Nach SEPA ist vor SEPA

SEPA kommt, das steht fest. Aber trotz aller mahnenden und Unheil beschwörenden Vorhersagen gilt es, einen kühlen Kopf zu bewahren. Die SAP FI-CO-Experten der cormeta ag geben nützliche Tipps zum Vorgehen.

Auf dem jährlichen Rechnungswesen-Fachtag der cormeta ag im November an der Frankfurter School of Managment & Finance teilten die Fachexperten der cormeta ihre bisherigen SEPA-Erfahrungen aus der Praxis mit. Dabei wurde deutlich, dass das Thema SEPA anfangs noch relativ klar definiert zu sein schien, im Laufe der Zeit jedoch eine Reihe an Änderungen hinzukommen sind. Die Experten der cormeta empfehlen aus der Erfahrung mit etlichen SEPA-Umstellungen bei ihren SAP-Anwendern drei Projektschritte:

1. Neue Zahlwege einrichten

2. Stammdaten ändern und ergänzen

3 Umsetzungsprozess und Produktivstart

Saubere Vorbereitung für nahtlose Umstellung

Die Gläubiger-ID sollte rechtzeitig beantragt werden, damit sich nicht deswegen die Tests verzögern. Wenn mit den neuen Zahlwegen begonnen wird, sollte man prüfen, ob nicht auch alte Zahlwege wie etwa die bislang nicht verwendete Checkbearbeitung verwendet und ggf. nie verwendete Zahlwege gelöscht werden können. Sobald das alles im Rechnungswesen geklärt und in SAP FI-CO eingestellt ist, kann ein Test der erzeugten Datenträger über die Bank oder das Bankingprogramm erfolgen.

Sanft zu neuen Zahlwegen

In einem zweiten Projektschritt werden die Stammdaten ergänzt und die neuen Zahlwege eingetragen. Ein spezielles Umstellungstool bietet dabei einen "sanften" Übergang, so dass die Fibu parallel mit alten und bereits neuen Zahlwegen arbeiten kann. Und damit die benötigte BIC auch ins SAP-System gelangt, ist der Bankenstamm zu aktualisieren und alle Bankverbindungen sind mit einer gültigen IBAN-Nummer zu versehen. Hierfür bietet SAP für einige Länder Datenextraktionen an, die dann über Tools die Umstellung vornehmen.

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Wer eine große Anzahl an Debitoren und Kreditoren im europäischen Ausland hat, der sollte beachten, dass nicht alle Länderportale von SAP gleich unterstützt werden. Auch das sollte laut cormeta unbedingt im Vorfeld schon geklärt sein, um hinterher Verzögerungen im Zahlungsverkehr zu vermeiden. Eine weitere mögliche Fehlerquelle ist die Mandatserstellung aus den bisherigen Stammdaten. Dabei ist rechtzeitig festzulegen, wie die Nummernvergabe der Mandate und die Umstellung vorhandener Lastschriften auf SEPA-Mandate erfolgen soll. Und auf keinen Fall vergessen, dass die Informationen über die Kontoauszüge auch wieder ins System zurücklaufen, das heißt, dort sind ebenfalls die neuen GVCs (Geschäftsvorfallcodes) zu vervollständigen.

SEPA verstehen

Bevor der Hebel dann endgültig auf SEPA umgelegt wird, ist es ratsam, die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung mit der Mandatsverwaltung in SEPA vertraut zu machen. Sie müssen wissen, wie Änderungen durchzuführen, Neukunden und Mandanten manuell anzulegen sind, wie Zahllauf und Ablauf des Einzugs erfolgen. Wird die Pre-Notification als Vorablauf zum Einzugslauf eingesetzt, ist der dadurch veränderte Prozess zu erläutern, da der Zahllauf einen weiteren Zwischenschritt bekommt.

Wegen der Pre-Notification per se brauchen sich die SAP-Anwender keine Gedanken zu machen, denn diese ist durchgängig in SAP abbildbar: Eine Lastschriftankündigung lässt sich in SAP einplanen und direkt aus dem Zahllauf heraus versenden. Dafür steht in der SAP-Maske ein weiterer Button für die Lastschriftankündigung zu Verfügung. Der große Vorteil dabei: Die Lastschriftankündigung lässt sich auf Knopfdruck ebenso wieder löschen.

Die cormeta-Experten empfehlen in dem komplett neuen Formular – früher erfolgte eine Zahlungs-Pre-Notification auf dem Formular für das Avis – darauf zu achten, dass bei einem Pre-Notificationvorschlag nicht unweigerlich der gesamte Kunde gesperrt ist, sondern nur die in der Pre-Notification enthaltenen Posten. Und damit die Pre-Notification nach SEPA schließlich auch wirklich reibungslos funktioniert, ist zuvor das Einspielen des SAP-Support-Packages von März 2013 notwendig. In dem aktuellsten Support-Package lässt sich zudem das neue XML-Format für den Kontoauszug (camt.053) auswählen, so dass es mit dem elektronischen Kontoauszug eingelesen werden kann.

Auch 2014 wird man sich mit SEPA noch weiter beschäftigen müssen. Viele Banken bieten bereits das neue Kontoauszugsformat camt.053 an. Falls noch nicht geschehen, kann die Umstellung auf das verkürzte Lastschriftverfahren, die sogenannte COR1-Lastschrift, erfolgen. Auch gibt es neue Formatversionen, in der sich diese tatsächlich europaweit einander annähern. Letztlich wird die Zeit zeigen, wo es weiteren Optimierungsbedarf gibt.

Wichtige Tipps zur SEPA-Einführung

- SEPA-Lastschriften unbedingt mit allen Hausbanken testen, da es durchaus Unterschiede gibt, wie die Banken die Standarddateien aus SAP interpretieren.

- Nach der SEPA-Umstellung auf das Ausdrucken der Avise ggf. verzichten, da diese mit der Pre-Notification identisch sind, wenn man die neue SAP-Lösung verwendet.

- Setzen Sie sich mit Ihrer Hausbank in Verbindung und klären Sie, ab wann das neue Format tatsächlich unterstützt wird, wenn Sie COR1 Lastschriften verwenden wollen.´

- Wenn cor1 verfügbar ist, dann sollte das aktuelle Support-Package eingespielt sein, dadurch können die Einreichungsfristen verkürzt werden.

- SAP kann die IBAN automatisch für die Bankenportale erzeugen lassen.

- Experten-Tipp: Die bekannte IBAN des Kunden manuell erfassen und vom System per Knopfdruck via Rückkonvertierung den dazugehörigen Bankenschlüssel und Kto-Nummer erzeugen lassen.

- Um keine IBAN zu vergessen, kann man in SAP über ein Userexit die IBAN als MUSS-Feld definieren – oder aber es kann zumindest eine Warnmeldung gezeigt werden.

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