Live von der CeBIT: Mit Utax versteckte Kosten aufspüren

Die Tatsache, dass Tonereinheiten häufig schon bei einem Restfüllbestand von fünf Prozent getauscht werden und dann oft alle Kartuschen auf einmal, anstatt nur leere, führt zu einem hohen Tonerverbrauch und damit zu hohen Kosten für den Fachhandel. Dieses Problem löst jetzt das Monitoring-Tool UTAX smart, dessen Weiterentwicklung auf der Cebit 2014 vorgestellt wird. Die serverbasierte UTAX smart Version liefert dem Vertriebspartner eine herstellerunabhängige Auswertung aller installierten Outputsysteme für ein optimiertes MIF-Management.

Beim Thema Toner heißt dies konkret, einen Überblick über die Anzahl der Toner pro System, ihre Laufzeit und bei welchem Füllstand gewechselt wurde. Mit UTAX smart funktioniert die Tonerbestellung bedarfsgerecht über ein „Intelligent Order Management“ (IOM), so dass der Kunde kein oder nur ein kleines Verbrauchsmaterial-Lager braucht und der UTAX Vertriebspartner Serviceeinsätze passgenau planen kann. Mehr Transparenz und sinkende Kosten sind die Folge.

Kostenkontrolle in die Hand bekommen

Die Kostenkontrolle der MIF (Machines in Field) ist ein entscheidender Vorteil von UTAX smart. Die Lösung kann allerdings mehr, als Ausgaben für Tonerbestellungen und Serviceeinsätze zu senken. Sie erstellt Angaben über Systemnutzung und Anwenderverhalten inklusive einer Analyse der Druckvolumen. Alle Datenerhebungen erfolgen tagesaktuell und nicht stichtagsbezogen. Die serverbasierte Version von UTAX smart liefert eine übersichtliche Darstellung mit Stellplatzverwaltung einschließlich Adressinformationen, so das jederzeit ein Überblick über Status und Standort der Systeme möglich ist. Fehlermeldungen erfolgen direkt an den Fachhändler. Er wird zum Full-Service-Betreuer für die Output-Landschaft seines Kunden und ist in der Lage, ihm mittels der erhobenen Nutzerdaten Optimierungsvorschläge angepasst an die individuelle Unternehmensentwicklung zu unterbreiten. 

UTAX smart leistet jetzt auch Energiemanagement

„In Kürze wird UTAX smart auch den Stromverbrauch und CO2-Emissionen von Outputsystemen angeben können“, kündigte Joachim Brensing, Vertriebsdirektor National der UTAX GmbH an. Das Energiemanagement des Monitoring-Tools funktioniert dabei folgendermaßen: UTAX smart erstellt Energieprofile für die Systeme basierend auf den tatsächlichen Betriebsmodi, kalkuliert den daraus resultierenden Stromverbrauch, die Kosten und den CO2-Wert und leitet aus den Ergebnissen Vorschläge zur Optimierung ab zum Beispiel im Hinblick auf Ein- und Ausschaltzeiten oder den Energiespartimer. „Umweltgesichtspunkte gewinnen bei Druck- und Kopiersystemen in der Büroumgebung weiter an Bedeutung. Dem tragen wir mit dieser neuen Funktion Rechnung“, so Brensing. 

Was steckt hinter UTAX smart?

UTAX smart richtet sich speziell an kleine und mittelständische Unternehmen, die ihren Dokumenten-Workflow wirtschaftlich ausrichten wollen. Das System Monitoring Analyzing Reporting Tool, abgekürzt  „smart“, liefert genau Informationen, wie Dokumenten-Workflows und die entsprechende Infrastruktur optimal und wirtschaftlich auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden können. UTAX smart setzt auf eine volle Kosten-Nutzentransparenz über einen kontinuierlichen Informationsaustausch zwischen Unternehmens-IT und dem beratenden UTAX-Fachhändler während der Vertragslaufzeit. Entspricht zum Beispiel der Maschinenpark aufgrund von Geschäftsentwicklung oder Mitarbeiterfluktuation nicht mehr den reellen Anforderungen oder haben sich Workflows geändert, enthält der Kunde von seinem UTAX-Fachhändler eine Empfehlung, wie die Infrastruktur binnen kurzer Zeit optimal und wirtschaftlich angepasst werden kann. Mit UTAX smart bietet das Unternehmen seinen Partnern ein Einstiegsinstrument in den Markt der Managed Print Services (MPS). Entscheidender Vorteil: UTAX smart erfasst Systeme herstellerübergreifend.

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