14. Zukunft Personal, Fachmesse für Personalmanagement, steht vor der Tür

Technische Anwendungen durchdringen immer mehr Personalressorts in erweitertem Umfang: Lösungen wie digitale Personalakten oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung kommen heute aus der Cloud oder sind mobil abrufbar – zunehmend auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Die stärkere Einbindung der Mitarbeiter in die Personalverwaltung ist ein weiterer Trend, der sich auf der diesjährigen Messe Zukunft Personal abzeichnet. Vom 17. bis 19. September präsentieren mehr als 100 der insgesamt rund 650 Aussteller Software-Produkte und IT-Dienstleistungen für die Personalarbeit.

Er wird zunehmend zur Rarität, auch in kleineren Unternehmen: der Aktenordner mit Papier. Um Personaldaten und wichtige Prozesse zentral einsehen zu können, auch von unterwegs, steht die digitale Personalakte hoch im Kurs. Viele Softwarehersteller haben jüngst ihre Lösungen überarbeitet. Mittlerweile kommt das Thema auch als Cloud-Lösung oder als mobile Anwendung auf Tablet-PC und Smartphone daher – etwa beim HR-Dashboard von aconso, das der Softwarehersteller auf der Zukunft Personal erstmals öffentlich vorstellt: An diesem Arbeitsplatz haben Personaler Zugriff auf Dokumente der Beschäftigten, sie können den Stand wichtiger Prozesse einsehen und Mitarbeiter-Akten erstellen. Wie bei aconso sind die Produkte für digitale Aktenverwaltung oft mehrsprachig und somit international einsetzbar.

Aktenordner ade – auch für kleine Unternehmen

Zur Zukunft Personal bringt auch IQDoQ eine neue Lösung auf den Markt: die digitale Personalakte für kleine Unternehmen. Der Spezialist für Dokumentenmanagement-Software präsentiert die IQAkte Personal in einer „Starter Edition“, die für bis zu 150 Beschäftigte ausgelegt ist. Dabei können Personaler Mitarbeiterakten anlegen und die erforderlichen Stammdaten aus einem beliebigen Personalmanagement- oder Abrechnungssystem übernehmen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Mitarbeiter-Skills zu verwalten, so dass gesuchte Experten bei Bedarf schnell identifiziert sind. Viele Softwarehersteller werben mit einer immer kürzeren Einführungszeit für neue Produkte wie die digitale Personalakte. Auf der Zukunft Personal erhalten Personal- und IT-Verantwortliche wichtige Hinweise, wie sie einen solchen Turbostart bewältigen können, – und zwar im Einklang mit dem Datenschutz.

Mit IT Zeit und Kosten sparen

Zeit- und Kostenaufwand können Personalressorts auch beim Anlegen von E-Mail-Verteilern und Berechtigungsgruppen sparen – eine Tätigkeit, die noch immer viele Unternehmen manuell erledigen. Ingentis distribution.list bietet dafür eine neue Anwendung, die automatisch Zielgruppen ermittelt und Daten synchronisiert. Die Rewe Group hat die Anwendung bereits im Einsatz: Ralf Hinkenjann, IT-Experte im SAP-Projektteam des Handelskonzerns, berichtet in einem Vortrag über die Funktionsweise sowie über positive Auswirkungen auf die Belegschaft.

Ein entscheidender Aspekt dabei, Betriebe produktiver zu machen, ist neben der passenden Software auch die Einbindung der Mitarbeiter – etwa durch mobile und browserbasierte Lösungen für das Workforce Management. Mit dieser modernen Form der Personaleinsatzplanung sollen Unternehmen flexibler auf schwankende Auftragslagen reagieren können. Steffen Winkler, Product Manager von Atoss Software, stellt ein solches intelligentes Workforce Management vor, das für Mitarbeiter mehr Transparenz erzeugen und den Personalabteilungen mehr Zeit für strategische Aufgaben verschaffen soll.

Neuer Lohntyp: Cloud Computing erobert den Mittelstand

Auch zahlreiche Aussteller für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind mit neuen Produkten und gezielten Messeaktionen am Start. So beispielsweise Exact Software: In 15 Minuten analysiert der Softwareanbieter die aktuelle Abrechnungssituation eines Unternehmens und definiert den individuellen Lohntyp eines Betriebs mit möglichen Einsparpotenzialen. Ein Ergebnis steht dabei schon fest: Für KMU ist Cloud Computing in der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine kostengünstige Lösung, die in der Praxis immer mehr ankommt. Die Anbieter reagieren auf diese Entwicklung. So präsentiert beispielsweise das Softwareunternehmen Sage HR seine kürzlich gelaunchte Online-Lösung für die Lohnabrechnung auf der Zukunft Personal: Die Software soll vor allem Unternehmen unterstützen, denen es bisher zu komplex war, ihre Lohnabrechnung selbst zu übernehmen. Aufgrund von intuitiver Benutzerführung und sinkendem Hardware-Bedarf eignet sich die neue Cloud-Lösung laut Herstellerangaben vor allem für kleine und mittelständische Betriebe. Derlei Anwendungen bieten zudem die Möglichkeit, die Daten dem Steuerberater direkt zugänglich zu machen und so externen Bearbeitungsaufwand – mit entsprechenden Kosten – zu vermeiden.

Vertrauliche Personaldokumente sicher zustellen

Auch der IT-Dienstleister Datev, ein weiterer Aussteller der Messe, profitiert als Pionier für Lösungen aus der Wolke derzeit von der starken Nachfrage nach Cloud-Dienstleistungen, Software und Beratung. Doch viele Arbeitgeber hinterfragen die Sicherheit dieser Anwendungen auch bei Standardprozessen wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung kritisch. Unsicherheitsfaktoren bringt vor allem die digitale Kommunikation zur Prozessabwicklung mit sich – etwa der Austausch von Verdienstabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen oder Beitragsnachweisen zur Sozialversicherung zwischen der Finanzverwaltung, Steuerberatern und deren Mandanten. Sicherheit schreibt deshalb nicht nur das Datev-Rechenzentrum groß. HS – Hamburger Software etwa hat De-Mail der Deutschen Telekom in seine Anwendungen integriert: Diese elektronische Kommunikationsplattform auf Basis von E-Mail-Technologie soll gemäß dem De-Mail-Gesetz vom April 2011 einen „sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Geschäftsverkehr für jedermann“ im Internet ermöglichen. Weitere Vorteile laut Hamburger Software: Unternehmen verringern ihren Verwaltungsaufwand und sparen Portokosten. Auf die Sensibilität der Betriebe in puncto Datensicherheit reagiert auch der Veranstalter der Messe Zukunft Personal: mit der neuen Themenreihe „HR meets IT-Security“ am ersten Messetag.

Namhafte Aussteller in Halle für Hardware und Software

Die Anbieter für Hardware und Software im Personalmanagement belegen eine von vier Messehallen der Zukunft Personal (Halle 2.2). Zu den Ausstellern gehören wichtige Player wie aconso, Atoss Software, Bremer Rechenzentrum, Datev, ECKD EDV-Centrum für Kirche und Diakonie, Exact Software Deutschland, GiP Gesellschaft für innovative Personalwirtschaftssysteme, Hansalog, Haufe-Lexware, Haufe-umantis, HS – Hamburger Software, Kanne-Datenverarbeitung, perbit Software, Persis GmbH, rexx systems, RZV, Sage HR Solutions, SAP, SBS Software, Rechenzentrum Volmarstein oder tisoware Gesellschaft für Zeitwirtschaft.