Agile IT dank Software-Upgrade

Ein agile IT-Infrastruktur scheitert nicht selten an der Angst vor zu hohen Implementierungskosten. Dabei ist ihre Umsetzung nicht zwangsläufig mit kostspieligen Neuanschaffungen oder einem hohen administrativen Aufwand verbunden. Oft lassen sich bereits bestehende IT-Systeme über ein Software-Upgrade signifikant erweitern und um eine Vielzahl digitaler Funktionen ergänzen.

Integrierte Abläufe mit durchgängigen Prozessen

Eine entsprechend leistungsfähige Lösung ist die OfficeMaster Suite des Softwareherstellers Ferrari electronic aus Berlin. Von zahlreichen Unternehmen ursprünglich als Faxserver angeschafft, ist sie heute eine hochmoderne Unified-Communications-Lösung, die verschiedenste Kommunikationskanäle wie Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, SMS und Voicemail in einer einheitlichen, digitalen Arbeitsumgebung zusammenführt und die Basis für integrierte Abläufe mit durchgängigen Standards, Schnittstellen und Prozessen legt. Sie lässt sich unkompliziert und nahtlos in bereits vorhandene Groupware oder E-Mail-Clients integrieren und schafft optimale Voraussetzung für zahlreiche Digital-Workplace-Projekte, deren Abwicklung eine homogene Arbeitsumgebung erfordert. Regelmäßige Software-Upgrades stellen sicher, dass ihren Anwendern jederzeit eine hochmoderne Dokumentenaustauschlösung zur Verfügung steht, die den aktuellen Marktanforderungen und -entwicklungen entspricht.

Herzstück der OfficeMaster Suite ist der Standard NGDX. Dieser stellt einen DSGVO-konformen, manipulationssicheren Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen sicher und überträgt Dokumente als PDF, direkt und mehrfach verschlüsselt in das E-Mail-Postfach des Empfängers. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Entscheidend für vollständig digitale Prozesse ist, dass die Daten und Metadaten eines Dokuments mit übertragen und im Anschluss automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden. Auch diese Möglichkeit bietet ein Upgrade der OfficeMaster Suite.

Automatisiertes Auslesen der Dokumenten

Gehen Dokumente ein, die nicht per NGDX übertragen wurden, werden diese per Optical Character Recognition (OCR) mit einem Textlayer zur Texterkennung versehen und für die digitale Verarbeitung vorbereitet. Gescannte oder abfotografierte Texte aus Upload-Portalen müssen, wenn sie über die OfficeMaster Suite versendet werden, nicht mehr händisch übertragen werden, sondern können automatisiert ausgelesen, in Dokumentenmanagement-Systeme übertragen und digital weiterverarbeitet werden.

Dank einer neuen Web-API-Komponente ist es möglich, auch 3rd-Party-Produkte wie den e-Post-Service der Deutschen Post remote anzusteuern. Vorhandene Workflows bleiben auch ortsunabhängig bestehen und können nahtlos fortgeführt werden. Ebenfalls vollautomatisiert läuft das Konvertieren von Rechnungen in die Formate ZUGFeRD und XRechnung ab, die anschließend versendet und über eine Web-Schnittstelle direkt ins Portal der Bundesdruckerei hochgeladen werden können. Ein begrenztes Digitalisierungsbudget muss kein Grund für das Fortführen analoger Prozesse sein. Eine Vielzahl digitaler Funktionen lassen sich bereits durch ein Software-Upgrade bereits bestehender IT-Lösungen erreichen. Vor einer Neuinvestition sollte deshalb zwingend ein Check der bestehenden IT-Infrastruktur erfolgen.