ECM-Systeme: kollaborativ und mobil im Team

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Das Interesse in europäischen Unternehmen an Social Collaboration ist groß. Das bestätigt auch eine Studie des Analyse- und Beratungsunternehmens Pierre Audoin Consultants (PAC). Den Experten zufolge seien vielfach schon Projekte initiiert worden, die Umsetzung stehe jedoch häufig noch am Anfang. Effizientere Prozesse und eine bessere Unterstützung der Vernetzung seien typische Einstiegsthemen für Social Collaboration in Deutschland. So sähen die Fachbereiche hohen oder sehr hohen Handlungsbedarf bei Themen wie „Identifikation von Experten und Wissen“ (66 Prozent), „gemeinsame Dokumentenbearbeitung“ (61 Prozent) oder „Förderung der interdisziplinären Vernetzung“ (57 Prozent). Dennoch hinke Deutschland bei der Umsetzung hinterher: Nur ein Prozent der Fachbereiche hätten Social-Collaboration-Projekte zumindest teilweise umgesetzt.

Mit dem ELO Feed können Mitarbeiter Kommentare und Anmerkungen dokumentenbasiert in einer Art Chat verfassen und austauschen.

 

Es gibt also noch Potenzial. Mehrwert in Form von Transparenz und Nachvollziehbarkeit bieten zum Beispiel Collaboration-Werkzeuge als Teil von Enterprise-Content-Management (ECM)-Software. Mit einem sogenannten Feed erhalten Anwender ein Tool für einen content- und dokumentenbezogenen Informationsaustausch in einer Art Chat. Es vereint kollaborative Konzepte mit bewährten ECM-Prinzipien. Im Fokus steht dabei die Verknüpfung jeglicher Kommunikation mit betriebswirtschaftlichen Abläufen inklusive deren nachhaltiger Protokollierung in übersichtlicher Form. Der Vorteil: Die Interaktion erfolgt verzögerungsfrei analog zur Erstellung oder Kommentierung von Beiträgen in sozialen Netzwerken und unterstützt die persönliche und bereichsübergreifende Zusammenarbeit.

Arbeiten wie in sozialen Netzwerken

Soziale Medien haben die Kommunikation sowie die Art und Weise, wie wir Informationen austauschen, verändert. Insbesondere jüngere Mitarbeiter wollen daher heute auch im Geschäftsleben entsprechende Tools nutzen. Beispielsweise, um Beiträge zu verfassen oder bestehende Beiträge oder Aktionen aller Art zu kommentieren und sich zu informieren. Collaboration-Komponenten wie „ELO-Collaboration“ unterstützen sie dabei, im Arbeitsprozess Themen und Arbeitsvorgänge gemeinsam spontan und transparent im Team zu bearbeiten.
Der Feed erlaubt den schnellen Austausch von Informationen über Dokumenteninhalte hinweg. In Echtzeit kann dokumenten- oder vorgangsbasiert auch mit Mitarbeitern an anderen Standorten diskutiert werden. Die Kommunikation und alle Bearbeitungsschritte bleiben für jeden Anwender zeitaktuell und nachvollziehbar. Entsprechende Berechtigungseinstellungen gewährleisten den nötigen Informations- und Zugriffsschutz. Im Bereich „Mein ELO“ findet jeder Anwender seine persönlich relevanten Informationen, die er komfortabel durch individuelle Abonnements und Filter bestimmen kann.

Dank der Synchronisationsfunktion in der App „ELO for Mobile Devices“ sind Unternehmensdokumente jederzeit für alle Mitarbeiter verfügbar.

 

Die Lösung sorgt dabei für eine chronologische Darstellung aller Aktivitäten. Hierfür wird jedem Dokument oder Ordner eine chronologisch angelegte Aktivitäten-Liste zugeordnet, die zum Beispiel Änderungen zu Dokumentenversionen, aber auch Diskussionen und prozessspezifische Aktivitäten in einer Ansicht vereint. Eine Zeitleiste dient der zusätzlichen Gruppierung. Auch wird ein geöffneter Feed stets automatisch in Echtzeit aktualisiert. Der besseren Übersichtlichkeit wegen wird eine Vielzahl an Kommentaren in komprimierter Form angezeigt.

Prozessbezug und mobiler Ansatz

Geschäftsprozessspezifische Aktivitäten lassen sich über Workflows, Clients oder Fremdapplikationen in den Feed aufnehmen und lokalisieren. Angezeigt werden auch alle Versionsänderungen. Dabei unterscheidet das Tool zwischen völlig neuen oder lediglich geänderten Versionen. Im Kopf des Feeds erscheinen jeweils die wichtigsten Informationen im Blick auf die Verschlagwortung. Optional können alle Verschlagwortungsfelder angezeigt werden.
Mobilität ist heutzutage ein Muss – und einer Studie des BITKOM zufolge auch einer der wichtigsten Treiber für Social Business. Daher lässt sich der Feed selbstverständlich mit unterschiedlichen Endgeräten wie Smartphones und Tablet-Computern nutzen. Grundlage hierfür sind unter anderem die offline-fähigen ECM-Apps „ELO for Mobile Devices“ für die Betriebssysteme Android und iOS. Die Mitarbeiter haben über die Apps auch unterwegs Zugriff auf das ECM-Archiv. So können sie bei Bedarf auch orts- und zeitunabhängig arbeiten und beispielsweise Freigaben erteilen.

Nutzen in der Praxis

Folgendes Einsatzszenario im Produktmanagement verdeutlicht den praktischen Nutzen: Ein Mitarbeiter hat eine neue Produktidee im ECM-System erfasst, die per Workflow zur Bewertung und Begutachtung an verschiedenste Fachbereiche weitergeleitet wird. Früher hätten nun alle Beteiligten ihre Kommentare und Beurteilungen umständlich per E-Mail im Ping-Pong-Stil ausgetauscht. Doch heute lassen sich die Kommentare direkt in das Dokument oder die Produktbeschreibung einpflegen und per Feed verteilen. Jeder Berechtigte kann so die für ihn interessanten Informationen und Diskussionsbeiträge einfach einsehen und abonnieren. Handelt es sich um umfangreichere Beiträge, kann er diese auch filtern oder nach bestimmten Themenpunkten durchsuchen. Der Feed schafft so ein viel stärkeres, teamorientierteres Miteinander im Geschäftsprozess.

Mit der App ELO QuickScan können Dokumente mit dem Smartphone erfasst und direkt ins ELO-Archiv übertragen werden.

 

Auch im Rechnungswesen ist der Einsatz des Tools sinnvoll. Eine vom ECM-System erfasste Rechnung gelangt üblicherweise per Workflow zur Prüfung an den Sachbearbeiter. Enthält diese – abweichend vom Lieferschein – eine zusätzliche Position, so bittet er per Feed die interne Klärungsstelle um Prüfung. Diese informiert ihn nun ihrerseits per Feed über das Ergebnis und schickt ihm die Rechnung gegebenenfalls zur erneuten Freigabe zurück. Ist diese veranlasst, wird dies per Workflow entsprechend im Feed vermerkt.
Dank der Integration der Collaboration-Funktionalitäten im ECM-System wird die Entscheidungsfindung jeweils vollständig protokolliert. So können Sachverhalte auch zu einem späteren Zeitpunkt lückenlos nachvollzogen werden. Dies ist schon aus Gründen der Compliance und Transparenz von unschätzbarem Mehrwert. (ak)

Autor: Karl Heinz Mosbach ist Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH.

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