Makellos alle Medien managen

Die Wilo SE ist einer der weltweit führenden Hersteller von Pumpen und Pumpensystemen mit mehr als 7.500 Mitarbeitern in über 60 Tochtergesellschaften weltweit. Für globale Kampagnen, die länderspezifischen Websites, den Online-Katalog sowie Folder, Präsentationen oder auch auf Messen setzt das Unternehmen tausende Bilder, Dokumente und Videoclips ein. Verwaltet und den jeweiligen Wilo-Standorten zur Verfügung gestellt werden die Media Assets vom zentralen Group Marketing am Firmenhauptsitz in Dortmund.

"Bisher waren viele Medien nicht nur bei uns in der Zentrale, sondern auch lokal in den Tochtergesellschaften auf unterschiedlichen Datenbanken und Rechnern abgelegt. Das erschwerte ein gezieltes Suchen nach Dateien und verursachte Dubletten und unterschiedliche Versionen. Außerdem wurden vor allem die Medien der Tochtergesellschaften oftmals umständlich per E-Mail verschickt. Regelmäßig musste die Mediensammlung wieder auf einen einheitlichen Stand gebracht werden. Das alles hat viel Aufwand verursacht", berichtet Christian von Nethen, Projektmanagement im Group Marketing der WILO SE.

Ziel ist die einfache Medienverwaltung

Das bisher von Wilo genutzte Datenbank-Tool war an seine Grenzen gelangt. "Änderungen konnten nicht zentral durchgeführt werden, da die Daten nicht gebündelt vorlagen. Das Verteilen der Medien an externe Dienstleister oder Mitarbeiter in den internationalen Standorten per FTP-Server, E-Mail oder sogar auf Datenträgern war umständlich und zeitintensiv, die Suche und Pflege der Daten sehr mühsam", beschreibt Christian von Nethen die Probleme. "Dies war für uns der Anlass, uns nach einer neuen Lösung für unser Medienmanagement umzusehen. Da wir intern keine geeigneten Lösungen für unser Vorhaben finden konnten, haben wir bei einer anonymisiert durchgeführten weltweiten Ausschreibung rund 30 Angebote eingeholt", so von Nethen.

Im folgenden Auswahlprozess kristallisierten sich zwei Anbieter heraus, darunter der österreichische Media-Asset-Management-Spezialist mediamid. Nach ausgiebigen internationalen Testläufen der Systeme und einer begleitenden Prüfung durch die zentrale IT-Abteilung entschied sich Wilo schließlich für die Plattform M@RS von mediamid. "M@RS erfüllt unsere Anforderungen optimal. Außerdem hat mediamid von Beginn an unsere Probleme und Bedürfnisse verstanden. Die Fachkompetenz und sehr gute persönliche Beratung haben uns nachhaltig überzeugt", blickt von Nethen zurück.

Flexible und benutzerfreundliche Anwendung

Auch das Feedback der Marketingmitarbeiter aus den internationalen Wilo-Standorten, die M@RS im Testlauf nutzten, war überaus positiv: "Definitely mediamid. More possibilities, more user friendliness, much easier to work with this one", so Lisa Blakemore, Marketing Manager WILO Ltd (UK). Der Pumpenhersteller beauftragte daher den MAM-Spezialisten im Herbst 2013 mit der Umsetzung der neuen Lösung. Es folgte eine intensive Analyse der Medienprozesse der WILO SE. Auch die externen Dienstleister und Agenturen wurden miteinbezogen, um die Abläufe und Strukturen der Datenbank zu definieren. Danach wurden die Mediendateien aus dem Altsystem in M@RS migriert und das bestehende Produkt-Information-System (PIM) angebunden.

Im April 2014 ging die Plattform dann gruppenweit in Betrieb. "Im Zuge der Umstellung mussten tausende Media Assets aus dem alten Bestand geprüft und die notwendigen Metadaten nachgepflegt werden. Das ging im neuen System dank der Stapelverarbeitung einfach und effizient. Mit Hilfe von Excel-Exporten und -Importen konnten viele Anpassungen auch effektiv außerhalb des Portals abgewickelt werden. Alles in allem konnte das Projekt ungewöhnlich schnell – um zwei Monate kürzer als geplant – umgesetzt werden", so von Nethen.

Zentraler Zugriff auf alle Media Assets

In der neuen Mediendatenbank sind derzeit rund 15.000 Bilder, 3.000 Dokumente und mehr als 160 Videos und Animationen für die Wilo-Mitarbeiter weltweit, aber auch für externe Agenturen und andere Dienstleister (etwa Fotografen) zentral verfügbar. Das Suchen, Be- und Verarbeiten, Versenden und Ablegen von Medien ist nun wesentlich schneller, einfacher und übersichtlicher möglich als bisher. "Wenn bei uns zum Beispiel Bilder oder Videos angefragt werden, können wir die gewünschten Dateien mit der intelligenten Suchfunktion des Systems schnell finden und ganz einfach per Download-Link versenden. Der umständliche Versand von Medien per E-Mail ist endlich Vergangenheit", berichtet von Nethen.

