Digitale Zusammenarbeit: Das Ende des Pendelordners

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Die Digitalisierung hat die Wirtschaft quer durch alle Branchen erfasst. Produktionsprozesse werden immer weiter automatisiert, Geschäftsprozesse immer stärker digitalisiert. Ist die Steuerberaterkanzlei die letzte Bastion der analogen Büroarbeit? Weit gefehlt: Der Belegaustausch zwischen Steuerberater und Mandant kann schon jetzt komplett digital funktionieren. Allerdings ist die Zahl der Unternehmen noch überschaubar, die so verfahren: Erst jedes zehnte Unternehmen setzt auf Online-Zusammenarbeit (Exact Cloud Barometer 2015).  

Ohne Papier geht es nicht

Demgegenüber spielt Papier bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater noch immer eine wichtige Rolle – mit erheblich negativen Auswirkungen auf die Effizienz. Belege, die beim Steuerberater, aber nicht mehr im Haus sind, müssen zuvor kopiert werden, weil sie eventuell für Zahlungs- und Liefervorgänge gebraucht werden. Beim Steuerberater wiederum müssen die Daten händisch übertragen werden. Auswertungen für den Unternehmer stehen meist erst am Ende des Monats zur Verfügung, wenn der alte Ordner abgeholt und der neue gebracht wird. Diese papiergebundenen Prozesse haben für beide Parteien einen enormen administrativen Aufwand zur Folge und sind vor allem am  Monatsende häufig mit Stress verbunden. Einige Unternehmen scannen deshalb ihre Belege ein und übermitteln sie per Mail oder USB-Stick. Auch dies bedeutet allerdings weiterhin Verwaltungsaufwand durch Medienbrüche und Doppeleingaben.

Internetbasierte Plattform für Belegaustausch

Schon vor Jahren hat die DATEV dies erkannt und mit „Unternehmen online“ eine internetbasierte Plattform für den digitalen Beleg- und Datenaustausch zwischen Steuerberater und Unternehmer geschaffen. Laut DATEV nutzen derzeit 10.000 Steuerberatungskanzleien die Plattform, über die sie mit rund 100.000 kleinen und mittelständischen Unternehmen Buchführungsbelege austauschen. Doch nicht nur der Platzhirsch DATEV ist aktiv. Inzwischen sind einzelne Steuerkanzleien wie steuerberaten.de, große Steuerberatungsgesellschaften wie ETL, aber auch Softwareunternehmen wie Scopevisio auf den Plan getreten, um den Markt der digitalen Buchhaltung und Steuerberatung weiter aufzumischen.

Rechnungsbelege und Kassenbewegungen können aus Scopevisio über die neue Schnittstelle DATEVconnect online einfach und schnell in das DATEV-Rechenzentrum übertragen werden. Hier stehen die vorkontierten Rechnungen für Unternehmen und Kanzlei zur Verfügung. Dies ermöglicht einen sicheren und vor allem effizienten Austausch von Dokumentendaten ohne Medienbrüche.

 

Denn klar ist: Die Digitalisierung ist speziell für wiederkehrende Standardprozesse vorteilhaft. So schleichen sich weniger Erfassungsfehler ein, die Daten stehen schneller zur Verfügung, und die gesamte Prozessqualität wird erhöht.  Srikumaran Sooriakumar, Scopevisio-Anwender und Principal bei der Kölner Rechtsanwaltskanzlei Sandeep Chhatwal, kann das nur bestätigen: „Der große Arbeitsaufwand beim Sortieren und Zuordnen von Papierbelegen entfällt. Ohne zu übertreiben, kann man gut und gerne 50 Prozent an Zeit einsparen.“ Harald Zankl, Geschäftsführer der Germania  Steuerberatungsgesellschaft mit über 100 Zweigstellen, sieht auch große Vorteile für die Kanzleien. Er hat sich des Themas schon vor zehn Jahren angenommen und inzwischen fast komplett auf digital umgestellt. „Die großen Steuerberatungsgesellschaften sind hier tatsächlich die Pioniere. Kleine Einzelkanzleien mit wenigen Mitarbeitern haben oft nicht die Zeit, sich mit dem Thema Digitalisierung zu beschäftigen“, so Zankl. „Und die Mandanten wiederum verfahren so, wie man es ihnen vor Jahren gesagt hat.“ Zankl, selbst Steuerberater, meint deshalb: „Der Berater ist oft das Hindernis.“

