Wie mobile Lösungen Geschäfts­prozesse steuern

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BioMed ist ein unabhängiges Handelsunternehmen und hat sowohl rezeptpflichtige als auch freiverkäufliche pharmazeutische Produkte bis hin zu Pflegeprodukten, zum Beispiel in der Zahnhygiene, im Portfolio. Mit diesen Produkten beliefert BioMed den Schweizer Markt. Das Produktportfolio ist breit, die Anwendungspalette reicht von A wie Atemwegserkrankungen bis hin zu Z wie Zinkmangel. Die Medikamente werden von BioMed vertrieben, aber nicht selbst hergestellt. Deshalb war auch keine klassische ERP-Lösung mit Funktionalitäten für die Produktion gefragt. Vielmehr sollten die Handelsprozesse dargestellt werden, die im Falle von BioMed sehr spezifisch sind.

Prozesse und Anforderungen bei BioMed

Der Außendienst von BioMed arbeitet mit einer großen zentralen Datenbank mit zehntausenden Datensätzen. Hier sind alle Zielgruppen des pharmazeutischen Handelsunternehmens erfasst, also Ärzte, Spitäler, Apotheken und Drogerien. BioMed verfügt über einen Außendienst, der diese Kunden besucht. Dabei kauft aber eine Apotheke nach dem Treffen nicht direkt bei BioMed, sondern bei einem Grossisten. Es besteht also eine Art „Dreiecksgeschäft“. In der Pharmabranche ist dieses Verkaufsmodell aufgrund rechtlicher Rahmenbedingungen gängig. BioMed und sein Außendienst führen die Praxis- und Apothekenbesuche durch, die Bestellung geht beim Großhändler ein, der von BioMed direkt beliefert wird.

Als mobile Vertriebsunterstützung setzt BioMed Comarch SFA ein, um seinen Außendienst  flexibler zu machen.

Als mobile Vertriebsunterstützung setzt BioMed Comarch SFA ein, um seinen Außendienst
flexibler zu machen.

 

Weil die Daten in vielen Prozessen von unterschiedlichen Personen und Institutionen benötigt werden, ist Datenkohärenz besonders wichtig. Zudem können die Außendienstmitarbeiter bei ihren Touren nicht auf einen stationären Arbeitsplatz mit ERP-Zugang zugreifen. Sie benötigen alle Angaben mobil auf ihrem Tablet. BioMed hat sich deshalb 2014 für die ganzheitliche Lösung von Comarch entschieden. Das Ziel war ein ständiger Zugriff auf die im jeweiligen Prozess benötigten Daten. Angesichts des Wandels der Kommunikation ging BioMed den Weg der Modernisierung und suchte nach Antworten für die Welt von Morgen. Wie lassen sich neue Medien und Vertriebskanäle für den Vertrieb nutzbar machen? 

Als Antwort stand am Ende eine Modernisierung der Software und IT-Infrastruktur. BioMed entschied sich für Comarch, weil dieser Partner eine vollintegrierte Plattform mit Sales Force Applications (SFA), einer Lösung für mobilen Vertrieb, anbieten konnte und über ein breites Produktportfolio mit weiteren Produkten wie Comarch ERP, Comarch Financials und Comarch ECM verfügte. Als mobile Vertriebsunterstützung setzt BioMed Comarch SFA ein, um seinen Außendienst flexibler zu machen.  Gerade angesichts des „Dreiecksgeschäftes“ und dem diversifizierten Geschäft mit verschiedenen Medikamententypen (verschreibungspflichtig, apothekenpflichtig oder freiverkäuflich) sowie der großen Bandbreite an Zielgruppen bieten mobile Applikationen die Möglichkeit, komplexe Prozesse effizient und vor allem zentral zu steuern.

Funktionen von Comarch SFA

Zum Beispiel können Außendienstmitarbeiter mit Comarch SFA das Feedback der Ärzte zu von BioMed vertriebenen Produkten sammeln und zeit- und kostensparend verwalten und teilen. Außerdem kann das Unternehmen bequem steuern, wie viele Musterpackungen welcher Vertriebsmitarbeiter ausgibt oder wie er seine Zeit einteilt. Speziell für die Pharmabranche stehen bestimmte Funktionalitäten wie Gruppenbesuche in Spitälern und Gruppenpraxen bereit. So lassen sich zum Beispiel im Falle rezeptpflichtiger Medikamente genaue Historien erstellen, welcher Vertriebsmitarbeiter wann und mit welchen Angeboten in der Arztpraxis war und welche Leistungen schließlich erbracht wurden.

