Fallbeispiel: Global Drinks Partnership setzt auf die Oracle Sales Cloud

Die meisten erfolgreichen Unternehmen können ein Lied davon singen: Die Anfangsjahre des schnellen Wachstums gehen häufig nicht nur mit Euphorie, sondern auch mit diversen Wachstumsschmerzen einher. Denn wenn das Geschäft brummt, reichen die Systeme und Prozesse, die anfangs noch zweckmäßig waren, schon bald nicht mehr aus, um die steigende Komplexität zu bändigen. Spätestens, wenn die bestehenden Systeme mehr Arbeit verursachen, als sie an Effizienzgewinnen einbringen, müssen sie auf den Prüfstand. Die Global Drinks Partnership aus München hat diesen Konsolidierungsprozess erfolgreich gemeistert: Das Handelsunternehmen für Premium-Getränkemarken aus dem Ausland hat seinen Vertrieb mit Hilfe der Oracle Sales Cloud nicht nur professionalisiert, sondern auch auf zukünftiges Wachstum ausgerichtet – mit Ergebnissen, die sich sehen lassen können.


Premium-Getränke aus Europa und dem außereuropäischen Ausland erfreuen sich auch in der deutschen Gastronomie immer größerer Beliebtheit. Diesen Trend hat die Global Drinks Partnership (GDP) aus München frühzeitig erkannt und ein erfolgreiches Geschäftsmodell daraus gemacht: Das Unternehmen hat sich auf den Import und Vertrieb von Premium-Getränken unter anderem aus Spanien, Singapur und Großbritannien spezialisiert.

In das Portfolio der GDP, das derzeit die Marken Mahou-San Miguel, Fever-Tree, Aspall Cyder, Tiger Beer und Edinburgh Gin umfasst, schaffen es ausschließlich Qualitätsgetränke, die von erfahrenen Einkäufern mit Sorgfalt ausgewählt werden. Gleiches gilt für das Kundenuniversum des Münchner Unternehmens, das sein Sortiment nur an ausgewählte Händler, Premium-Bars und Qualitätsrestaurants vertreibt. Dieses Konzept geht auf: Innerhalb weniger Jahre hat sich die GDP zu einem deutschlandweit tätigen Getränkevertrieb und Spezialisten für Premium-Getränke und -Mixer entwickelt, der seine Marken zum Teil exklusiv an insgesamt 20.000 direkte und indirekte Kunden liefert und heute bereits mehr als 40 Mitarbeiter beschäftigt.

Den alten Systemen entwachsen

Um die schnell steigende Nachfrage stemmen zu können, musste die Global Drinks Partnership in den ersten Jahren vor allem ihr Sales-Team stark vergrößern. Parallel dazu wurde auch das Sortiment seit 2009 auf heute insgesamt sieben Premium-Marken mit teilweise mehreren Produkten pro Marke ausgebaut. „Dabei sind jedoch die Instrumente und Systeme, mit denen wir unsere Vertriebsaktivitäten in den ersten Jahren gesteuert hatten, nicht mitgewachsen“, erklärt Sylvia Beider, Sales and Marketing Analyst bei der GDP.

Die klassischen Excel-Listen, die bis dahin als Grundlage für die Prozessteuerung gedient hatten, konnten die immer komplexer werdenden Verkaufs- und Geschäftsmodelle ab einem gewissen Zeitpunkt nicht mehr effizient abbilden. Auch die Steuerung des wachsenden Teams im Außendienst war mit den bestehenden Lösungen kaum mehr zu bewältigen. „Unsere Vertriebler haben irgendwann sehr viel Zeit am Schreibtisch verbracht, um immer kompliziertere Listen mit Kundendaten zu pflegen – Zeit, die sie letztlich nicht beim Kunden verbringen konnten“, erläutert Beider. Bald wurde klar: Um weiter expandieren zu können und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, musste der Schritt hin zu einer leistungsfähigeren, mobilen und vor allem flexibel skalierbaren Lösung erfolgen.

Cloud ermöglicht mehr Flexibilität und Skalierbarkeit

Die Effizienz des Sales-Teams maximieren, die Anzahl an Portfolio-Listungen pro Kunde steigern und eine robuste Kundendatenbank anlegen – so lauteten die drei übergeordneten Ziele der GDP für den Umstieg auf ein professionelles Vertriebssteuerungssystem. Zudem sollte die neue Lösung flexibel erweiterbar sein und von den Vertriebsmitarbeitern auch mobil genutzt werden können. Da die GDP dafür jedoch nicht extra in ein eigenes Rechenzentrum investieren wollte, fiel die Wahl schnell auf ein cloudbasiertes System.

„Unser Sales-Team ist zwar hochspezialisiert, aber nach wie vor vergleichsweise klein, deshalb ist es wichtig, dass unsere Vertriebsmitarbeiter zu 100 Prozent effizient arbeiten“, erläutert Beider. „Daher wollten wir ihnen eine Lösung an die Hand geben, die es ihnen ermöglicht, ihre Zeit bei den Kunden zu maximieren und gleichzeitig eine professionelle Datenbank zu pflegen, die zum Herzstück unserer Vertriebsarbeit geworden ist.“ Bei diesem Kriterienkatalog – Flexibilität, Skalierbarkeit und Verankerung in der Cloud – fiel die Wahl des passenden Anbieters schnell auf Oracle.

