Optimiert und zeitsparend - Healthcare-Unternehmen Pari setzt auf ECM-System von ELO

Der Spezialist in der Atemwegstherapie Pari wollte alle Informationen aus den unterschiedlichen IT-Systemen zentral und hochverfügbar in einem Archiv bereitstellen. Daher lag die Einführung eines ECM-Systems nahe. Es sollte sich nahtlos mit dem eingesetzten Warenwirtschaftssystem verzahnen lassen und für eine Workflow-basierte automatisierte Rechnungsbearbeitung sorgen.

Pari ist ein weltweit aktiver Hersteller von Inhalationsgeräten zur Therapie von Atemwegserkrankungen mit rund 500 Mitarbeitern. Aus dem handwerklich orientierten Familienbetrieb ist die Pari-Firmengruppe entstanden, die mit eigener Forschungseinheit und Produktion international Standards in der Aerosoltechnologie setzt. Die Pari Medical Holding GmbH, Starnberg, koordiniert als Dachgesellschaft deren internationale Zielsetzungen und Aktivitäten. Sie übernimmt strategische Dienstleistungen für die Bereiche Finanzen, Informationstechnologie, Human Resources, Qualitätsmanagement und Zulassung von Medizinprodukten.

Um vorhandenes Wissen möglichst vielen Mitarbeitern zugänglich zu machen, beschloss Pari 2003, eine Software für Enterprise Content Management (ECM) einzuführen. Der enorme Dokumentenbestand sollte strukturiert abgelegt werden. Nach einer umfassenden Marktevaluierung entschieden sich die Verantwortlichen für die ECM-Software ELOprofessional aus dem Hause ELO Digital Office.

 

„Wir wollten eine Stelle, an der alles gefunden werden kann, unabhängig vom Standort. Die ECM-Software ist intuitiv zu bedienen und bietet die Flexibilität, individuelle Anforderungen einfach über Customizing oder Skripte abzubilden. Außerdem ließ sie sich nahtlos mit unserer Lösung für Enterprise Resource Planning (ERP) verzahnen“, begründet der Projektleiter Ronald Schmidt die Entscheidung. „Besonders hat uns gefallen, dass die Dokumente nur einmal vorhanden waren, obwohl wir die abteilungsbezogene Struktur beibehalten haben.“

Mit SAP eng verzahnt

Die Einführung der ECM-Software begann im Jahr 2003. Zuerst optimierte man das Handling der Eingangsrechnungen, danach wurden der Verkauf, das Service Center und der Einkauf angeschlossen. Seither gewährleistet die Dokumentenverwaltung, dass alle zu einem Vorgang gehörenden Objekte vollständig sind. Das enge Zusammenspiel mit SAP erfolgt über den ELO SAP ArchiveLink. Alle Belege, ob Ein- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Produktions- oder Kommissionierungsbelege, werden vollautomatisch archiviert. Für den Archivierungsvorgang übernimmt das ECM-System alle notwendigen Informationen zur Verschlagwortung direkt aus SAP. Dies ermöglicht eine schnelle Recherche.

Unternehmen Pari

 

Einen elementaren Nutzen zieht der technische Service aus dem System. Kommen Geräte zur Reparatur zurück, liegen generell Begleitschreiben bei. Im Servicebereich sollte jedoch – aus hygienischen Gründen – auf Papier verzichtet werden, was sich durch die Erfassung der Dokumente direkt am Posteingang umsetzen ließ.

Flexibel und sicher dank elektronischer Signatur

2009 führte Pari die elektronische Signaturlösung von intarsys consulting ein. Denn eine rechtsgültige Unterschrift war Voraussetzung, um die Geschäftsprozesse via Workflow zu automatisieren. Sie ermöglicht neben der direkten Einzelsignatur von Dokumenten oder Workflow-Prozessen auch die Stapelsignatur von Massenbelegen sowie Ausgangsrechnungen. Die automatische Signatur-Verifikation garantiert dabei die Ordnungsmäßigkeit bereits signierter Belege im Archivierungsprozess.

Pari nutzt zudem die Versionsverwaltung im Rahmen des elektronischen Workflows, u.a. für Änderungsanträge. „Können die einzelnen Versionen signiert werden, dann wird die jeweils ältere in dem Moment inaktiv, in dem eine neuere aktiviert wird. Dies steigert die Effizienz und Transparenz der jeweiligen Prozesse“, so Schmidt.

