1.000 Ordner weniger pro Jahr

Spezialmaschinen für die Pharma- und Kosmetikindustrie sind die Kernkompetenz der Crailsheimer Groninger & Co. GmbH. Im Hauptwerk in Crailsheim fertigen über 600 Mitarbeiter Anlagen für die pharmazeutische Industrie mit dem Schwerpunkt Flüssigabfüllung von Medikamenten. Im bayerischen Schnelldorf bauen 150 Mitarbeiter Anlagen für die kosmetische Industrie. Schließlich gibt es noch etwa 40 Mitarbeiter im Service- und Montagestandort in Charlotte, North Carolina, USA. Dazu kommen Vertretungen in über 35 Ländern. 850 Mitarbeiter erwirtschaften einen jährlichen Umsatz von über 100 Millionen Euro.

Von 1980 bis heute sorgen über 1.200 produzierte Verarbeitungsanlagen weltweit für die Verarbeitung von chemischen, kosmetischen und pharmazeutischen Präparaten. Heute liegt ein Schwerpunkt auf Anlagen für die Flüssigabfüllung von Spritzen und Vials sowie vor- und nachgelagerten Prozessen wie Reinigen, Sterilisieren und Abfüllen. Einkaufsleiter Thomas Ilg beschreibt die Kundenforderungen: „Der Kunde liefert uns eine Spritze und wünscht dazu eine Anlage mit einer Ausbringung von beispielsweise 16.000 Stück.“ Diese technischen Vorgaben müssen für jede Maschine neu konstruiert werden, so dass letztlich fast ausschließlich Unikate gefertigt werden.

Immer mehr Dokumente

Von Angeboten über Bestellungen, Konstruktionszeichnungen und Rechnungen bis zum zugehörigen Schriftverkehr besteht für eine Unmenge an Schriftstücken eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht. Bei Groninger füllte allein der Einkauf jährlich 600 bis 1.000 Ordner. „Wir konnten in den letzten Jahren stetig expandieren, so bekamen wir schließlich ein Platzproblem“, erinnert sich Ilg. Folglich beschloss die Geschäftsleitung, die Archivierung zu digitalisieren. Um ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu finden, führte man eine Ausschreibung durch, bei der letztlich drei Anbieter in die engere Auswahl kamen. Nach einer intensiven Evaluierung durch ein Keyuser-Team entschied man sich 2009 klar für das Easy-Archiv und das iCenter zur automatisierten Rechnungsverarbeitung der Firma Intex Informations-Systeme GmbH aus Lauf bei Nürnberg, einem Premium Partner der Easy Software AG.

Neben der Tatsache, dass die Ansprechpartner sehr kompetent waren, nennt Ilg einen weiteren wesentlichen Punkt: „Ganz wichtig war für uns eine optimale Einbindung in unser ERP-System PSIpenta. Da wollten wir eine optimale Kopplung und Kommunikation haben. Und hier war Intex führend.“ Vor allem bei der elektronischen Rechnungskontrolle spürt man, dass die Schnittstellen zwischen dem ERP-System und der Intex-Lösung sehr gut aufeinander abgestimmt sind und eine störungsfreie Rechnungskontrolle sicherstellen. Nach einer Implementierungsphase von gut einem Vierteljahr nahm man das System dann am 1. Oktober 2010 zunächst im Einkauf in Betrieb. In dieser Zeit schulte Intex auch zwei Keyuser, die anschließend als Multiplikatoren ihr Wissen an die Kollegen weitergaben. „Wir haben uns Zeit gelassen und es uns bewusst nicht einfach gemacht, um unsere Investition Schritt für Schritt auf lange Sicht optimal zu gestalten“, begründet Ilg den relativ langen Zeitraum.

Schnittstelle zum ERP-System

Darum führte man auch eine Reihe von Probeläufen durch und prüfte die Schnittstellen zum ERP-System und zur Finanzsoftware Varial auf Herz und Nieren, um eventuelle Kinderkrankheiten auszumerzen oder auch kleine Anpassungen einzuführen. „So mussten wir die Belegerkennungssoftware FrontCollectInvoice einlernen, damit sie die einzelnen, gelesenen Werte besser zuordnen kann“, nennt Ilg ein Beispiel. Jetzt liest die Software automatisch Daten wie Lieferantennummer und Belegdatum ein und ordnet sie der entsprechenden Bestellnummer zu. Anschließend testete man die gesamte Archivierung, indem man absichtlich Fehler einbaute und so die Sorgfalt und Richtigkeit des Systems sicherte.

