Output-Management: Dokumente in der Cloud bearbeiten

Sollen mehrere Mitarbeiter an verschiedenen Orten gemeinsam Dokumente, zum Beispiel für Ausschreibungen, bearbeiten, benötigen sie dazu eine zentrale Plattform – solche Anwendungsszenarien gibt es von der Automobil- über die Elektronik- und Maschinenbaubranche bis hin zum öffentlichen Sektor. Auch Dienstleister, die mit Kunden und Geschäftspartnern zusammenarbeiten, haben ähnliche Anforderungen, wenn sie große Dateien, Fotos oder Präsentationen anderen Projektbeteiligten schnell zukommen lassen wollen.
Die Einrichtung der hierfür benötigten IT-Lösungen erforderte einen erheblichen Aufwand und verursachte beträchtliche Kosten. Da es auf dem Markt keine fertigen, kosteneffizienten Standardapplikationen gab, hatten Unternehmen keine andere Wahl, als die interne IT oder einen Dienstleister damit zu beauftragen, eine Umgebung mit allen Benutzerrechten, Workflows und der damit verbundenen Wartung einzurichten.

Teamwork in der Cloud

Mit der Verbreitung Cloud-basierter Speicherlösungen wie Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive ist eine neue Situation entstanden. Benutzer können damit kostengünstig und bequem File-Sharing betreiben. Während sich Unternehmen bei Managed Print Services zur Speicherung ihrer Dokumente an einen bestimmten Hersteller binden, können sie jetzt zwischen mehreren Cloud-Storage-Anbietern wählen.

Eine Kombination aus Scannen, Drucken und gemeinsamer Bearbeitung von Dokumenten in der Cloud bietet beispielsweise der Dell Document Hub. Unternehmen sind mit diesem Service in der Lage, ihren Drucker an Dokumentenmanagement- und Speicherdienste in der Cloud anzubinden. Um bereits vorhandene Dokumente in die Cloud hochzuladen, loggen sich Anwender auf dem Drucker ein. Mit Hilfe der Scanfunktionen lassen sich Papierkopien – inklusive handschriftlicher Anmerkungen – per Optical Character Recognition (OCR) in digitale Dateien umwandeln, um sie damit in der Cloud teilen, bearbeiten und archivieren zu können. Autorisierte Geschäftspartner und Kunden haben die Möglichkeit, die eingescannten Dokumente zu begutachten, sie bei Bedarf über ein Endgerät ihrer Wahl zu ändern und in Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive zu speichern.

Die Verzahnung von unterschiedlichen Cloud-Speichern mit Druckern und deren Scanfunktionen ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit. Bei der Angebotserstellung etwa tragen die an mehreren Orten ansässigen Vertriebsmitarbeiter Ausdrucke, Dateien oder Bilder zusammen und bringen sie dann in ein Gesamtpaket. Der potenzielle Auftraggeber hat jederzeit die Möglichkeit, die Files zu kommentieren oder zu ergänzen.

Um Daten und Inhalte sicher in die Cloud zu bringen, sollte die Übertragung verschlüsselt erfolgen, etwa per SSL-Verschlüsselung. Über Benutzerrechte ist zusätzlich festgelegt, dass die in der Cloud befindlichen Daten nur von dazu berechtigten Benutzern gelesen oder geändert werden können.

Datenzugriff über eine App

Der Zugriff auf Dokumente, die in verschiedenen Cloud-Diensten vorliegen, erfolgt per Single-Sign-on durch eine App auf PCs, Notebooks, Tablets oder Smartphones. Die Benutzer sind dabei nicht auf eine Cloud-Plattform festgelegt, sondern können in allen angebundenen Speicherlösungen, zu denen beispielsweise auch Box oder Microsoft SharePoint Online zählen, nach bestimmten Inhalten suchen oder gescannte Dokumente in den vorgesehenen Verzeichnissen ablegen. Da hierzu eine einmalige Anmeldung genügt, können sie effizienter arbeiten.

Im Vergleich zu früheren File-Sharing-Lösungen, die eine aufwändige und kostenintensive individuelle Einrichtung erforderten, lassen sich heute Lösungen mit vergleichbaren Funktionalitäten deutlich einfacher implementieren. Sie verknüpfen die Stärken leistungsfähiger Drucksysteme mit den Vorteilen von Cloud-Speichern und ermöglichen so eine sichere, digitale und produktivere Zusammenarbeit.

Autor: Nils Becker-Birck ist Regional Sales Senior Manager Printing Solutions bei Dell in Frankfurt/Main.

  • Über die Printer-Hub-Lösung können Unternehmen beim Multifunktionsfarbdrucker E525w den Dell Document Hub einsetzen.
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