Enterprise-Social-Software erfolgreich implementieren

1. Definieren Sie Nutzen und Business-Ziele

Damit Ihre Enterprise-Social-Software ein Erfolg wird, sollten Sie zunächst herausfinden, welche Anforderungen sie überhaupt erfüllen muss. Dafür gilt es, zunächst die folgenden Fragen zu beantworten: Welche Mitarbeiter möchten Sie mit Ihrer Enterprise-Social-Software ansprechen? Wer soll das Intranet konkret nutzen? Wie soll es im gesamten Unternehmen eingesetzt werden? Welchen Nutzen hat ein Mitarbeiter davon, wenn er die Applikationen benutzt – und warum wird er sie gerne freiwillig nutzen wollen? Welcher Geschäftsnutzen steht den Entwicklungskosten gegenüber – sind es Einsparungen und/oder Arbeitserleichterung? Aus den Antworten auf diese Fragen lassen sich dann die Anforderungen ableiten.

2. Priorisieren Sie Ihre Anforderungen

Haben Sie die Anforderungen an Ihre Enterprise-Social-Software definiert, gilt es nun, diese zu priorisieren. Welche der gewünschten Funktionalitäten sind unverzichtbar und welche fallen eher in die Kategorie „nice to have“? Bedenken Sie dabei auch das Verhältnis von Entwicklungskosten und erwartetem Nutzen. Speziell, wenn es um die Migration von Inhalten oder Applikationen eines bereits vorhandenen Intranets geht, sollten Sie im Vorfeld überprüfen, was von den Mitarbeitern tatsächlich genutzt wurde. Entscheiden Sie dann, auf welche Inhalte und Anwendungen Sie verzichten können. Die Erfahrung zeigt, dass es meistens völlig ausreicht, 25 Prozent der Features und des Contents zu übernehmen, weitere 25 Prozent davon neu zu entwickeln und den Rest auf dem Datenfriedhof ruhen zu lassen.

3. Legen Sie Kennzahlen fest, anhand derer Sie den Erfolg des Projekts messen können

Um beurteilen zu können, ob die Einführung Ihrer neuen Enterprise-Social-Software ein Erfolg ist, müssen Sie entsprechende Kriterien definieren, Kennzahlen festlegen und diese regelmäßig messen. Damit sich Veränderungen nachvollziehen lassen, sollten Sie, wo immer möglich, bereits vor der Einführung der neuen Software den „Ist“-Status erheben. Wenn es darum geht, dass Inhalte möglichst häufig aufgerufen, angesehen, heruntergeladen werden, nutzen Sie eine geeignete Analyse-Software.

Versuchen Sie auch, Zeit- und Kostenersparnisse direkt zu messen – verzeichnet etwa die Buchhaltung aufgrund neugestalteter, interaktiver Formulare weniger Fehler und Nachfragen bei Reisekostenabrechnungen? Sparen Mitarbeiter Zeit, weil sie gesuchte Informationen schneller finden? Wenn Ihnen die Zufriedenheit der Mitarbeiter besonders wichtig ist, ermitteln Sie diese regelmäßig per Umfrage.

4. Planen Sie für die Umsetzung die benötigten internen Mitarbeiterkapazitäten ein – so, wie Sie es für ein Kundenprojekt auch tun würden

Es mag banal klingen, ist aber ein entscheidender Aspekt: Wenn Sie nicht über ausreichende Kapazitäten für eine Projektumsetzung verfügen, gehen Sie das Projekt nicht an. Es ist ein Irrtum, zu glauben, dass in einer solchen Situation die Vergabe des Projektes an einen externen Dienstleister erfolgreich sein kann, da auch dieser auf definierte Zielvorgaben und Entscheidungen angewiesen ist, die unternehmensintern getroffen werden müssen.

Je nachdem, wie klar das Ziel umrissen und in welchem Umfang der Weg dorthin bereits definiert ist, sollten Sie kalkulieren, dass wenigstens ein Mitarbeiter mindestens 50 Prozent seiner Arbeitszeit für das Projekt aufwenden muss. Meistens werden für die Implementierung einer Enterprise-Social-Software jedoch Kapazitäten von Kollegen aus allen beteiligten Abteilungen für einige Zeit benötigt.

5. Holen Sie externe Partner möglichst frühzeitig mit an Bord

Der Grundstein für den Erfolg eines IT-Projekts wird bereits in der Phase der Konzepterstellung gelegt. Hier können die Erfahrungen eines Partners, der bereits vergleichbare Projekte im Bereich Enterprise-Social-Software erfolgreich umgesetzt hat, Sie vor Irrwegen bewahren. Fragen Sie daher nach entsprechenden Referenzprojekten, wenn Sie externe Partner auswählen. Zum einen können Sie dann die Erfahrung des Partners besser beurteilen, zum anderen hilft Ihnen die Kenntnis eines vergleichbaren Projekts, Ihre eigenen Anforderungen zu reflektieren. Und ganz unter uns: Auch ein Anruf beim verantwortlichen Ansprechpartner eines Marktbegleiters kann nicht schaden!