Ebenso können autorisierte Agenturen und Fotografen direkt in M@RS Bilder, Videos oder Sujets hochladen, verschlagworten, ansehen, bearbeiten, versenden und herunterladen. Damit ist der komplette Prozess, von der Medienerstellung über die Veredelung und Produktion (für Print oder Web) bis hin zur Verteilung, in einer Lösung erfasst. „Dank der Media Database können wir nun gruppenweit sicherstellen, dass alle Medien dem Corporate Design der Wilo-Gruppe entsprechen. Im Bedarfsfall werden die Inhalte erst nach dem Durchlaufen von Freigabeworkflows international freigeschaltet“, berichtet Jan Zimmermann, Projektmanager Corporate Design, Group Marketing.

MAM und PIM perfekt miteinander verknüpft

Durch die Verknüpfung mit dem PIM finden die Nutzer nun alle Informationen zu den Produkten gesammelt in der M@RS-Datenbank. Dabei lassen sich sowohl werbliche als auch technische Attribute verknüpfen und visualisieren.

"Wir müssen jetzt nicht mehr in zwei Systemen nach den Medien suchen. Auch das Pflegen und Aktualisieren funktioniert nun zentral in der Media Database. So sind die Assets automatisch auch in den angebundenen Tools aktuell. Darüber hinaus können wir Produkte oder Kampagnen bei Bedarf gezielt hervorheben, indem wir diese auf der Startseite der Media Database entsprechend präsentieren", erzählt von Nethen über die Erfahrungen aus der Praxis. "Die Plattform ist einfach zu bedienen und kommt daher sehr gut bei den Nutzern an. Nach knapp fünf Monaten sind bereits 550 Mitarbeiter bei der Mediendatenbank registriert, täglich kommen etwa fünf hinzu. Bisher wurden rund 6.500 Dateitransfers über das System abgewickelt".

Mehr Zeit für das Kerngeschäft

Die neue Media Database bringt Wilo zahlreiche Vorteile. Der Austausch von Media Assets mit den Agenturen läuft nun wesentlich unkomplizierter und zügiger ab. Beispielsweise kann das Marketingteam ausgewählte Media Assets als Leuchtkasten in der Datenbank sammeln und die Auswahl einfach per Download-Link der Agentur zur Verfügung stellen. So lassen sich fertige Sujets komfortabel per Link "abstimmen". Die jeweils aktuelle Version des Bilds, Dokuments oder Videos ist im System abgelegt, veraltete oder redundante Dateien werden vermieden.

"Alle Abläufe sind im System transparent und nachvollziehbar; auch das Aktualisieren von Medien ist nun viel einfacher. Speziell der Versand per Link spart viel Zeit und Aufwand. Ebenso praktisch sind Funktionen wie die erweiterte Suche, der Leuchtkasten oder die Bild- und Videobearbeitung. Auch Präsentationen können wir nun dank Vorlagen und den einfach verfügbaren Bildern rascher erstellen. Durch M@RS gewinnen wir somit viel Zeit, die sich für andere Aufgaben sinnvoll nutzen lässt. Auch die Agenturen und Partner sind sehr zufrieden, denn sie sparen Arbeitsaufwand im gesamten Handling der Medien ein", erklärt von Nethen.

Systemeweiterungen sind geplant

Nach den ersten Erfolgen mit der neuen Medienplattform plant Wilo bereits Erweiterungen des Systems. Einerseits will das Unternehmen verstärkt auf Videos setzen. "Besonders für Messen, aber auch für Social Media brauchen wir immer mehr Videoclips. Hier unterstützt uns das System, da wir im Handumdrehen Variationen und weitere Versionen in unterschiedlichen Sprachen erstellen können", so Christian von Nethen.

Andererseits ist die Anbindung des Medienportals an das Web2Print-System bereits in Arbeit, damit die Nutzer direkt auf die Medien für Printproduktionen zugreifen und diese auch wieder im Portal ablegen können. Auch die vorhandene CMS-Lösung (Typo3) soll integriert werden. "Dann können wir speziell die Bilder für unsere vielen länderspezifischen Websites über Typo3 aufrufen, bearbeiten und lokal verfügbar machen", erklärt von Nethen. Schließlich sei auch der Einsatz von M@RS für Pressezwecke in Planung, um den Journalisten möglichst effizient Bilder, Texte und Videos zur Verfügung zu stellen, so von Nethen: "Denn die Media Database macht das Leben für alle Nutzer ein bisschen einfacher." (sg)

  • Die Wilo SE entwickelt und produziert hochwertige Pumpensysteme.
  • Pumpen der Wilo SE im Einsatz bei einer Heizungsanlage.
  • Die Firmenzentrale der Wilo SE befindet sich in Dortmund.
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