SEPA-Einführung: Vorsicht bei Lastschriften

Die Umstellung auf SEPA im kommenden Jahr bedeutet für die Wirtschaftswelt eine große Herausforderung. Der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC) rät Unternehmen, die Umstellung auf das europäische Zahlungsverfahren SEPA nicht länger hinauszuzögern und gibt nützliche Tipps. 

Ab 1. Februar 2014 werden die nationalen Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften durch ein europaweit einheitliches SEPA-Verfahren abgelöst. Während die Umstellung für Verbraucher weitgehend unbemerkt verläuft, müssen Unternehmen einige technische und organisatorische Vorkehrungen treffen. Wer noch keine Vorbereitungen zur Einführung von SEPA getroffen hat, sollte dies zügig nachholen, sonst würden hohe Mehrkosten und Liquiditätsengpässe drohen, so der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC) 

„Unternehmen sollten den Umstellungsaufwand nicht unterschätzen“, warnt Angelika Hilgers, Mitglied des BVBC-Präsidiums. „SEPA ist von firmenübergreifender Bedeutung und betrifft alle Abteilungen, die Rechnungen verarbeiten, ausstellen oder empfangen.“ Dazu zählen beispielweise die Bereiche Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und Marketing, aber auch die Personal- und Rechtsabteilung. Unternehmen sollten mindestens drei Monate für die firmeninternen Anpassungen einplanen.

Während sich die SEPA-Überweisung kaum von der deutschen oder EU-Standard-Überweisung unterscheidet, bringt die SEPA-Lastschrift einige Neuerungen mit sich. Besonders wichtig ist die frühzeitige Umstellung für alle Unternehmen, die von ihren Kunden in größerem Umfang Lastschriften einziehen. Sonst bleiben ab 1. Februar 2014 wichtige Zahlungseingänge aus und die Liquidität wird gefährdet. Zudem laufen Unternehmen Gefahr, dass sie ihre Verbindlichkeiten nicht fristgerecht begleichen können und sie mit Mahnungen sowie Strafgebühren überhäuft werden.

Was ist konkret zu tun? Zunächst ist zu prüfen, ob die betrieblich genutzten Programme bereits SEPA-fähig sind. Nicht selten sind für das neue Zahlungsformat Anpassungen notwendig. Bei ihrer Korrespondenz sollten Unternehmen neben der nationalen Kontonummer und Bankleitzahl auch die europaweit gültige „IBAN“ und „BIC“ angeben. IBAN steht für International Bank Account Number und BIC für Business Identifier Code. Zur Korrespondenz zählen nicht nur der Briefbogen, Rechnungen und Mahnungen, sondern auch die eigene Homepage. So können Geschäftspartner jederzeit auf die neuen SEPA-Daten zurückgreifen.

Für SEPA-Lastschriften benötigen Unternehmen eine Gläubiger-Identifikationsnummer, die auf der Internetseite der Deutschen Bundesbank zu beantragen ist. Zudem müssen Firmen für jeden Schuldner eine individuelle Mandatsreferenznummer vergeben, die sich eindeutig zuordnen lässt. Darüber hinaus sollten Unternehmen frühzeitig den Kontakt mit ihren Kreditinstituten aufnehmen, um eine neue Inkassovereinbarung abzuschließen.

Das bisher in der Bundesrepublik einheitlich gültige Lastschrifteinzugsverfahren wird durch zwei unterschiedliche Verfahren abgelöst: die „SEPA-Basislastschrift“ und die „SEPA-Firmenlastschrift“.

1. Die SEPA-Basislastschrift ist für Firmen- und Privatkonten vorgesehen. Vorteil: Schriftliche Einzugsermächtigungen können bestehen bleiben. Nachteil: Das Widerspruchsrecht verlängert sich aus Verbraucherschutzgründen auf acht Wochen.

2. Die SEPA-Firmenlastschrift ist nur für Firmenkonten anwendbar. Vorteil: Das Widerspruchsrecht entfällt. Nachteil: Der Zahlungspflichtige muss die Einzugsermächtigung gegenüber seinem Kreditinstitut erneut bestätigen.

Für beide Verfahren gilt, dass der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen vorab schriftlich über die SEPA-Umstellung unter Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer und der jeweiligen Mandatsreferenznummer informieren muss. Bei Abbuchungsaufträgen müssen Unternehmen grundsätzlich ein neues unterschriebenes SEPA-Lastschriftmandat einholen und dem Kreditinstitut vorlegen. Das Gleiche gilt für Einzugsermächtigungen, die nicht in Papierform vorliegen. Bei der Einholung von SEPA-Lastschriftmandaten sind ebenfalls die Gläubiger-Identifikationsnummer sowie die Mandatsreferenz im Formular anzugeben. Weiterführende Informationen sind online unter www.sepadeutschland.de abrufbar.

Die Tücken liegen auch bei der SEPA-Umstellung im Detail. Ein besonderes Augenmerk erfordert der Schriftverkehr mit den Kunden. Unternehmen tun gut daran, die Anschreiben textlich sorgfältig vorzubereiten und frühzeitig auszusenden. Denn es ist nicht damit zu rechnen, dass alle Kunden prompt reagieren. Unternehmen sollten sich darauf einstellen, dass mehrere Wellen erforderlich sind, um die gewünschten Unterlagen einzuholen. Auch wenn viele Programme eine automatische Umstellung auf SEPA-vorsehen, kann es dabei mitunter haken. Kommt es zu einer fehlerhaften Zuweisung drohen Falschzahlungen, denn Kreditinstitute nehmen ihrerseits keinen Namen-Nummern-Vergleich mehr vor. „Die Buchhaltung sollte die SEPA-Daten manuell überprüfen, sofern die Kapazitäten dies zulassen“, rät BVBC-Expertin Hilgers. „So wird das Risiko von Falschzahlungen deutlich reduziert.“

Es ist von Vorteil, dass ein Großteil der Kreditinstitute schon jetzt SEPA-fähig ist. Unternehmen können die bestehenden Zahlverfahren weiter nutzen und parallel die neuen Zahlverfahren testen. So lassen sich Unstimmigkeiten schnell erkennen und ausbügeln, ohne dass es zu weitreichenden Problemen kommt. Ratsam ist ein fester Termin- und Tätigkeitsplan, den ein Projektleiter koordiniert. Wer sich zu viel Zeit lässt, könnte sich sonst im Februar 2014 mächtig ärgern. BVBC-Expertin Hilgers betont: „Es wird keine Übergangsregelung geben und externe Berater sind schon heute ausgebucht.“ 

Quelle: Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC)

 

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