„Ausschlaggebend bei der Entscheidung für die Oracle Sales Cloud war für uns die Kombination aus Expertise im Bereich Datenbanken und einem breiten und offenen Portfolio in der Cloud“, so Morgan Zuill, Geschäftsführer der GDP. Darüber hinaus war es dem Unternehmen wichtig, bei der Umstellung auf ein neues System mit einem etablierten Anbieter zusammenzuarbeiten, dessen Lösungen auch nachträglich um weitere Module wie eine Marketing Cloud ergänzt werden können.

Der Osten ist Ginger-Ale-Gebiet

In enger Abstimmung mit Oracle sowie dem lokalen Implementierungspartner Promatis wurde ein Zeitraum von insgesamt drei Monaten für die Vorbereitung der Umstellung, die Implementierung des neuen Systems sowie eine Testphase anberaumt. Ein eigens erstelltes Prozesshandbuch diente der GDP als Leitfaden und Masterdokument für den Relaunch. Darüber hinaus wurde der GDP ein Oracle- Ansprechpartner an die Seite gestellt, der das Unternehmen bei der Erarbeitung eines Projektplans unterstützte und mit dem das zuständige Team in wöchentlichen Telefonaten Probleme thematisieren, den Status Quo reflektieren und wenn nötig Anpassungen vornehmen konnte.

Neben einer klassischen Kundendatenbank, die jedoch um speziell auf die Anforderungen der GDP zugeschnittene Funktionen wie Besuchsberichte und eine Aktivitäten-Historie erweitert wurde, waren der GDP beim Set-Up ihrer Sales Cloud vor allem eine umfassende Reporting-Funktion, eine Kollaborationsplattform sowie leistungsfähige Analyse-Instrumente wichtig. „Wir wollten den Vertrieb nicht nur effizienter aufstellen, sondern unsere Mitarbeiter in die Lage versetzen, ihr Kundengeschäft anhand relevanter Kennzahlen, professioneller Datenanalysen und Auswertungen gezielter zu steuern“, so Beider. „Jetzt können sie jederzeit und von überall aus auf die für sie relevanten Kundeninformationen zugreifen oder sich grundsätzlich einen Überblick über die aktuelle Marktsituation verschaffen.“

Die Business Analytics-Funktionen der Oracle Sales Cloud förderten neben wertvollen Erkenntnissen über das Kundenuniversum und die Positionierung der GDP auch so manch kuriosen Fakt zu Tage: „Zum Beispiel wissen wir jetzt, dass in den neuen Bundesländern signifikant mehr Ginger Ale getrunken wird als im Westen“, ergänzt Beider.

Cross-Selling-Rate um das Dreifache gesteigert

Insgesamt konnte die GDP ihren Vertrieb mit Hilfe der Oracle Sales Cloud professioneller, effizienter und offensiver aufstellen. Auch die internen Prozesse sind nun strukturierter und transparenter, was den Überblick und die Planung erleichtert. Dass sich das zu Gunsten der Produktivität ausgewirkt hat, belegen die konkreten Ergebnisse der Umstellung auf das neue System: So verbringen die Außendienstmitarbeiter heute 50 Prozent weniger Zeit im Home Office und nutzen diese Zeit für die Beratung bestehender Kunden sowie die Neukundenakquise.

Auch die strategische Konzentration der Vertriebsaktivitäten auf ausgewählte Regionen kann von den Mitarbeitern dank eindeutiger Aktivitäten-Protokolle besser umgesetzt werden. 80 Prozent der Kundenbesuche finden heute in den Fokusstädten statt. Bei den Bestandskunden konnte das Vertriebsteam die Cross-Selling-Rate außerdem um das Dreifache steigern.

Auch beim Thema Datenbank und Vollständigkeit der Kundeninformationen hat die GDP einen wichtigen Schwellenwert erreicht: Für 75 Prozent der Kunden in den Fokusgebieten ist in der Datenbank mittlerweile ein vollständiges Profil hinterlegt. „Bei der Umsetzung dieses Change-Projektes war es sehr wichtig für uns, zu wissen, wohin die Reise gehen soll. Die gute Unterstützung durch unsere Partner und die enge Zusammenarbeit mit Oracle waren wesentliche Faktoren dafür, dass wir auf Kurs geblieben sind und letztlich wirklich die Lösung etablieren konnten, die wir uns vorgestellt haben“, resümiert Beider. Mit dem neuen System sieht sie die GDP für ihre ehrgeizigen Zukunftspläne gut aufgestellt, denn diesmal wachsen auch die Systeme ganz einfach mit.

(jm)

0
RSS Feed

Hat Ihnen der Artikel gefallen?
Abonnieren Sie doch unseren Newsletter und verpassen Sie keinen Artikel mehr.

Mit einem * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder!

Neuen Kommentar schreiben

Entdecken Sie die Printmagazine des WIN-Verlags