Für Besuche bei Apotheken kann eine Visit-News mit allen Details des geplanten Besuchs automatisiert versendet werden. Zu den weiteren Funktionen kommt zum Beispiel Musterdistribution, wobei natürlich auch die gesetzlichen Anforderungen in der Schweiz erfüllt werden. Der Arzt quittiert seine Musterbestellung mittels Unterschrift direkt auf dem Tablet.

Oberfläche von Comarcj SFA.

Comarch SFA unterstützt Unternehmen bei Vertrieb, Logistik und Kundenservice.

Der Vertrieb  kann alle Stufen eines Besuchs direkt auf dem Tablet ausführen und das Ergebnis aufzeichnen. Wenn der Außendienst bei Telefongesprächen oder dem persönlichen Besuch irgendeine Änderung feststellt, zum Beispiel neue Ansprechpartner, so werden diese Infos vom Außendienst mithilfe der mobilen Tablet-Lösung Comarch SFA erfasst, dann später an die zentrale Datenbank gesendet und hier aktualisiert. Die Synchronisation erfolgt in Comarch ERP und die Daten werden wieder ausgegeben an Comarch SFA. So sind alle Daten am Ende jeden Tages auf dem gleichen Stand. Sie stehen dann auch in Comarch SFA für den Außendienst wieder zur Verfügung. Auch die Daten zu Produkten (einschließlich Produktfotos, verfügbaren Marketing-Materialien oder Musterpackungen) werden zwischen Comarch SFA und dem ERP-System synchronisiert.
Vor der Implementierung von Comarchs System haben die Vertriebsmitarbeiter von BioMed Desktop-Applikationen  eingesetzt.  Das Ziel von BioMed war aber, von den Vorteilen einer Mobile Enterprise zu profitieren.

Zu den Herausforderungen zählte die Integration von Enterprise Resource Planning (ERP), Sales Force Applications (SFA) und Enterprise Content Management (ECM) sowie die Einbindung einer Plattform, die speziell auf die Bedürfnisse der Arzneimittelbranche zugeschnitten ist. Zudem mussten die Vertriebsaktivitäten auf die Reglementierungen durch Schweizer Gesetze zugeschnitten werden.

Einführung nach Feldbesuchen

Da BioMed das komplette Comarch-Produktportfolio im Einsatz hat, werden zudem alle Prozesse im Unternehmen mit diesen Comarch-Lösungen gesteuert. Vor der Einführung wurde von Comarch eine genaue Analyse der Geschäftsprozesse in Zusammenarbeit mit Vertriebsleiter und Vertriebsmitarbeitern durchgeführt. Dabei gab es auch einen „Day in a Life“, bei dem Comarchs Experten einen Vertreter von BioMed beim Besuch von Apotheken, Ärzten in Kliniken und Ambulanzen begleiteten. So konnten die Vorstellungen von BioMed genau realisiert werden, welche Informationen man gibt oder gewinnt. Die Einführung der Lösung wurde schließlich auch durch die intuitive und leichte Navigation in der mobilen Anwendung sehr einfach gestaltet.

Durch die Integration von SFA und ERP haben BioMeds Mitarbeiter immer die aktuellsten Daten vorrätig, um ihre Kunden und Partner auch weiter zufrieden zu machen und allumfassend zu unterstützen. Heute setzen 24 Mitarbeiter, davon 14 Vetriebsmitarbeiter mit Apple iPads, Comarch SFA ein. BioMed konnte Vertrieb, Logistik und Kundenservice mit Comarchs mobiler App nachhaltig verbessern. So wurden Kundenkontakte noch effizienter gemacht, das Potenzial der Kunden weitreichender ausgenutzt und Kosten gesenkt.

Implementierungspartner war ­Comarch Swiss

Die Comarch Swiss AG hat sich in der Schweiz bereits einen Namen als verlässlicher Partner von Fertigungsbetrieben gemacht. Darüber hinaus vertrauen zahlreiche Handelsunternehmen auf den weltweit aktiven Spezialisten für IT-Lösungen mit über 4.200 Mitarbeitern in 22 Ländern. Das Portfolio umfasst etwa Business-Software für mittelständische Unternehmen  (ERP, Finanzen, CRM, BI, EDI, DMS/ECM sowie Sales Force Application und IT-Infrastruktur, Hosting- und Outsourcing-Services. In der Schweiz hat Comarch zwei Standorte und ist hier fest regional verwurzelt, zum Beispiel durch die Partnerschaft mit regionalen Firmen und die Förderung regionaler Vereine. (ak)

Autor: Jürg Feuz, Geschäftsführer ­der Comarch Swiss AG

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