Der Arbeitsplatz der Zukunft liegt in der Cloud

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Wie verändern Technologien die Arbeitsabläufe? Machen mobile Arbeitsplätze meine Mitarbeiter wirklich produktiver? Welche Daten oder Prozesse kann ich schon jetzt gefahrlos in die Cloud auslagern? „Speziell mittelständische Unternehmen geraten mehr denn je unter Druck, sich mit diesen Fragen auseinanderzusetzen“, sagt Christopher Rheidt, Executive Vice President bei TA Triumph-Adler. IDC hat im Auftrag von TA Triumph-Adler für die Studie „Future Business World 2025 – Wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt verändert“ über 700 Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt. „Die Trends sind eindeutig erkennbar und lassen sich bereits heute in konkrete Handlungsempfehlungen übersetzen“, so Rheidt.

Flexibilität wird den Arbeitzsplatz der Zukunft kennzeichnen.

Vor allem Flexibilität wird den Arbeitsplatz der Zukunft kennzeichnen: Informationen, Dateien und Dokumente müssen schnell auffindbar und verfügbar sein – unabhängig vom Aufenthaltsort oder der genutzten Hardware.

 

„Unternehmen befinden sich derzeit in einer Phase weitreichender technologischer Veränderung, die in diesem Ausmaß alle 20 bis 25 Jahre stattfindet“, sagt Wafa Moussavi-Amin, Analyst und Geschäftsführer bei IDC Central Europe GmbH – Deutschland und Schweiz. „Wesentliche Treiber dafür sind insbesondere die Nutzung von Cloud Services, die Verbreitung von mobilen Geräten und Apps sowie stark wachsende Datenmengen. Diese Entwicklung fordert Unternehmen auf, etablierte Geschäftsmodelle und -prozesse im Blick auf ihre Zukunftsfähigkeit zu hinterfragen.“

Der effiziente Umgang mit Informationen ist erfolgsentscheidend

Vor allem Flexibilität wird den Arbeitsplatz der Zukunft kennzeichnen: Informationen, Dateien und Dokumente müssen schnell auffindbar und verfügbar sein – unabhängig vom Aufenthaltsort, der genutzten Hardware und der Anzahl der Mitarbeiter, wenn diese etwa in virtuellen Teams zusammenarbeiten. Die Befragten verbringen heute rund 22 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Ablegen und Suchen von Informationen, so ein Ergebnis der Studie. „Wir wissen, dass der Aktenberg des deutschen Mittelstands über 50.000 Kilometer hoch ist. Darin befinden sich eine Unmenge erfolgskritischer Informationen aus Verträgen oder Rechnungen“, kommentiert Christopher Rheidt. „Kein Unternehmen kann es sich leisten, dieses Wissen und damit unvorhersehbare Summen einfach zu verlieren.“ 78 Prozent der Befragten gaben an, dass der Umgang mit Informationen entscheidend in Zukunft für die Wettbewerbsfähigkeit sei. Lösungsansätze dazu gibt es laut Rheidt bereits heute: „Die revisionssichere digitale Archivierung ist am Markt bereits Standard, es existiert aber durchaus bei vielen Organisationen noch Nachholbedarf. Dies ist der erste Schritt hin zu einem professionellen Dokumenten- und Informationsmanagement.“

Effiziente Recherche.

Der Wissensarbeiter von heute, der Inhalte schafft und Informationen teilt, ist auf effiziente Recherche angewiesen.

 

Verstärkte Automatisierung setzt Potenziale der Mitarbeiter frei

Der Wissensarbeiter von heute, der Inhalte schafft und Informationen teilt, ist auf effiziente Recherche angewiesen. Noch besser gelingt dies durch selbstlernende Systeme und automatisierte Abläufe wie die digitale Erfassung von Dokumenten, deren automatische Konvertierung, Indexierung, Datenextrahierung, Verteilung und Archivierung. Denn nur so bleibt ihm künftig mehr Zeit, sich auf seine wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Zwei Drittel der Information Worker in der vorliegenden Studie sind der Ansicht, dass sich dokumentenintensive Abläufe in ihrem Fachbereich automatisieren lassen. „Um dokumentenintensive Prozesse zu automatisieren, empfiehlt sich ein Enterprise Content Management (ECM) Tool, das alle Geschäftsprozesse durchgängig miteinander vernetzt“, meint Christopher Rheidt. Jedes zweite befragte Unternehmen verwendet dies bereits, bei den meisten kommt es jedoch nur punktuell zum Einsatz. Neun von zehn Unternehmen fehlt es demnach an einem durchgängigen Konzept. Ein solches ist allerdings unabdingbar, um einen effizienten Umgang mit Dokumenten und Formularen zu ermöglichen.

Arbeitsplatz Cloud.

Moderne Technologien wie die Cloud sind die Voraussetzung dafür, dass der Arbeitsplatz der Zukunft auch Wirklichkeit wird.

