Rückblick auf die lobonet 2014

Am Anfang steht das Märchen von Rotkäppchen und dem Wolf. Als Beispiel für die mündliche Überlieferung wird es zum Ausgangspunkt einer Geschichte der Schriftgutverwaltung, die mit der Verschriftlichung der gesprochenen Sprache einsetzt und über Papyrus, Pergament und Buchdruck zum Computer und damit zum Dokumentenmanagement gegenwärtiger Prägung führt. – So schlug Prof. Dr. Manfred Mayer von der Messe München GmbH den Bogen von der Vergangenheit zur Gegenwart in seinem Vortrag auf der Lobonet („lobo“ von lateinisch lupus, der Wolf) 2014, die am 3. und 4. Juni im Kulturzentrum von Puchheim bei München stattfand. Die zahlreich erschienenen Partner, Kunden und Interessenten des Dokumentenmanagement-Anbieters DM Dokumenten Management GmbH, dessen Lösung lobodms im Mittelpunkt des Interesses stand, kamen auf ihre Kosten. Eine Reihe von Experten loteten die Dimensionen des Dokumentenmanagements aus, unterfüttert mit zahlreichen Praxisbeispielen vom Verwalten und Freigeben von Akten und Aufgaben über das Wissensmanagement mit lobosearch (der neuen Enterprise-Search-Lösung von lobodms) bis zum Rechnungseingangsworkflow mit lobodms.

Das Überführen der Papierdokumente in die digitale Form steht am Beginn des Dokumentenmanagements. Damit befasste sich Axel Schlender von Kodak Alaris Germany in seinem Vortrag über intelligentes Scannen und Erfassen in der Praxis mit Scannern, Multifunktionsgeräten und mobilen Endgeräten in verteilten und zentralen Anwendungen. Damit digitale Dokumente einen möglichst hohen Qualitätsgrad aufweisen, braucht es Scanner, die das Wesentliche erfassen und Unwesentliches herausfiltern. Demonstriert wurde mit einem Scanner aus dem eigenen Portfolio, dass auch zerknüllte und eingerissene Papiervorlagen kein Hindernis für ein scharfes Bild ohne störende Knickkanten sein müssen.

Papierloses Büro

Welchen rasanten Wandel die Dokumentenerfassung hinter sich hat, machte das Fallbeispiel der Wüstenrot-Bausparkasse in Salzburg deutlich: Waren in den 70er Jahren noch drei Millionen Dokumente auf Mikrofilm gebannt worden und hatte der PC mit Word und Excel dann Mitte der 80er Jahre Einzug gehalten,  arbeitet man heute mit einer modernen, auf lobodms basierenden DM-OCR-Lösung (optical character recognition = Texterkennung) und bietet papierlos elektronische Anträge und E-Services für den Kunden.

Weitgehend papierlos arbeitet auch die Steuerprüfungskanzlei HLB Stückmann in Bielefeld, die die Einführung des Dokumentenmanagementsystems lobodms mit DATEV-Schnittstelle im eigenen Haus vorstellte und sich als „sehr zufriedener Kunde“ sieht. Betont wurden dabei die stichtaggerechte Umsetzung des Projekts und der überschaubare Schulungsaufwand. Schwerpunkte im Projekt waren außerdem die Altdatenübernahme inklusive Verschlagwortung, Anhänge usw., die Anbindung an DATEV pro und die Integration in die vorhandenen Workflows, die dafür teilweise angepasst werden mussten. Die Einführung ging ohne nennenswerte Systemstörungen über die Bühne und es war kein Datenverlust zu beklagen.

Rund um die Schriftgutverwaltung gilt es auch, gesetzlichen Vorgaben zu genügen. Aufbewahrungspflichten, revisions- und fälschungssicheres Archivieren, aber auch datenschutzrechtliche Löschungsfristen müssen beachtet werden.

„Ohne Dokumentenmanagement schafft es keine Firma mehr, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden“, weiß Ulrich Emmert von der Stuttgarter Kanzlei esb Rechtsanwälte und stellvertretender Vorsitzender des VOI. Er nahm sich des Themas an und erklärte, was bei der E-Mail-Archivierung in Sachen Compliance zu beachten ist.

Abgerundet wurde die Veranstaltung durch das Integrations-Forum, wo Partner ihre Lösungen präsentierten und das reichlich Möglichkeiten zum Erfahrungs- und Informationsaustausch bot.

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