverbrauch einzelner Geräte und Bürobereiche möglichst granular zu messen, sei es mittels smarter Steckdosen, Kabelklemmen am Stromkreis oder Fingerprinting am Smart Meter. Denn nur so lassen sich große Verbraucher identifizieren und Optimierungspotenziale erkennen. Viele Netzwerkgeräte ermitteln ihren Stromverbrauch praktischerweise gleich selbst. Und moderne Access Points können sogar die Sendeleistung reduzieren, wenn nur wenig Datenverkehr anfällt. (sg)

Lesen Sie auch: Managed Services: Unternehmen haben Nachholbedarf bei Digitalisierungsinitiativen