Datenschutz und Rechtssicherheit fürs E-Mail-Archiv

Mit Enterprise E-Mail Archive bietet Retarus Unternehmen einen Managed Service zur Compliance-konformen Archivierung ihrer E-Mail-Korrespondenz. Mit dem Dienst macht Retarus auch in Sachen Datenschutz und Datensicherheit keine Kompromisse. Die Datenverarbeitung findet nach den strengen europäischen Datenschutzbestimmungen ausschließlich in Deutschland stationierten Retarus-eigenen Rechenzentren statt. 

Unternehmen archivieren mit Retarus Enterprise E-Mail Archive ihre gesamte E-Mail-Korrespondenz langfristig, sicher, nachvollziehbar, manipulationssicher und wiederauffindbar. Damit erfüllen sie zentrale gesetzliche Anforderungen, die sich unter anderem aus GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie weiteren Regelungen, zum Beispiel aus dem Handelsrecht, der Abgabenverordnung und aus Compliance-Vorschriften wie Basel II und SOX (Sarbanes Oxley Act) ergeben.

Nur der Anwender hat den Schlüssel

Im Retarus Enterprise E-Mail Archive werden E-Mails und Dateianhänge verschlüsselt abgelegt. Dabei können Unternehmen eigene Schlüssel verwenden. Das stellt zu 100 Prozent sicher, dass niemand außer ihnen selbst Daten auslesen kann. Administratoren und Revisionsprüfer greifen nach dem Vier-Augen-Prinzip auf das Archiv zu – es müssen sich immer zwei berechtigte Personen gleichzeitig authentifizieren. Ein unbemerktes Abgreifen von Daten durch eine Person ist damit ausgeschlossen. Anwender im Unternehmen erreichen die für sie archivierten E-Mails via Single Sign-on. Das ist komfortabel und bietet maximale Sicherheit. Auf diese Weise haben nur User Zugriff auf das Archiv, die im Active Directory (oder entsprechenden Unternehmensverzeichnissen) gelistet und an ihrem Arbeitsplatz-Rechner angemeldet sind.

Lückenloser Datenschutz

Alle Daten werden in den Retarus-eigenen Rechenzentren in Deutschland nach den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes verarbeitet und gespeichert. Sämtliche Zugriffe auf das Archiv werden lückenlos protokolliert, ebenso die stattgefundenen Aktivitäten. Damit erfüllt Retarus Enterprise E-Mail Archive strengste Anforderungen an den Datenschutz. Zugriffe von außen oder gar das Mitlesen archivierter E-Mails durch Behörden und Geheimdienste – wie jetzt bei Providern in den USA bekannt geworden – sind ausgeschlossen. Auch Retarus selbst kann keinen Einblick in die Daten nehmen.

Auch bei der Wiederauffindbarkeit technologieführend

Während manche Anbieter von Archivierungslösungen gerne sekundenschnelles Wiederauffinden einzelner E-Mails oder Auffinden mit zehnfacher Geschwindigkeit für sich reklamieren, trifft Retarus hierzu eine unmissverständliche Aussage: Mit den leistungsstarken Suchfunktionen des Retarus Enterprise E-Mail Archive finden Anwender einzelne E-Mails und Anhänge binnen Sekundenbruchteilen. Bei 75 Millionen gespeicherten E-Mails dauert eine Suchanfrage durchschnittlich 5,1 Millisekunden. Administratoren wie Anwender haben die Möglichkeit, nach Volltext, Stichwörtern, Absendern, Adressaten, Attachments und Zeitraum zu filtern.

Business Continuity mit maximaler Kontrolle

Mit der Archivierung in den Retarus Rechenzentren stellen Unternehmen sicher, dass ihre E-Mail-Kommunikation vor unbefugtem Zugriff geschützt und in jedem Fall vollständig erhalten bleibt. Auch dann, wenn unternehmensintern gespeicherte Nachrichten verloren gehen. E-Mails und Dateianhänge lassen sich von autorisierten Personen jederzeit exportieren – vom Administrator an definierte Adressen und vom Anwender an sein Postfach. Im Gegensatz zu Hard- und Software-basierenden Lösungen ist Retarus Enterprise E-Mail Archive beliebig skalierbar und entlastet die E-Mail-Infrastruktur eines Unternehmens. Der Speicherbedarf auf Mail-Servern wird reduziert und die Kosten sinken.

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