Hochverfügbarkeit dank ECM-Upgrade

Aufgrund der wachsenden Anforderungen erfolgte 2015 ein Upgrade auf die mandantenfähige Version ELOenterprise. Hauptziel war, die „Arbeitslast“ auf mehrere Server zu verteilen – und damit das Ausfallrisiko zu senken. Denn mit der ECM-Suite lassen sich einzelne Komponenten frei auf verschiedene „Maschinen“ übertragen.

 

Im Zuge der Umstellung wurde ein Load Balancing eingerichtet, um die verschiedenen ECM-Server für den Benutzer unsichtbar zu gestalten. Seitens der Administration verbinden sich alle ELO-Clients mit einer bestimmten Adresse, die dann die Verteilung an die einzelnen Server übernimmt. Gleichzeitig ließ sich mit dieser neuen Architektur auch ein Active/Passive-Cluster realisieren. Dadurch werden jetzt bestimmte ECM-Komponenten doppelt vorgehalten, um im Falle eines Ausfalls das System in wenigen Minuten wieder lauffähig zu machen.

Um die Lastenverteilung und damit die Performance zu optimieren, wurden zwei identische ELO-Tomcat-Server konfiguriert, denen ein kleiner Server vorgeschaltet wurde. Die Experten des langjährigen ELO-Business-Partners Gerling Consulting GmbH haben hierfür eine Linux-Maschine eingerichtet, die mit einem Apache2-Web-Server als Load-Balancer arbeitet. Die Vorteile:

  • Alle Anfragen laufen über die Linux-Maschine, die – abhängig von der Last auf den beiden ELO-Servern – die Anfragen verteilt.
  • Fällt der Tomcat-Server aus, bemerken die Benutzer nur wenige Sekunden Verzögerung, bevor sie automatisch auf den zweiten umgeleitet werden.
  • Sollte die Hauptmaschine komplett ausfallen, wird der passive Tomcat-Server hochgefahren, um die Aufgaben zu übernehmen. Die Anwender können sich auch hier innerhalb von wenigen Minuten neu verbinden und problemlos weiterarbeiten.
  • Einfachere Updates: Man kann den passiven Server komplett updaten und den aktiven herunterfahren. Alle Benutzer verbinden sich dann mit dem bisher passiven, und der bislang aktive Server kann nun aktualisiert werden.
  • Die Anfragenlast ist gleichmäßig auf die Server verteilt; dadurch verbessern sich die Antwortzeiten des Servers in allen Clients.

 

Fazit und Ausblick

„Wer den Nutzen in Euro und Cent errechnen will, hat den Wert eines ECM-Systems nicht verstanden. Hier geht es vielmehr um den schnellen Zugriff auf Informationen und damit um optimierte und zeitsparende Prozesse – und die daraus resultierende positive Motivation der Mitarbeiter“, so der Projektleiter. “Die flexiblen Verschlagwortungs- und Suchmöglichkeiten der Search-Engine beispielsweise sind einfach genial. Oft sind scheinbar nebensächliche Schlagworte die wichtigsten. Dass sich diese so problemlos ändern lassen, fördert die Akzeptanz der ECM-Software enorm.“

Das ECM-System erfuhr insgesamt eine positive Resonanz bei den Mitarbeitern. So lassen sich Urlaubsanträge, Freigaben, Testdokumente oder hausinterne Dokumente, die zuvor manuell unterzeichnet wurden, elektronisch signieren und anschließend rechtssicher ablegen. Ein- und Ausgangsrechnungen werden über Workflows automatisiert bearbeitet und dann in SAP verbucht.

Insgesamt passt sich das ECM-System dank seiner offenen Systemstruktur den sich wandelnden Gegebenheiten auf Unternehmensebene flexibel an. Die Mitarbeiter lassen es durch ihre Arbeit wachsen und fügen je nach Bedarf neue Funktionen hinzu.

0
RSS Feed

Hat Ihnen der Artikel gefallen?
Abonnieren Sie doch unseren Newsletter und verpassen Sie keinen Artikel mehr.

Mit einem * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder!

Neuen Kommentar schreiben

Entdecken Sie die Printmagazine des WIN-Verlags