 

Arbeitsplatz Cloud: nicht jedes Unternehmen ist vorbereitet

Moderne Technologien wie die Cloud sind die Voraussetzung dafür, dass der Arbeitsplatz der Zukunft auch Wirklichkeit wird. Unter dem Motto „Workspace as a Service“ werden in Zukunft ganze IT-Arbeitsplätze in die Cloud verlegt. 54 Prozent der befragten IT-Verantwortlichen teilen diese Ansicht und sind der Meinung, dass im Jahr 2025 IT-Arbeitsplätze mehrheitlich aus der Cloud bereitgestellt werden. Virtualisierungstechniken sorgen dafür, dass Anwender ihre gewohnte Desktop-Oberfläche inklusive Anwendungen und Services zentral bereitgestellt bekommen. Aus Sicht von IDC sind die Vorteile der Cloud eine kurze Entwicklungs- und Integrations-Phase, ein subskriptionsbasiertes Abrechnungsmodell und eine hohe Skalierbarkeit. Bis sich das Konzept „Workspace as a Service“ vollends etabliert hat, müssen Unternehmen allerdings noch passende Strategien entwickeln. 22 Prozent der Unternehmen stellen demnach virtuelle Arbeitsplätze aus der Public Cloud, 44 Prozent aus der Private Cloud zur Verfügung. Jedoch haben sich 27 Prozent der Organisationen bis dato noch nicht mit einer konkreten Umsetzung befasst. Ein Grund dafür könnten ungelöste Datenschutz- und Sicherheitsfragen sein. Viele Unternehmen scheuen sich, sensible Unternehmensdaten und geschäftskritische Anwendungen einer anonymen Cloud anzuvertrauen.
Anbieter wie TA Triumph-Adler nehmen diese Bedenken ernst. „In der heutigen Arbeitswelt ist das Thema Cloud noch mit vielen Vorbehalten belegt“, weiß Experte Rheidt. „Das Sicherheitskonzept von professionellen Rechenzentren ist oftmals moderner und umfassender als unternehmenseigene Lösungen. Das Cloud-Angebot, das wir unseren Kunden machen, erfüllt internationale ISO-Normen und Rahmenwerke, die Server stehen in Deutschland in einer sicheren Umgebung und die Daten werden mit modernster Sicherheits- und Verschlüsselungstechnologie gesichert.“

Der Mobilität gehört die Zukunft.

Warum muss ein Unternehmen von Montag bis Freitag stationäre Arbeitsplätze zur Verfügung stellen, wenn Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten mit dem Firmennetzwerk vernetzt sind?

 

Neue Technologien ermöglichen neue Arbeitsplatzmodelle

Viele der heutigen Berufstätigen sind die Cloud Worker von morgen. Hinzu kommen Young Professionals, die ihren digitalen Lifestyle ganz selbstverständlich mit ihrem Arbeitsalltag verknüpfen – und die Möglichkeit, mobil arbeiten zu können, voraussetzen. Die Work-Life-Balance, die Arbeiten und Privatleben als voneinander getrennte Pole betrachtet, gehört damit der Vergangenheit an und wird zur Work-Life-Integration: die Arbeitszeit wird der individuellen Lebensphase angepasst, um auf diese Weise zum Beispiel Karriere und Familie besser miteinander vereinbaren zu können. Warum muss ein Unternehmen von Montag bis Freitag stationäre Arbeitsplätze zur Verfügung stellen, wenn Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten mit dem Firmennetzwerk vernetzt sind? „Die Präsenzkultur in Organisationen wird sich auch im Mittelstand ändern“, sagt Christopher Rheidt.

Fazit

Letztlich wird künftig der effiziente Umgang mit Informationen für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens mehr denn je unerlässlich sein. Dies erfordert neue Konzepte für die Arbeitsprozessorganisation, für die Datensicherheit sowie die Arbeitsplatzgestaltung.
„Viele unserer Kunden beschäftigen sich mit diesen Fragen. Ihre Anforderungen gehen bereits jetzt über ein reines Dokumentenmanagementsystem hinaus“, weiß Christopher Rheidt, Executive Vice President bei TA Triumph-Adler. „Sie wollen einen Dienstleister, der passende IT-Komponenten aus einer Hand anbieten und diese mit leistungsfähigen Managed Information Services und skalierbaren Cloud-Lösungen komplettieren kann: Die Digitalisierung von Dokumenten und Informationen ist schon lange eine unserer Kernkompetenzen. Im nächsten Schritt geht es darum, dass wir unseren Kunden Konzepte für die zunehmende Automatisierung und Digitalisierung dokumentenintensiver Prozesse unter Einbeziehung mobiler Endgeräte aufzeigen sowie passende Finanzierungsmöglichkeiten anbieten.“ (ak)

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