Ein Zusatzmodul erlaubt es, die Daten, die der Einkauf über Microsoft Office erhält – also Word, Excel, Outlook ­– über einen Button automatisch zu archivieren. Es muss also nichts mehr ausgedruckt und gescannt werden, vielmehr wird alles anhand definierter Kennzahlen wie Bestellnummer, Lieferant oder Werkskennung sofort digital zugeordnet und archiviert – ohne Papier und auf Knopfdruck. So bearbeitet die Einkaufsabteilung heute zwei Schwerpunkte mit dem neuen System: Neben dem Easy-Dokumentenmanagement kommt noch das iCenter für die elektronische Rechnungsverarbeitung zum Einsatz.

Stapelweise Rechnungskontrolle

Dabei werden die eingegangenen Rechnungen kurz manuell besehen und Büro- und Heftklammern sowie doppelte Kopien entfernt. „Dann geht alles stoßweise in den Scanner“, beschreibt der Einkaufsleiter das weitere Vorgehen: „Ich mache da immer Päckchen mit 20, 30 Belegen.“ Wenn ein Beleg eingescannt ist, findet sofort eine automatische Belegprüfung statt, die Belege werden gescannt, erkannt, Bestellungen zugeordnet und einer Rechnungskontrolle unterzogen. Das System verteilt sie dann automatisch auf die einzelnen Sachbearbeiter. Jeder bekommt seine Rechnungen auf den Bildschirm und bestätigt sie oder unterzieht sie – falls es Abweichungen gibt – einer Detailprüfung. „Wir benötigen für die Rechnungskontrolle nur noch die Hälfte der Zeit“, ist sich Ilg sicher.

Seine Produkte stattet Groninger teilweise mit Werkszeugnissen aus, die den Kunden die Materialqualität bestätigen. Die Zeugnisse lagen früher in der Vorgangsmappe und begleiteten den Auftrag als Papierkopie, die dann auch öfter zerfleddert oder eingerissen optisch wenig ansprechend dem Kunden zur Verfügung stand. Heute ist die gesamte Dokumentation von Beginn an digitalisiert. Damit stehen die Dokumente ohne langes Suchen in kürzester Zeit zur Einsicht bereit oder können dem Kunden per E-Mail geschickt werden. Bestellungen, die aus dem ERP-System gedruckt werden, archiviert das System automatisch mit dem Druckauftrag. Umgekehrt verbucht es auch jede Rechnung, die das iCenter freigibt, automatisch in PSIpenta.  

Weniger Aufwand, mehr Effizienz

Auch über die Zusammenarbeit mit dem IT-Partner zeigt sich Ilg zufrieden: „Wir sind immer bestrebt, unsere Systeme effizienter einzusetzen und finden bei Intex kompetente Unterstützung.“ So hat man gemeinsam mit den Spezialisten aus Lauf im vergangenen halben Jahr einen weiteren Prozess optimiert: Früher mussten die Zeichnungen, die man den Lieferanten beistellte, immer aus dem Programm der Konstruktion abgeholt, ausgedruckt und per Fax verschickt werden. Heute findet dieser Zugriff automatisch statt; die Zeichnungen werden per E-Mail verschickt und gleichzeitig dem Archiv zugeführt. „Waren wir früher ein bis anderthalb Stunden damit beschäftigt, ist diese Zeit heute gleich null. Das läuft jetzt softwaretechnisch allein“, freut sich Ilg.

Die Crailsheimer Einkaufsabteilung fungierte bislang als Pilotabteilung mit der Absicht, die elektronische Archivierung und Rechnungsverarbeitung später auch auf andere Abteilungen zu übertragen. Inzwischen archiviert schon das Werk Schnelldorf elektronisch und nimmt im Herbst das iCenter in Betrieb. Die anfängliche Skepsis der Mitarbeiter, deren Arbeitsalltag sich durch die papierlose Bearbeitung komplett geändert hat, ist rasch geschwunden, da alle die Vorteile erkannt haben. „Ich glaube, niemand würde das DMS und das iCenter heute wieder hergeben, weil man die Vorteile sehr schätzt“, so Ilg. Im Verwaltungstrakt der Zentrale konnte man inzwischen eine komplette Etage freiräumen und der Firma produktiv etwa als Lagerfläche zur Verfügung stellen. Die Halbierung des Zeitaufwands bei der Rechnungsverarbeitung und die Automatisierung etlicher Prozesse erhöhen die Effizienz, minimieren die Fehlerquote und demonstrieren so den Erfolg der Kooperation zwischen Groninger und Intex, die auch künftig weitergeführt werden soll. (ak)