Studie: Frustrierte Mitarbeiter durch mangelhafte Spesenabrechnung

Eine unabhängige multi-nationale Studie zum Thema Spesenabrechnungen im Auftrag von Unit4, einem schnell wachsenden Anbieter von Unternehmensanwendungen für Service-Organisationen, kommt zum Schluss, dass mangelhafte Spesenabrechnungen sich negativ auf die emotionale Mitarbeiterbindung auswirken. Außerdem zeigt die Studie auf, dass angefallene Aufwendungen nicht immer geltend gemacht werden und Unternehmen davon mit bis zu 14 Milliarden Euro (basierend auf Daten aus neun Ländern) profitieren.

Für die Studie befragte das niederländische Marktforschungsinstitut Ruigrok ¦ NetPanel im August Fach- und Führungskräfte (Voll- oder Teilzeit) in Deutschland, den USA, Kanada, Großbritannien, Spanien, Frankreich, den Niederlanden, Belgien und Schweden. Die Ergebnisse basieren auf Antworten von fast 2.000 Mitarbeitern, wobei mindestens 200 Antworten aus jedem Land erfasst wurden.

Viele Mitarbeiter sind frustriert über die Spesenabrechnungspraxis ihrer Arbeitgeber.

Viele Mitarbeiter sind frustriert wegen der Spesenabrechnungspraxis ihrer Arbeitgeber.

 

Geschenke für den Arbeitgeber

Nicht weniger als ein Drittel der befragten Mitarbeiter gab an, dass sie manchmal Aufwendungen nicht geltend machen. Damit schenken sie ihren Arbeitgebern durchschnittlich 212 Euro im Jahr, die sie berechtigterweise zurückfordern könnten. Mitarbeiter in den USA liegen hier an der Spitze mit 17 Prozent der Befragten, die jährlich durchschnittlich 347 Euro (390 US-Dollar) ihren Arbeitgebern überlassen. Auf der Basis der aktuellen Arbeitsmarktzahlen summiert sich das auf über 8,7 Milliarden Euro (9,7 Milliarden US-Dollar) – fast zwei Prozent des Haushaltsdefizits des Landes von 500 Milliarden US-Dollar. In Deutschland rechnen 12 Prozent der Befragten durchschnittlich 292 Euro jährlich nicht ab. Das addiert sich zu einer Summe von 1,3 Milliarden Euro, die deutsche Unternehmen pro Jahr zurückzahlen müssten. In den anderen Länder liegen die Ergebnisse ähnlich: Frankreich (0,6 Milliarden Euro), Großbritannien (1,3 Milliarden Euro), Kanada (1 Milliarde Euro), Spanien (0,5 Milliarden Euro), die Niederlande (0,5 Milliarden Euro), Belgien (0,2 Milliarden Euro) und Schweden (0,17 Milliarden Euro).

Zu geringe Summen und vergessene Belege

Als Gründe wurden unter anderem genannt, dass die Summen zu gering seien, Belege vergessen wurden einzufordern oder verloren gingen – oder, dass schlicht vergessen wurde, die Aufwendungen einzureichen. Ein Viertel der Befragten gab an, dass er auf die Abrechnung verzichtet, weil der Prozess zu frustrierend und zeitaufwendig sei. Dies wirkt sich in vielen Fällen negativ auf die Einstellung der Mitarbeiter gegenüber ihrem Unternehmen aus und gipfelt in der Kündigung. In einigen Ländern wartet ein Viertel der Befragten länger als einen Monat auf die Begleichung, wobei in den meisten Fällen innerhalb eines Monats gezahlt wird.

Die meisten Forderungen werden innerhalb eines Monats beglichen, aber auch hier gibt es Ausnahmen.

 

Knapp bei Kasse

Die Kostenabrechnung in Unternehmen fördert in der Regel nicht die emotionale Mitarbeiterbindung. Es kann sogar so weit kommen, dass den Mitarbeitern das Geld ausgeht. Zwei von fünf (37 Prozent) der Befragten in den USA, die regelmäßig Spesen abrechnen, geben an, dass dies der Fall ist. In Frankreich, Spanien, Großbritannien und Kanada ist etwa ein Viertel der Befragten manchmal knapp bei Kasse. Die Frage, ob sie glaubten, dass ihr Arbeitgeber über die Kostenabrechnung durch sie einen finanziellen Vorteil erzielen würde, bejahen 42 Prozent der Befragten in den USA, zwei oder drei Mitarbeiter von zehn haben diesen Eindruck in einigen europäischen Ländern, im Vergleich zu nur einem von zehn in Deutschland. Von den befragten Mitarbeitern, die die Frage bejahen, geben durchschnittlich 28 Prozent an, dass dies ihre Einstellung gegenüber dem Unternehmen negativ beeinflusst.

Die Kostenabrechnung in Unternehmen fördert in der Regel nicht die emotionale Mitarbeiterbindung. Es kann sogar so weit kommen, dass den Mitarbeitern das Geld ausgeht.

 

Den Kampf um Talente gewinnen

„Wenn eines entscheidend ist für nachhaltige Wettbewerbsvorteile und die langfristige Stärke eines Unternehmens, dann ist es die Belegschaft. Studien zeigen, dass Mitarbeiter, die sich emotional gebunden fühlen, deutlich mehr Leistung bringen als solche, bei denen das nicht der Fall ist“, kommentiert Kara Walsh, Chief Human Capital Officer bei Unit4. „Diese Bindung wird von vielen Faktoren beeinflusst und Unternehmen, die für eine fürsorgliche und offene Arbeitsumgebung sorgen, werden den Kampf um die Talente gewinnen. Angesichts der hohen Recruiting-Kosten dürfte sich die Möglichkeit, wertvolle Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden, zweifellos auch auf das Endergebnis eines Unternehmens auswirken.“

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