Cloud-basierte Buchhaltungssoftware immer stärker verbreitet

Tatsächlich scheinen sich die Mandanten offener gegenüber Innovationen zu zeigen. So finden zum Beispiel Online-Rechnungsprogamme und Cloud-Buchhaltungssoftware bei den Mandanten immer stärkere Verbreitung. Darauf reagierte die DATEV jetzt mit einer Annäherung an die neuen Cloud-Lösungen. So hat sie jüngst ein Pilotprojekt zur Anbindung von Online-Buchhaltungsprogrammen der Mandanten an die DATEV-Software der Steuerberater gestartet. „Wir öffnen unser System bewusst für Daten aus Cloud-Systemen anderer Hersteller, um den Workflow zwischen Unternehmen und unseren Mitgliedern, den Steuerberatungskanzleien, auf breiter Basis zu optimieren“, betont Eckhard Schwarzer, Vorstandsmitglied für Service und Vertrieb bei DATEV. Im Mittelpunkt dieser Bemühungen steht die Schnittstelle DATEVconnect online.
Die Scopevisio AG aus Bonn ist einer der Partner, die gemeinsam mit DATEV die Schnittstelle entwickelt haben. Scopevisio bietet eine integrierte Cloud-Unternehmenssoftware mit besonderem Fokus auf kleine und mittlere Dienstleistungsunternehmen an. In Scopevisio enthalten sind Anwendungen für CRM, Abrechnung, Projekte, Buchhaltung und Dokumentenmanagement. Rechnungsbelege und Kassenbewegungen können aus Scopevisio über die neue Schnittstelle DATEVconnect online einfach und schnell in das DATEV-Rechenzentrum übertragen werden. Hier stehen die vorkontierten Rechnungen für Unternehmen und Kanzlei zur Verfügung. Dies ermöglicht einen sicheren und vor allem effizienten Austausch von Dokumentendaten ohne Medienbrüche. „DATEVconnect online schafft eine Win-Win-Situation für Steuerberater und Unternehmer“, so Dr. Markus Cramer vom Scopevisio-Vorstand.

Digitalisierung bietet mehr Vor- als Nachteile

Einige Steuerberater sehen bei aller Effizienzsteigerung aber auch negative Aspekte: Sie befürchten, mehr und mehr den persönlichen Kontakt zum Mandanten zu verlieren, der nicht mehr regelmäßig mit dem Pendelordner vorbeikommt. Andere sehen den Vorteil, dass Mandant und Steuerberater gerade durch die Digitalisierung näher zusammenrücken, da beide gemeinsam in Echtzeit auf die Unternehmenssituation blicken können. Zudem bietet die digitale Belegbereitstellung dem Steuerberater neue Möglichkeiten, den Mandanten in weiteren Geschäftsbereichen zu unterstützen. So wäre es in Zukunft zum Beispiel einfacher möglich, das Forderungsmanagement zu übernehmen. Generell können Steuerberater auf der Basis einer gemeinsamen Zusammenarbeit in der Cloud stärker in das Tagesgeschäft eingebunden werden. Dies wiederum kann neue Wege der betriebswirtschaftlichen Beratung eröffnen.
Noch ist unklar, welche Auswirkungen die Digitalisierung auf das Berufsbild des Steuerberaters haben wird. Die Vermutung liegt allerdings nahe, dass in Steuerkanzleien Routinearbeiten immer stärker automatisiert werden. In Zukunft wird in Steuerkanzleien kaum noch selbst gebucht werden. Stattdessen werden sich die Aufgaben in Richtung Plausibilitätsprüfung und Auswertung verschieben. Gerade die zeitnahe Bewertung und Analyse der Ertrags- und Liquiditätslage des Mandanten kann dabei helfen, die Vertrauensbeziehung zu stärken. Der Steuerberater wird dadurch noch mehr zum echten Berater und Sparringspartner des Unternehmens werden. ak

Autor: Sabine Jung-Elsen ist in der Unternehmenskommunikation der Scopevisio AG tätig.

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