Stammdaten fit machen für die Cloud

Digitalisierung beruht auf Daten. Besonders heute, wo immer mehr neue Technologien wie Big Data, Cloud-Lösungen und mobile Apps in den Unternehmen eingesetzt werden, ist eine „gesunde“ Stammdatenbasis die Voraussetzung für nahtlose Prozesse. Wer beispielsweise eine E-Commerce- und Omnichannel-Plattform aus der Cloud aufsetzen möchte, der sollte in den Stammdaten aufgeräumt haben. Um Unternehmen fit zu machen für die digitale Transformation, setzen Lösungsanbieter wie SAP-Partner cormeta längst auf speziell ausgebildete Technologieteams.

ERP-Stammdaten sind das Rückgrat logistischer Planungsprozesse in unserer Industrie. In Zeiten zunehmender Digitalisierung wird aber auch deutlich: Die Qualität dieser Daten wird selten beachtet und häufig überschätzt. Das zeigt sich sowohl in der täglichen Praxis, wenn Anwender digital auf Daten zugreifen und dabei Fehler entstehen, als auch beim Austausch von Daten zwischen verschiedenen Lösungen oder beim Wechsel von einem auf ein anderes System. Mangelnde Datenhygiene führt außerdem dazu, dass das tatsächliche Leistungspotential von beispielsweise Cloud-Lösungen kaum richtig genutzt werden kann.

Daten als Wirtschaftsgut betrachten

Spätestens wenn Cloud-Anwendungen, mobile Lösungen oder SAP S/4HANA im Unternehmen eingeführt werden, kommen erfahrungsgemäß erste Schiefstände zum Vorschein. „Daten sind heute ein Wirtschaftsgut, denen ein hohes Maß an Aufmerksamkeit, Zeit und Ressourcen gewidmet werden sollte“, rät Holger Behrens, Vorstand bei der cormeta ag in Ettlingen. Wer seine Stammdaten im Griff hat, könne Prozesse grundlegend optimieren, sofort in die Cloud starten und habe auch im digitalen Wettbewerb auf Dauer die Nase vorn. „Als langjährig erfahrener SAP-Partner unterstützen wir die Digitalisierung in den Unternehmen, indem wir Daten und Informationen so miteinander verknüpfen, dass ein gewinnbringender Mehrwert über die gesamte Wertschöpfungskette entsteht.“

Holger Behrens, Geschäftsführer von cormeta

Holger Behrens, Vorstand beim Ettlinger SAP-Partner cormeta ag: „Wer seine Stammdaten im Griff hat, kann Prozesse grundlegend optimieren, sofort in die Cloud starten und hat somit auch im digitalen Wettbewerb auf Dauer die Nase vorn – als langjährig erfahrener SAP-Partner unterstützen wir die Digitalisierung in den Unternehmen, indem wir Daten und Informationen so miteinander verknüpfen, dass ein gewinnbringender Mehrwert über die gesamte Wertschöpfungskette entsteht.“

Datenqualität bedingt das Tagesgeschäft

Ein hoher Automatisierungsgrad ist aber nur möglich, wenn Daten vollständig und richtig weitergegeben werden. Die ERP-Lösung dient Unternehmen dabei als zentrale Schaltstelle und Knotenpunkt – hier werden Stamm- und Bewegungsdaten in Datenbanken gehalten und verarbeitet. Zu den Stammdaten zählen alle langfristig gültigen Informationen wie etwa Kunden- und Lieferantenstammdaten, Materialstammdaten oder Arbeitspläne. Bewegungsdaten sind zeitbezogene, prozessorientierte und auftragsrelevante Informationen, die beispielsweise mit der Abwicklung von Kunden-, Fertigungs- und Bestellaufträgen in Zusammenhang stehen.

Die Qualität beider Datengattungen ist ausschlaggebend für das optimale Funktionieren einer Unternehmenssoftware. In der Realität zeigt sich jedoch häufig, dass gerade die Stammdaten der ERP-Systeme unvollständig, veraltet oder schlichtweg falsch erfasst sind. Folglich verläuft auch die tägliche Arbeit mit ERP nicht optimal, da das Potential der Systeme nicht in vollem Umfang genutzt werden kann.

Hauptmanko: Mangelnde Datenpflege

„Hinzu kommt, dass manche Unternehmen die Qualität der eigenen Stammdaten stark überschätzen und zu wenig Wert auf eine solide SAP-Basis legen“, weiß cormeta-Vorstand Holger Behrens aus langjähriger Erfahrung. Das werde dann spätestens bei einem Systemwechsel deutlich, wenn mit der systematischen Stammdatenbereinigung begonnen wird. Mit Cloud und Apps auf unsichere System- und Prozesslandschaften aufzusetzen, birgt zudem Risiken. Viele Anwender seien dann regelrecht verwundert über die mangelhafte Datenqualität, die sich in Wiederholungen, Unvollständigkeiten und Falschinformationen bemerkbar macht.

Mittelständische Kunden setzen zunehmend auf moderne Digitalisierungsstrategien und setzen bspw. Cloud-Anwendungen ein. Oft sind die Stammdaten in den Basissystemen aber nur unzureichend gepflegt – hier hilft das Basis- und Technologieteam von cormeta.

Umfragen haben auch längst den Hauptgrund dafür ausgemacht: Schlechte Datenqualität liegt im vermeintlichen Aufwand der Stammdatenpflege begründet. Das liegt zum einen am Tagesgeschäft, in dem kaum genügend Zeit dafür bleibt. Zum anderen verfügen KMU meist nicht über ausreichend Personal für die Systemadministration.