6. Begleiten Sie die Konzeption und Einführung mit einem internen Kommunikationskonzept

Ihre Mitarbeiter sind seit Jahren mit der bestehenden Software vertraut und haben sich daran gewöhnt – rechnen Sie daher mit Vorbehalten und Widerständen. Ein neues Intranet und neue Arbeitsabläufe werden schneller akzeptiert, wenn Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig aktiv mit einbeziehen. Sammeln Sie Wünsche und Anregungen, versuchen Sie, diese zu berücksichtigen und ermöglichen Sie das frühzeitige Testen neuer Features. Nutzen Sie die Chancen einer schrittweisen Einführung oder einer Betaphase. Finden Sie Early Adopters in Ihrem Unternehmen, die frühzeitig Inhalte bereitstellen möchten oder Spaß daran haben, neue Funktionen auszuprobieren.

7. Führen Sie Ihre Enterprise-Social-Software schrittweise ein

Keiner liebt den Big Bang – weder die Nutzer noch die zuständigen IT-Mitarbeiter möchten, dass das alte System mit einem Schlag abgeschaltet und gleichzeitig das neue in Betrieb genommen wird. Denn sicher ist nur eines: Irgendetwas geht immer schief. Daten fehlen, Einstellungen stimmen nicht usw. Definieren Sie daher zunächst einen eingeschränkten Funktionsumfang, mit dem die neue Software sinnvoll Nutzen stiften kann und schalten Sie parallel dazu lediglich einen Teil der Altsysteme ab. Durch diesen Parallelbetrieb führen Sie die neue Lösung Schritt für Schritt ein. Messen Sie regelmäßig Ihre zuvor festgelegten KPIs, damit Sie Schwachstellen frühzeitig erkennen und bei Bedarf nachjustieren können.

8. Sorgen Sie für interessanten Content

Nur gut geschriebene, regelmäßig gepflegte, relevante und aktuelle Inhalte bewirken, dass Mitarbeiter das Intranet gerne und häufig nutzen. Wenn einzelne Inhalte veraltet sind oder die Qualität nicht stimmt, kommt das gesamte Intranet in Verruf und die Akzeptanz schwindet. Klären Sie, wer für die Erstellung und Aktualisierung von Content zuständig ist und planen Sie hierfür entsprechende Zeitbudgets ein. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern gegebenenfalls Workshops rund um die Erstellung unterschiedlicher Inhalte und die Nutzung bestimmter Funktionalitäten an.

9. Sorgen Sie dafür, dass Inhalte und Funktionen gut gefunden werden

Der beste Content nützt nichts, wenn man ihn nicht findet. Definieren Sie ein eingängiges, gut durchdachtes Navigationskonzept und implementieren Sie unbedingt eine gut funktionierende Suchfunktion. Die Nutzer erwarten von der Suche im Unternehmensintranet die gleiche Leistung, die sie von den gängigen Internet-Suchmaschinen gewohnt sind.

10. Setzen Sie auf "Killer-Applikationen"

Ein erfolgreiches Intranet braucht eine – oder besser gleich mehrere – sogenannte Killer-Applikationen, die Mitarbeiter immer wieder dazu bewegen, sich ins Intranet einzuloggen. Klassiker sind hier der Kantinen-Speiseplan, die Arbeitszeiterfassung sowie nützliche Formulare, etwa für Reisebuchung, Spesenabrechnung oder für die Bestellung von Büromaterial. Im besten Fall deckt sich die Nutzung der Killer-Applikationen mit dem Erreichen Ihrer Ziele, etwa dass Sie Zeit und Kosten einsparen, indem bestimmte interne Prozesse schneller und einfacher werden und eine geringere Fehlerquote aufweisen.

11. Lassen Sie Raum für eigene Inhalte

Der große Erfolg von Enterprise-Social-Software liegt nicht zuletzt darin begründet, dass jeder Nutzer seine persönliche Einstiegsseite nach seinen Wünschen gestalten kann: die am häufigsten genutzten Applikationen sind mit einem Klick erreichbar, die Nachrichten des Tages laufen in der rechten Randspalte, die Kontaktdaten der Abteilungskollegen in der Fußzeile, als Hintergrund ist ein persönliches Foto ausgewählt. Mit einem Klick lassen sich der Gruppen-Chat aufrufen, Beiträge der Kollegen liken, kommentieren und weiterempfehlen. Und plötzlich ist man mittendrin in einer sozialen Enterprise-Software, die den Namen verdient: weil das ganze Unternehmen damit gerne und regelmäßig arbeitet. (sg)

Autor: Dr. Joachim Weiß ist Expert Consultant bei der Netpioneer GmbH in Karlsruhe.

  • Tipp: . Sorgen Sie dafür, dass Inhalte und Funktionen gut gefunden werden. (Bild: © TechnoVectors - Shutterstock)
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