Klinikum Emden automatisiert Dokumentenprozesse

Eine effiziente Abwicklung medizinisch-organisatorischer Abläufe und die schnelle Verfügbarkeit von Daten sind für das Klinikum Emden und seine rund 1.000 Mitarbeiter unerlässlich, um eine hohe Qualität in der Versorgung seiner Patienten sicherzustellen. Die TA Triumph-Adler GmbH liefert dafür maßgeschneiderte Managed Document Services sowie eine moderne Druckerflotte und Multifunktionsgeräte.

Das Gesamtkonzept ist nahtlos in das bestehende IT-Management des Klinikums Emden integriert, wodurch sich Dokumentenprozesse automatisieren, vereinfachen und damit beschleunigen lassen.

Dokumentenprozesse automatisieren, vereinfachen, beschleunigen

Dokumenten-Prozesse automatisieren, vereinfachen und damit beschleunigen, das waren die Ziele eines großen Projekts für die IT-Abteilung im Klinikum Emden. Im Frühjahr 2014 fiel der Startschuss: Das Team von IT-Leiter Jochen Fleßner und Spezialisten von TA Triumph-Adler schafften die historisch gewachsene Infrastruktur von Laserdruckern und Kopierern ab und ersetzten sie durch eine bedarfsoptimierte Ausstattung.

Gerätebestand um 22 Prozent reduziert

Der Gerätebestand ließ sich dabei um 22 Prozent auf 250 Systeme reduzieren. Leistungsfähige Managed Document Services inklusive Monitoring sorgen seither dafür, dass Prozesse automatisiert und effizient ablaufen. „Um effizienter zu arbeiten, digitalisieren wir fortlaufend unsere Klinikprozesse. Der Einsatz von Tablets zum Beispiel bei der Visite ist mittlerweile völlig normal“, sagt Ulrich Pomberg, Geschäftsführer des Klinikums. „Unsere IT ist eine treibende Kraft und die Automatisierung des Dokumenten-Managements ein wichtiger Bestandteil.“

Klinikum Emden automatisiert Dokumentenprozesse.

TA Cockpit schafft Transparenz

Das Gesamtkonzept ist nahtlos in das IT-Management des Klinikums Emden integriert. Grundlage für automatisierte Prozesse war die Implementierung von TA Cockpit. Dabei handelt es sich um eine webbasierte Steuerungszentrale, die dem Klinikum einen Überblick über alle Drucker- und Multifunktionssysteme verschafft. Hier kann das Team rund um Jochen Fleßner Status-Meldungen abrufen, Verbrauchsmaterial bestellen und Technikereinsätze koordinieren.

Das spart viel Geld: Mit allen Maßnahmen konnte das Klinikum seine Kosten um mehr als 20 Prozent senken. Ein weiterer Vorteil: In der Vergangenheit gab es oft einen überhöhten Tonerbestand, was ebenfalls reguliert und dem tatsächlichen Bedarf angepasst werden konnte. „Von TA Cockpit war ich schnell überzeugt. Es ist schnell zum zentralen Werkzeug geworden, mit dem wir unsere gesamte Infrastruktur transparent abbilden und jederzeit den Überblick über die anfallenden Kosten haben“, so IT-Leiter Jochen Fleßner.

Datensicherheit inklusive

In einigen Bereichen hat das Klinikum Emden zudem die Follow2Print-Lösung aQrate von TA Triumph-Adler eingeführt. Auf diese Weise können Anwender Dokumente mit vertraulichen Daten als Druckauftrag speichern und zu einem späteren Zeitpunkt nach Authentifizierung am Drucker abholen. „Damit erzielen wir die notwendige Sicherheit und geben unserem Personal darüber hinaus ein effizientes Tool an die Hand, das die Arbeitsorganisation erheblich erleichtert“, erklärt Jochen Fleßner.

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