Unter dem Druck des Tagesgeschäfts nehmen viele sogar die suboptimale Nutzung ihres ERP-Systems in Kauf. So sind sich viele Anwender zwar des Potentials ihrer Lösungen bewusst, schrecken aber vor dem zusätzlichen Aufwand an Stammdatenpflege zurück. Anstatt sich damit auseinanderzusetzen, verzichten viele lieber auf die zusätzlichen Leistungsmerkmale. Im Klartext heißt das: Unternehmen bezahlen für Leistungsmerkmale von ERP, die sie im Grunde gar nicht nutzen, weil die Daten nie eingepflegt wurden.

Externe und interne Daten überwachen

Wie lassen sich also betriebliche Daten und Informationen sinnvoll und effizient pflegen? „Für ein effektives Datenmanagement müssen sowohl interne als auch externe Datenquellen berücksichtigt werden“, erklärt Holger Behrens. „Wenn zum Beispiel externe Daten nicht fortlaufend synchronisiert oder regelmäßig geprüft und auch aktualisiert werden, sind Instabilitäten und Fehler kaum zu vermeiden.“

Anfällig sind sowohl offizielle Daten wie etwa behördliche Vorschriften, die veralten und ungültig werden, als auch individuelle Daten zu Kunden, Partnern (Anschriften, Telefonnummern, Bankverbindungen) und Produkten. Auch originäre Daten, die das Unternehmen selbst definiert und erzeugt, müssen regelmäßig überprüft und nachgepflegt werden. Dazu gehören zum Beispiel sämtliche internen Leistungsinformationen wie etwa Teile- und Produktdaten, Warengruppen, detailgenaue Informationen zu Varianten, Bauweisen und Fertigungsprozessen sowie alle Bewegungs- und Bestandsdaten. Aus diesen Datenmengen lassen sich vielerlei Informationen ableiten sowie weitere Daten zur Planung und Steuerung betrieblicher Abläufe generieren, sodass gerade hier ein hoher Qualitätsanspruch der Maßstab sein sollte.

Doch in der Realität geschieht häufig das Gegenteil: Während an externe (vor allem zugekaufte) Daten hohe Qualitätsansprüche gestellt und eingefordert werden, wird die Datenqualität originärer Daten oft sträflich vernachlässigt. Meistens existieren weder Richtlinien noch sonstige Verfahren für die Erfassung, Pflege und Archivierung von Daten, ohne die aber eine Messung und dauerhafte Sicherstellung der Datenqualität kaum möglich ist.

Cloud erfordert Basisdatenpflege

Die großen Probleme treten dann auf, wenn Unternehmen weitere Schritte in Richtung Digitalisierung unternehmen und etwa mobile Lösungen anbinden oder mit SAP S/4 HANA auf BigData umrüsten wollen. Wer mit qualitativ mangelhaften Daten in das Rechenzentrum und die Cloud geht, der wird mitunter Schiffbruch erleiden. Sprich: bevor ein Business-Cloud-Projekt gestartet wird, gilt es, zunächst die benötigten Daten zu prüfen. Anbieter wie cormeta werben deshalb mit einem Rundum-Sorglos-Paket und stellen Anwendern ein Basis- und Technologie-Team zur Seite, das unter anderem auf effektive Stammdatenpflege spezialisiert ist. „Wenn wir mit unserem Team in ein solches Projekt einsteigen, dann heißt es meist, dass wir zuerst einmal die Hausaufgaben nachzuholen haben, also die Basis-Installation auf sichere Füße stellen und die Stammdaten in Schwung bringen“, sagt Holger Behrens. „Das fällt uns insbesondere bei Support-Kunden auf, deren SAP-Einführung wir nicht begleitet haben. Deren Basis-Installation heben wir zunächst auf unseren qualitativen Service-Level, bevor wir weitere Digitalisierungsschritte unternehmen.“

Denn ohne sichere Stammdatenbasis könnten neue Technologien wie Cloud-Services nicht erfolgreich aufgesetzt werden. „Diese Sorge haben unsere Bestandskunden nicht, sie sind auf der sicheren Seite, wenn es um den schrittweisen Cloud-Umstieg oder Big-Data-Implementierungen geht“, so Holger Behrens. Die Experten von cormeta warten die Systeme permanent und beraten die Anwender, was Datenpflege und Stammdatenmanagement anbelangt. Bei Fragen zu neueren Technologien und Digitalisierung würden die Kunden sie bereits automatisch mit ins Boot holen. „Das hat zwei Gründe: Keiner kennt die SAP-Installationen besser als unser Basis-Team. Und losgelöst vom Projektgeschäft kann sich unsere Abteilung SAP Services & Informationstechnologie wesentlich intensiver mit Themen wie beispielsweise Systemwartung und Stammdatenpflege auseinandersetzen.“

 

Häufige Fehler bei der Stammdatenpflege

  • Die Aktualität der Daten wird nicht regelmäßig überprüft
  • niemand trägt Verantwortung bzw. Verantwortlichkeiten sind nicht klar definiert.
  • Begriffe, Codes usw. sind nicht genau festgelegt und werden von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich interpretiert und gehandhabt.
  • Es gibt Mehrfachbedeutungen und keine einheitlich festgelegten Übersetzungen.
  • Die Verfügbarkeit von Informationen wird durch grob verteilte Zuständigkeiten, fehlende Schnittstellen und dezentrale Systeme erschwert.
  • Datenstämme und Informationen werden mehrfach im System angelegt (Datenredundanz erschwert die Datenpflege).
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